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Ist eine erneute Verpflichtung auf das Datengeheimnis bei Wiedereinstellung erforderlich?

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Von Wolfram von Gagern,

Frage eines Lesers: Unserem Unternehmen ging es bis vor einigen Monaten ziemlich schlecht, sodass Mitarbeitern gekündigt werden musste. Diese Zeiten sind nun vorbei und einigen der gekündigten Mitarbeiter wurde wieder eine Stelle in unserem Unternehmen angeboten.

 

Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis wird von mir als Datenschutzbeauftragtem organisiert. Für mich stellt sich nun die Frage, ob die neuen „alten“ Mitarbeiter erneut schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet werden müssen. Wäre es vielleicht möglich, diese einfach noch einmal auf das Datengeheimnis hinzuweisen?

Wortlaut des Gesetzes spricht für erneute Verpflichtung

Antwort: Der Gesetzgeber hat in § 5 BDSG einerseits das Datengeheimnis definiert. So ist es den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Ferner ist in dieser Norm festgelegt, dass diese Personen bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten sind. Orientiert man sich nun genau am Wortlaut, müssten Sie also auch bei den neu beschäftigten ehemaligen Mitarbeitern eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis erneut vornehmen.

 

Aber: mündliche Verpflichtung reicht aus

Allerdings hat der Gesetzgeber in § 5 BDSG nicht festgelegt, auf welche Weise und in welcher Form die Verpflichtung auf das Datengeheimnis zu erfolgen hat.

Das heißt: Es ist weder der Inhalt gesetzlich vorgeschrieben noch die Notwendigkeit, die Verpflichtung schriftlich vorzunehmen. Insofern können Sie auch andere Wege beschreiten.

Eine „Erinnerung“ reicht aus

Denken Sie beispielsweise an eine E-Mail für die betreffenden Mitarbeiter, worin Sie diese willkommen heißen. Quasi beiläufig erinnern Sie daran, was es mit dem Datengeheimnis auf sich hat und dass dieses vom jeweiligen Mitarbeiter zu wahren ist.

Aber auch in einem persönlichen Willkommensgespräch können Sie das Thema Datengeheimnis ansprechen. Dies hat dabei den unschlagbaren Vorteil, dass keine offenen Fragen beim Mitarbeiter bestehen bleiben und man sich einfach einmal persönlich wiedergesehen hat. Dies kann durchaus dem Datenschutz im Unternehmen förderlich sein.

Verpflichtung dokumentieren

Dokumentieren Sie unbedingt, dass die Verpflichtung auf das Datengeheimnis erfolgt ist. Dabei kommt es nicht darauf an, wie Sie vorgegangen sind. Wichtig ist, dass Sie im Fall der Fälle belegen können, dass Sie auf das Datengeheimnis hingewiesen und somit verpflichtet haben.

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