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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Zeitmanagement: Clever planen und viel Zeit gewinnen

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Aufgabenplanung: Einfache Methoden mit großer Wirkung
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Wie wäre es mit einer Planung, die einfach und überschaubar ist, Ihnen also auch bei Stress und Hektik nichts Übermenschliches abverlangt? Lesen Sie hier, welche Methoden sich dafür eignen und wie Sie stets den großen Überblick behalten.

Weniger planen, mehr erreichen – mit den richtigen Methoden

Mal ganz ehrlich: Schaffen Sie es tatsächlich, immer alle Punkte Ihrer To-do-Liste abzuarbeiten? Hut ab! Damit sind Sie eine absolute Ausnahme. Die meisten sind schon froh, wenn sie die Hälfte ihres Aufgabenbergs abtragen können. Der Rest bleibt liegen und muss wohl oder übel in den neuen Tag mitgenommen werden. Die Folge: Die To-do-Liste wird nicht kürzer, sondern immer länger – und irgendwann überrollen einen die offenen Posten.

Was tun? Ich empfehle Ihnen eine einfache Lösung: weniger planen, mehr erreichen! Ja, Sie haben richtig gelesen: Wenn Sie Ihren Tag nicht bis auf die letzte Sekunde verplanen, werden Sie deutlich mehr schaffen. Finden Sie heraus, wie viel Planung Ihnen guttut, werfen Sie Ballast ab, und befreien Sie sich konsequent von unsinnigen Beschäftigungen! Sie werden sehen: Ohne Stress geht vieles auf einmal wesentlich leichter und besser.

Machen Sie doch erst einmal den folgenden Schnell-Test, und finden Sie heraus, an welchen Punkten Sie Ihre Zeitplanung optimieren können.

Schnell-Test: Planungs-Check

  1. Planen Sie, schaffen Sie es aber oft nicht, Ihre Pläne auch umzusetzen?
  2. Denken Sie, dass Planung im Grunde genommen Zeitverschwendung ist?
  3. Verplanen Sie Ihren Tag immer bis auf die letzte Minute?
  4. Lassen Sie die Dinge lieber einfach auf sich zukommen, statt alles zu planen?
  5. Gelingt es Ihnen so gut wie nie, alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste abzuarbeiten?
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  6. Sind feste Zeitpläne nichts für Sie, weil Sie lieber spontan sein wollen?
  7. Planen Sie nicht schriftlich, weil Sie ohnehin alle Termine im Kopf haben?
  8. Wirbeln Kollegen, Anrufe, E-Mails und Co. Ihre Pläne immer wieder kräftig durcheinander?
  9. Fällt es Ihnen schwer, den Zeitbedarf für Ihre Aufgaben richtig abzuschätzen?

Haben Sie öfter als 3-mal mit Ja geantwortet? Kein Problem: Ihre Zeitplanung ist zwar noch nicht optimal, mit den folgenden Tipps werden Sie es in Zukunft jedoch ganz bestimmt besser machen. Behalten Sie Ihre persönlichen Herausforderungen im Blick, wenn Sie die folgenden Zeilen lesen!

Zeitplanung – schnell und einfach

Eigentlich weiß es jeder: Zeitmanagement steht und fällt mit der richtigen Planung. Dennoch halten viele nichts davon, ihren Tag, ihre Woche oder den Monat im Voraus zu planen, weil sie denken, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Zugegeben, die Planung  eines Tages kostet einige Minuten. Aber die Zeit kann man sich leicht zurückholen. Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist einfach: Jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, bekommen Sie als Vielfaches in Form von Zeitersparnis und Arbeitsentlastung zurück.

Planung hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen und Zeitinseln für die schönen Dinge des Lebens zu schaffen. Allerdings gibt es in Sachen Zeitplanung riesige Unterschiede: Manche Experten empfehlen, gleich mit mehreren To-do-Listen zu arbeiten und die verschiedenen Aufgaben dann in ein kompliziertes Planungssystem zu übertragen. Das schreckt viele ab. Denn so sind Pläne und Listen keine Entlastung, sondern echte Zeitschlucker. Ich empfehle Ihnen stattdessen einfache Planungsmethoden und praktische Sofort-Tipps, die wenig Aufwand erfordern, aber viel bringen!

Clever planen und viel Zeit gewinnen: 3 Planungs-Methoden

„Ein Mensch ohne Plan
ist wie ein Schiff ohne Steuer.“
Emil Oesch

Erinnern Sie sich noch an den Kinofilm Und dann kam Polly? Jennifer Aniston alias Polly Prince ist so chaotisch, dass sie ihre Schlüssel im Kühlfach liegen lässt oder ständig zur falschen Zeit am noch falscheren Treffpunkt auftaucht ... Keine Sorge: Mit den folgenden Planungs-Tools wird Ihnen so etwas nicht passieren. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den hektischen Büroalltag ohne allzu großen Planungsaufwand zu überleben und auch wichtige private Termine nicht zu verpassen!

1. Die 1-2-3-Methode

Wenn Sie ein echter Planungsmuffel sind, sollten Sie die 1-2-3-Methode ausprobieren – schneller und einfacher geht Planung wirklich nicht:

  • Schreiben Sie gleich am Morgen die ersten 3 Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen, auf einen Zettel.
  • Arbeiten Sie ein To-do nach dem anderen ab. Streichen Sie die Punkte durch, die Sie geschafft haben.
  • Keine offenen Posten mehr auf dem Zettel? Wunderbar! Dann notieren Sie die nächsten 3 Aufgaben, und packen Sie die an!

Die 1-2-3-Methode ist der ideale Einstieg in die Zeitplanung und eine hervorragende erste Hilfe an echten Stresstagen. Allerdings rückt sie Sofort-Aufgaben in den Mittelpunkt (= dringend, aber nicht wichtig) – Später-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend) kommen dabei meist zu kurz. Deshalb ist es wichtig, hier nicht stehen zu bleiben, sondern auch Planungs-Tools wie die AUA-Methode zu nutzen, die eine echte Zukunftsplanung ermöglichen.

2. Die To-do-Strategie

Ganz einfach können Sie sich die Tagesplanung auch mit der To-do-Strategie machen. So gehen Sie dabei vor:

  • Schreiben Sie alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, auf To-do-Kärtchen.
  • Wenn Sie alles notiert haben, dann sortieren Sie Ihre To-dos in der Reihenfolge, die Ihnen am meisten zusagt.
  • Falls sich Änderungen ergeben, mischen Sie Ihre Karteikarten einfach neu – fertig.
  • Und: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, entsorgen Sie das entsprechende To-do-Kärtchen im Papierkorb – das ist ein herrlich befreiendes Gefühl!

Tipp: Die To-do-Strategie ist optimal, um im Tagesgeschehen flexibel zu bleiben. Doch: Werden Sie nicht zum To-do-Hopper, und mischen Sie Ihre Kärtchen nicht ständig neu. Arbeiten Sie mit farbigen Kärtchen, und notieren Sie wichtige Aufgaben zum Beispiel auf knallroten Karten. So sehen Sie sofort, was unbedingt erledigt werden muss.

3. Das Frosch-Prinzip

Mit der Tagesplanung ist es wie im Märchen vom Froschkönig: Erst muss man den Frosch küssen, dann wird man reich belohnt und bekommt einen wunderbaren Prinzen. Küssen Sie also gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages einen Frosch!

Starten Sie am Morgen mit den Aufgaben, die wichtig sind, Ihnen aber nicht besonders viel Spaß machen. Bringen Sie Unangenehmes sofort hinter sich, dann können Sie den Rest des Tages ganz befreit in Angriff nehmen. Morgens hat man in der Regel den meisten Schwung und kann sich am besten konzentrieren – ideale Voraussetzungen, um schwierige Dinge mit geringem Aufwand zu schaffen. Also: Schieben Sie unliebsame Aufgaben nicht auf die lange Bank, sondern packen Sie sie gleich an!

Tipp: Meist sind es nur Kleinigkeiten, die wir ewig vor uns herschieben. Doch je mehr kleine Aufgaben Sie in der Warteschleife haben, desto größer wird der Zeitdruck! Mit einer klaren Prioritätensetzung schaffen Sie Abhilfe! Nehmen Sie sich alle offenen Posten vor, und überlegen Sie: sinnlos, daher streichen? Sofort erledigen? Später machen? Nicht vergessen: Geben Sie allen Dingen, die Sie auf später verschieben, einen konkreten Erledigungstermin!

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