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Bürger wollen ihre Daten sehen – sind Sie vorbereitet?

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Von Wolfram von Gagern,

Die Bürger scheinen stärker denn je für das Thema Datenschutz sensibilisiert zu sein. Dazu haben sicherlich auch die vielen negativen Schlagzeilen rund um die sozialen Netzwerke beigetragen. Sind Sie auf Auskunftsbegehren vorbereitet?

 

Im Jahr 2011 ist die Zahl der Auskunftsbegehren auf Akteneinsicht bei den Bundesbehörden um 110 % angestiegen. Sicherlich lässt sich aus dieser Zahl kein allgemeiner Trend ableiten, aber sie ist ein Indiz dafür, dass das Bewusstsein der Bürger zum Thema Datenschutz zugenommen hat. Ein Anlass für Sie zu überprüfen, wie die eigene Organisation im Hinblick auf die Erteilung von Auskünften aufgestellt ist.

Kennen Sie Ihre Datenverarbeitung?

Fragen Sie sich einmal selbstkritisch, ob Sie einen aktuellen Überblick über alle Systeme und Speicherorte besitzen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden. Das sollte sich inklusive Zweckbestimmung mit einem Blick in das Verfahrensverzeichnis ergeben.

Nun werden in Ihrem Unternehmen solche Daten kaum nur in einem System verarbeitet werden, sondern in den verschiedenen Fachabteilungen Redundanzen auftreten oder Daten miteinander verknüpft sein. Kennen Sie diese Verknüpfungen?

 

Wie schnell kommen Sie an Datenauszüge – wenn überhaupt?

Wie sieht es mit der Möglichkeit aus, sich möglichst rasch entsprechende Datenauszüge aus Datenbanken beschaffen zu können? Am besten ist es, wenn Sie sich in jeder Fachabteilung einen festen Ansprechpartner suchen, der in der Lage ist, entsprechende Reports oder Exporte durchführen zu können. So können Sie schnell Auskunft geben.

Denken Sie dabei aber auch unbedingt an Urlaube oder längere Abwesenheiten des Kollegen. Ermuntern Sie Ihren Ansprechpartner, gerade auch für Ihre Anliegen als Datenschutzbeauftragten einen Stellvertreter zu benennen und zu unterweisen!

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