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Der einfache Weg zum rechtssicheren Verfahrensverzeichnis

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Von Wolfram von Gagern,

Die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses ist Ihnen als Datenschutzbeauftragten vorgeschrieben, birgt aber einige Hürden.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Nutzen Sie das Organigramm Ihres Unternehmens, um zu entscheiden, für welche Bereiche Sie Verfahrensbeschreibungen erstellen müssen.

  • So können Sie jede Position, die sich direkt in der Ebene unter der Unternehmensführung befindet, als einen Bereich definieren, für den eine Verfahrensbeschreibung erstellt werden sollte.
  • Auf diese Weise lassen sich sowohl der Verantwortliche für das Verfahren als auch der Zweck des Verfahrens schnell bestimmen.

Schritt 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

  • Im internen Teil der Verfahrensbeschreibung benötigen Sie eine allgemeine Beschreibung, die es Ihnen ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind.
  • Eine Netzwerkübersicht, ein evtl. bereits vorhandenes IT-Sicherheitskonzept oder eine Hard- und Softwareübersicht helfen Ihnen bei der Zusammenstellung dieser Angaben zu den eingesetzten Systemen und den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Fehlende Informationen erfragen Sie bei der IT-Abteilung.

Schritt 3: Informieren Sie die Fachabteilungen

  • Informieren Sie die Fachabteilungen über die Notwendigkeit zur Erstellung der Verfahrensbeschreibungen.
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen eine regelmäßige Runde der Abteilungs- oder Bereichsleiter, bitten Sie die Geschäftsführung, einen Tagesordnungspunkt „Verfahrensbeschreibungen“ aufzunehmen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, nicht nur in schriftlicher Form zu informieren, sondern auch direkt Rede und Antwort zu stehen.
  • Machen Sie dabei deutlich, dass diese Beschreibungen eine wesentliche Basis für Ihre Arbeit sind.

Schritt 4: Bieten Sie Ihre Unterstützung an

  • Ganz wichtig ist, dass Sie Ihre Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensbeschreibungen anbieten.
  • Stellen Sie zum einen die entsprechenden, an Ihr Unternehmen angepassten Formblätter für die Verfahrensbeschreibungen zur Verfügung.
  • Zum anderen setzen Sie sich mit den Abteilungs- oder Bereichsleitern zusammen, um diese Formblätter auszufüllen.

Schritt 5: So strukturieren Sie Ihr öffentliches Verfahrensverzeichnis

  • Das Hauptblatt müssen Sie nur einmal für Ihr Unternehmen ausfüllen.
  • Sollten Sie in einer Unternehmensgruppe für mehrere Unternehmen bestellt sein, dann ist das Hauptblatt für jedes Unternehmen separat auszufüllen.
  • Hinzu kommt für jedes Verfahren eine ausgefüllte Anlage.
  • Bei mehreren Unternehmen ist pro Unternehmen je Verfahren eine Anlage auszufüllen.

Schritt 6: So setzen Sie das Jedermannsrecht um

Wenn eine Anfrage nach den Verfahrensbeschreibungen kommt, können Sie diese jetzt einfach beantworten:

  • Der Anfragende erhält zum einen das Hauptblatt mit den Ziffern 1 bis 3 und zum anderen von jeder Anlage die Seiten mit den Ziffern 4 bis 8.
  • Bei Anfragen per Post senden Sie diese Unterlagen als Ausdruck. Bei Anfragen per Email können Sie dem Anfragenden die Unterlagen auch als PDF-Dateien zusenden. Ebenso, wenn der Anfragende in seinem Brief hierzu eine E-Mail-Adresse angibt. Solche Jedermann-Anfragen kommen in der Praxis eher selten vor, sodass Ihr Aufwand für die Auskunftserteilung zu den Verfahrensbeschreibungen gering sein wird.

 

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