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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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Personalisierte Qualifizierungsdokumentation mit Datenschutz vereinbar?

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Von Wolfram von Gagern,

Frage: Von unserem Qualitätsmanagement wurde ich auf Folgendes angesprochen: Aufgrund hoher Hygienestandards und verschiedener Zertifizierungen müssen wir unsere Beschäftigten nicht nur schulen, es muss auch nachvollziehbar sein, dass sie notwendiges Anwendungswissen verinnerlicht haben. Hierzu soll es Multiple-Choice-Tests geben. Idealerweise sind diese personalisiert, sodass sie in der Personalakte abgelegt werden und im Bedarfsfall als Nachweis dienen können. Lässt sich dies mit dem Datenschutz vereinbaren?

Rechtsgrundlage vorhanden?

Antwort: Letztendlich kommt es darauf an, ob sich das Vorhaben auf eine Rechtsgrundlage stützen lässt. In Betracht kommen hier insbesondere § 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG.

Ist die Dokumentation erforderlich?

Kennzeichnend für beide Rechtsgrundlagen ist, dass eine Interessenabwägung bzw. eine Erforderlichkeitsprüfung letztendlich zugunsten des Unternehmens ausfallen muss. Hier muss insbesondere darauf geachtet werden, dass dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3a BDSG) Rechnung getragen wird.

Allerdings dürfte vieles für die Zulässigkeit einer personenbezogenen Bewertung sprechen, zumal der Arbeitgeber verpflichtet sein kann, nur qualifiziertes Personal in bestimmten Bereichen zu beschäftigen. Schlussendlich muss er im Zweifel die Qualifikation des betreffenden Mitarbeiters nachweisen können.

Betriebsrat einzubeziehen?

Je nach Ausgestaltung eines Tests oder damit einhergehender Beurteilungsgrundsätze können auch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bestehen. So etwa aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG oder § 94 BetrVG.

Betriebsvereinbarung als mögliche Rechtsgrundlage

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Betriebsvereinbarung ebenfalls als Rechtsgrundlage für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten dienen kann. Denn Betriebsvereinbarungen gelten als andere Rechtsvorschriften im Sinne des § 4 Abs. 1 BDSG.

Achtung: Mit einer Betriebsvereinbarung darf zwar eine eigenständige und von den Regeln des BDSG abweichende Rechtsgrundlage geschaffen werden, das Bundesarbeitsgericht hat aber auch immer betont, dass Grundsätze zum Schutz des Persönlichkeitsrechts nicht ausgehebelt werden dürfen. Dazu zählen etwa Transparenz, Datenvermeidung und Datensparsamkeit, Verhältnismäßigkeit und Vereinbarkeit mit höherrangigem Recht.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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