Wahrscheinlich gibt es bei Ihnen – wie bei den meisten Menschen – Stapel auf dem Schreibtisch oder daneben, im Regal, in Kästen, auf dem Besucherstuhl etc.
Die gute Nachricht: Diese Stapel erfüllen einen Sinn. Es geht hierbei also nicht um die Unlust zum Aufräumen, sondern: Diese Stapel sind eine Art inoffizielle Wiedervorlage, im Sinne von „Was ich nicht wegpacke, steht sichtbar noch zur Erledigung an und wird also nicht vergessen“.
Die schlechte Nachricht: Die inoffizielle Wiedervorlage funktioniert nicht. Und zwar deshalb, weil bei einem Stapel per definitionem mehrere Blätter übereinanderliegen und immer nur das oberste sichtbar ist. Also heißt es entweder regelmäßig die Stapel durchsehen (was ungeheuer zeitaufwändig ist) – oder die Unterlagen eben doch dem Vergessen überantworten.
Die Lösung ist die, aus der inoffiziellen Wiedervorlage eine offizielle zu machen. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis, wo und wie Ihnen eine Wiedervorlage den Schreibtisch leer räumt:
Typische Stapelware, die Sie ganz einfach um 90 Grad drehen können
- Sie können eine Aufgabe noch nicht abschließen, weil Sie noch auf Informationen warten, die Sie frühestens nächste Woche bekommen werden.
- Sie haben ein Angebot versandt und möchten in 5 Tagen nachfassen.
- Sie möchten die termingerechte Lieferung einer Bestellung überwachen.
- Ihre Mitarbeiterin hat ein Jubiläum. Anhand der Personaldaten wollen Sie ein Glückwunschschreiben verfassen.
- Eine Statistik ist immer am 27. des Monats fällig, und Sie sammeln Unterlagen dazu.
- Sie erhalten eine Einladung zur Geschäftseröffnung.
- Sie haben eine Besprechung und benötigen zu diesem Termin alle dafür relevanten Unterlagen.
Die 4 (wirklich unbezahlbaren) Vorteile einer Wiedervorlage
Zugegeben: Eine Wiedervorlage muss gepflegt werden, wenn sie funktionieren soll. Diese Pflege ist aber nicht mehr als ein bisschen Systematik bei der Nutzung – und sie ist lächerlich im Vergleich zu Aufwand und Ärgernissen, die bei der inoffiziellen Stapel- Wiedervorlage anfallen.
Ihre Vorteile: Eine Wiedervorlage ...
- bringt Ihnen Unterlagen zu einem bestimmten Termin wieder auf den Schreibtisch und erinnert Sie damit automatisch an die Bearbeitung von Vorgängen,
- erlaubt es Ihnen, an einem Ort Informationen und Unterlagen für Vorgänge zu sammeln,
- sorgt dafür, dass sich auf Ihrem Schreibtisch nur die für den jeweiligen Tag terminierten Arbeiten befinden – alles andere ist weggeräumt, ohne jedoch vergessen zu sein,
- wirkt wie eine Art „Gedächtnis“ für die gesamte Abteilung oder Firma: Auch wenn Sie nicht im Büro sind, wissen Ihre Mitarbeiter, was Sie erledigen wollten.
