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Vorsicht Datenschutz: Diese Informationen gehören nicht in die Entgeltunterlagen

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Fotolia Datei: #66341263 | Urheber: fotokalle

Von Günter Stein,

Im Rahmen Ihrer Lohnabrechnungen sind Sie zu zahlreichen Aufzeichnungen verpflichtet. Ihre Dokumentationen sind die Grundlage für Prüfungen der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger. Der Datenschutz aber setzt Ihren Aufzeichnungen Grenzen.

Grundsätzlich dürfen Sie personenbezogene Daten von Arbeitnehmern für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfassen, verarbeiten und nutzen, wenn dies für ihre Arbeit erforderlich ist (§ 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)). Personenbezogene Daten sind „Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person“.
Beispiele:
Die Information über den Familienstand, die Kinderzahl oder die Religion dürfen Sie aufzeichnen, weil Sie diese Informationen zur ordnungsgemäßen Abrechnung benötigen. Die Staatsangehörigkeit benötigen Sie für die Meldung an die Krankenkasse. Ebenso ist es zulässig, Informationen über die Schul- und Berufsausbildung oder die Schwerbehinderteneigenschaft zu speichern. Für ehemalige Mitarbeiter bzw. Bewerber gilt das aber nur so lange, wie die Speicherung noch für evtl. Betriebsprüfungen oder die Abwicklung von Ansprüchen notwendig ist.
Keine sensiblen Daten
Sensible Daten dürfen Sie dagegen grundsätzlich nicht aufzeichnen. Dabei handelt es sich um besonders schutzwürdige Daten natürlicher Personen.
Beispiele:
Die rassische und ethnische Herkunft eines Mitarbeiters, seine politische Meinung, die Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheit und Sexualleben.

So beachten Sie die Grenze in der Praxis
Sie dürfen zwar aufzeichnen, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt gefehlt hat. Hierzu sind Sie sogar verpflichtet, weil Sie die Entgeltfortzahlung, die Erstattung und evtl. die Meldungen abwickeln müssen. Sie dürfen außerdem ermitteln, wie oft ein Mitarbeiter in den vergangenen Jahren mehr als sechs Wochen krank war. Diese Informationen benötigt Ihr Unternehmen, um gegebenenfalls eine personenbedingte, das heißt krankheitsbedingte Kündigung vorzubereiten. Sie dürfen schließlich die Krankenkasse um Auskunft bitten, ob es sich bei einer Erkrankung um eine Folgeerkrankung handelt, um festzustellen, ob der Mitarbeiter noch einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat.
Achtung:
Keinesfalls dürfen Sie aber aufzeichnen, warum der Mitarbeiter krank war bzw. wie die konkrete Diagnose lautet. Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter Ihnen diese Informationen von sich aus liefert. Ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, haben ebenfalls nichts in Ihren Aufzeichnungen zu suchen.
Der Arbeitnehmer kann auf der Entfernung solcher Inhalte aus seiner Akte bestehen, notfalls auch auf dem Klageweg. Außerdem hat er möglicherweise das Recht auf eine Gegendarstellung, falls bestimmte Angaben in Ihren Aufzeichnungen nicht zutreffend sind.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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