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Zeitmanagement: So schieben Sie nie wieder lästige Aufgaben vor sich her

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Zeitmanagement: Aufgaben aufschieben
Durch optimiertes Zeitmanagement keine Aufgaben mehr aufschieben

Erstellt:

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe doch auf morgen”? Für viele Führungskräfte ist die Versuchung groß, insbesondere zeitintensive, unangenehme und schwierige Aufgaben vor sich herzuschieben. Dieser Beitrag zeigt Ihnen auf, warum es wichtig ist, dass Sie solche Aufgaben nicht aufschieben und wie Sie sich selbst zur Bearbeitung motivieren können.

Legen Sie eine Liste der Aufgaben an, die Sie aufschieben

Wenn Sie alle bisher aufgeschobenen Aufgaben/Tätigkeiten schwarz auf weiß vor sich sehen, verlieren diese ihren „namenlosen Schrecken” und werden konkret, fassbar und somit leichter zu bewältigen. Wägen Sie die Gründe für das Aufschieben gegenüber den Vorteilen ab, die Sie bei Erledigung erwarten können. Überwiegen die Gründe für das Aufschieben, streichen Sie das Vorhaben endgültig oder geben Sie es ab. Überwiegen die Vorteile bei Erledigung: Machen Sie sich an die Arbeit!

Setzen Sie Prioritäten so optimieren Sie Ihr Zeitmanagement

Konzentrieren Sie Ihre Kräfte und Energie auf die wichtigen Tätigkeiten und Aufgaben und vernachlässigen Sie Nebensächliches. Die so genannte ABC-Analyse kann Sie dabei unterstützen:

  • A-Aufgaben (= sehr wichtig) sind die Aufgaben/ Tätigkeiten, auf die Sie sich voll konzentrieren müssen, die Sie nicht delegieren können und für die Sie die meiste Zeit ansetzen müssen.
  • Für B-Aufgaben (= wichtig) dürfen Sie nicht so viel Zeit investieren. Sie können sie auch delegieren.
  • C-Aufgaben (= weniger wichtig) machen meistens die Masse der Aufgaben/Tätigkeiten aus. C-Aufgaben sollten in der kürzesten Zeit erledigt oder ganz aufgegeben werden.

Gehen Sie nun nach folgender Prioritätenskala vor:

  • Reservieren Sie 65% der täglichen Arbeitszeit für A-Aufgaben.
  • Setzen Sie 20% der Zeit für B-Aufgaben an.
  • Verwenden Sie auf keinen Fall mehr als 15% der Zeit für C-Aufgaben.

TIPP: Viele Tätigkeiten und Aufgaben verlieren durch das Aufteilen in einzelne Schritte ihren Schrecken, weil sie sich als weit weniger komplex herausstellen als ursprünglich gedacht. Der Grund: Sie werden nicht nur greifbarer und damit auch besser planbar, sondern Sie können auch klarer die hierfür benötigte Zeit und den Aufwand einschätzen. Unter Umständen lassen sich Teilaufgaben auch zwischendurch erledigen. Das bringt Sie Ihrem Ziel kontinuierlich näher das lästige Aufschieben ist passé.

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