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Wie Sie Ihre Geschenke-Buchhaltung organisieren

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Im vergangenen Monat haben Sie zu Weihnachten wahrscheinlich eine Reihe von Geschenken für Geschäftspartner Ihres Chefs besorgt. Es erfordert oft Kreativität oder die eine oder andere Recherche, wenn Sie die verschiedenen Empfänger mit einem passenden Geschenk erfreuen wollen. Das kostet Zeit. Vor allem aber müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht versehentlich das gleiche Präsent wie im Vorjahr an dieselbe Person verschenken. Und es kommt auch nicht gut an, wenn untereinander befreundete Geschäftspartner feststellen, dass sie – nach dem Motto „im Dutzend wird es billiger“ – das gleiche Geschenk von Ihrem Chef bekommen haben.
Wenn Sie Weihnachten 2011 Zeit sparen und Wiederholungsgeschenke vermeiden wollen, erstellen Sie anhand dieser Assistenz & Sekretariat inside-Tipps am besten eine Geschenke-Datenbank. Die können Sie manuell in einem alphabetisch geordneten Notizbuch oder auch als Excel-Datei anlegen. Notieren Sie hier alphabetisch nach Namen sortiert,

  • wen Sie regelmäßig beschenken wollen und zu welchen Anlässen (Geburtstag, Weihnachten)
  • was Sie dem Betreffenden bereits wann geschenkt haben,
  • welches Budget Ihnen für das Geschenk zur Verfügung steht,
  • welche Hobbys und Interessen der Betreffende hat und
  • Geschenkideen, die Ihnen dazu einfallen

Wichtig: Sammeln Sie Geschenkideen das ganze Jahr über. Immer wenn Sie von einer Vorliebe eines Geschäftspartners erfahren und Ihnen ein passendes Geschenk einfällt, notieren Sie dies gleich in Ihrer Ideenliste unter dem betreffenden Namen. Sammeln Sie zu jedem so viele Informationen wie möglich, zum Beispiel: Kaffee- oder Teetrinker, liebt schöne Schreibgeräte, spielt Golf, segelt, raucht Pfeife, sammelt Elefanten, kocht gerne, liebt Jazz-Musik usw. Denken Sie auch an Mitarbeiter und Kollegen, die Ihr Chef nicht auf seiner Geschenkeliste stehen hat, bei denen Sie sich aber – in Ihrer Funktion als Assistentin oder Sekretärin –
ganz persönlich mit einem kleinen Geschenk bedanken wollen, zum Beispiel bei dem fürsorglichen Hausmeister, der immer zur Stelle ist, wenn bei Ihnen im Büro etwas klemmt, oder bei der netten Reinigungsfrau, die sich mit Ihrem Büro besondere Mühe gibt.
Ein Beispiel für Ihre Geschenke-Buchhaltung finden Sie hier ...

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