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Darf der Arbeitgeber meine E-Mails nun lesen oder nicht?

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Datenschutz Mails

Von Wolfram von Gagern,

Obwohl es sich eigentlich um einen Klassiker unter den datenschutzrechtlichen Themen handelt, ist diese Frage immer noch ein aktueller Dauerbrenner: Darf mein Arbeitgeber nun meine E-Mails mitlesen oder nicht?

Bei der Beantwortung dieser Frage muss erst einmal zwischen dienstlichen und privaten E-Mails unterschieden werden. Bei E-Mails, die im Namen des Arbeitgebers verschickt bzw. empfangen werden, gilt der Arbeitgeber als „Benutzer“ und darf diese daher grundsätzlich lesen.

Systematische Überwachung der Mails tabu

Allerdings darf es hierbei auch nicht zu einer systematischen Überwachung kommen, denn auch bei dienstlichen E-Mails muss dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers Rechnung getragen werden. Hierbei hat immer eine sorgsame Abwägung zwischen dem genannten Persönlichkeitsrecht der Bediensteten und dem Direktionsrecht des Arbeitgebers stattzufinden. Dabei sind die Maßnahmen mit geringster Eingriffsintensität zu wählen, etwa eine lediglich stichprobenartige Überwachung oder nur eine Kontrolle des Zeitpunkts der Absendung und der Empfängeradresse und nicht des Inhalts der E-Mail selbst. Ein Mitlesen aller E-Mails ist hiernach unzulässig.

Private E-Mails dürfen im Regelfall nicht mitgelesen werden

Erkennbar private E-Mails darf der Arbeitgeber selbst bei einem Verbot der privaten E-Mail-Nutzung im Normalfall nicht lesen; sie unterliegen dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG, denn der Arbeitgeber gilt hier als Telekommunikations- bzw. Teledienste-Anbieter. Das gilt natürlich auch, wenn die private Nutzung ausdrücklich oder konkludent erlaubt ist. In diesem Fall ist eine Überwachung grundsätzlich unzulässig, so dass der Arbeitgeber in der Regel weder E-Mails lesen noch Verbindungsdaten aufzeichnen darf.

Auch im Vertretungsfall Einwilligung erforderlich

Das betrifft auch das Lesen fremder E-Mails im Vertretungsfall, z. B. bei Urlaub oder Erkrankung des Mitarbeiters. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers ist dies nicht zulässig. Anders sieht es aus, wenn ein konkreter Missbrauchsverdacht (z. B. weit überdurchschnittlicher privater E-Mail-Verkehr, Verrat von Betriebsgeheimnissen, Verdacht auf andere Straftaten) gegen den Mitarbeiter besteht. Dann sind Protokollierung und Einsichtnahme von E-Mails durch den Arbeitgeber erlaubt, soweit dies vorher bekanntgegeben wurde und eine schriftliche Einwilligungserklärung aller Betroffenen vorliegt. Eine Protokollierung darf auch ohne Einwilligung der Betroffenen erfolgen, wenn sie zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung, zur Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs der Verfahren oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist. Eine Auswertung der Protokolle für Zwecke der Verhaltens- und Leistungskontrolle ist hingegen unzulässig.

Tipp: Private E-Mails kennzeichnen. Um private E-Mails von beruflichen unterscheidbar zu machen, sollten Ihre Kollegen sie entsprechend kennzeichnen, indem in die Betreffzeile immer ein „privat“ eingefügt wird. Daran sollten sich auch die privaten E-Mail-Partner der Mitarbeiter halten.

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