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Bewerbungsunterlagen im Zeitalter von Web 2.0: Und was ist mit dem Datenschutz?

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Bewerber Datenschutz

Von Wolfram von Gagern,

Trotz der neuen Rekrutierungsmöglichkeiten mittels Social Media (Facebook, Linkedin und Co.) bleibt alles beim Alten, wenn Sie die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten erhalten.Achtung:

Trotz der neuen Rekrutierungsmöglichkeiten mittels Social Media (Facebook, Linkedin und Co.) bleibt alles beim Alten, wenn Sie die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten erhalten:

Gehen bei Ihnen die ersten Bewerbungsunterlagen ein, sollten Sie diese gut verwalten und vor allem den Bewerbern eine kurze Eingangsbestätigung zusenden. Das gebietet die Höflichkeit und zeigt, dass Sie professionell mit Bewerbungen umgehen.

Nicht vergessen:

Auch diese Bewerbungsunterlagen unterliegen dem Datenschutz. Einsicht in diese sensiblen Unterlagen sollten daher nur wenige Mitarbeiter Ihres Betriebs haben, und zwar nur diejenigen, die mit dem Bewerbungsverfahren unmittelbar zu tun haben. Sorgen Sie deshalb dafür, dass dieser Personenkreis so klein wie möglich ist. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Bewerber um Vertraulichkeit gebeten hat beziehungsweise um einen Sperrvermerk bittet.

Zusagen können Sie sowohl mündlich als auch schriftlich verfassen. Beide Formen sind rechtsverbindlich, wobei die Schriftform oft der praktikablere Weg ist, denn der Bewerber möchte gern Rechtssicherheit über Ihre Zusage haben, bevor er sein Arbeitsverhältnis kündigt.

Klar, dass dann die Schriftform der richtige Weg ist. Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, sind 2 Varianten zu bedenken:

  • Die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten, für den Sie sich entschieden haben, werden Bestandteil seiner Personalakte. Diese Unterlagen dürfen Sie auf jeden Fall behalten.
  • Kandidaten, die nicht für die Stelle in Betracht kommen, haben Anspruch auf Rückgabe von Bewerbungsmappen, § 985 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Sie bleiben Eigentum des Bewerbers. Das heißt für Sie, dass Sie mit allen Bewerbungsunterlagen entsprechend sorgfältig umgehen müssen.

Der Bundesbeauftrage für Datenschutz und Informationsfreiheit sagt dazu übrigens:

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht beziehungsweise an den Bewerber zurückgegeben werden. Erlaubt ist es Ihnen aber, die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, damit Sie sich gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) verteidigen können.

Was heißt „gewisser Zeitraum?

Auch dazu gibt der Bundesbeauftragte für Datenschutz eine klare Antwort:

„Daher sind Bewerbungsunterlagen bei einer ablehnenden Bewerbung nach zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung an den Bewerber zurückzugeben oder aber zu vernichten.“

Achtung:

Auch das Bewerbungsschreiben, das häufig sensible Angaben, zum Beispiel über Ausbildung, Fähigkeiten, Werdegang, familiäre Verhältnisse etc. enthält, gehört zu den Bewerbungsunterlagen. Jedoch können Sie eine Kopie hiervon machen, um die „Tatsache der Bewerbung“ zu dokumentieren.

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