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Verpflichtung auf das Datengeheimnis: Papier ist der beste Beweisträger

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Von Wolfram von Gagern,

In vielen Unternehmen wird immer mehr per E-Mail kommuniziert. Da stellt sich die Frage, ob man neue Mitarbeiter nicht auch elektronisch, z.B. per E-Mail, auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichten kann.

Elektronische Verpflichtung ist nicht ausgeschlossen

§ 5 BDSG legt lediglich fest, dass die mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen bei der Aufnahme der Tätigkeit auf das so genannte Datengeheimnis zu verpflichten sind. Wie dies zu erfolgen hat, hat der Gesetzgeber nicht festgelegt.

Dementsprechend muss diese Verpflichtung eigentlich nicht zwangsläufig schriftlich erfolgen. Möglich ist auch eine Verpflichtung per Handschlag, wie Sie im öffentlichen Bereich oft noch immer gehandhabt wird. Aber auch eine elektronische Verpflichtung ist zumindest theoretisch nicht ausgeschlossen.

Papier ist der beste Beweisträger

In der Praxis zeigt sich allerdings, dass die klassische Vorgehensweise, die Mitarbeiter eine ausgedruckte Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterschreiben zu lassen, noch immer die beste Vorgehensweise ist.

Der Grund: Wenn Sie die Verpflichtung elektronisch durchführen wollten, müsste der zu Verpflichtende über eine elektronische Signatur verfügen. Nur die elektronische Signatur kommt der eigenhändigen Unterschrift gleich. Doch die elektronische Signatur ist im privaten Umfeld nach wie vor eher selten anzutreffen, so dass gerade neue Mitarbeiter nicht vor Aufnahme der Tätigkeit rechtsgültig und nachweisbar elektronisch verpflichtet werden können. Auch die bei E-Mails gerne genutzten Sende- und Lesebestätigungen reichen nicht aus, da diese im Fall der Fälle gerade nicht belegen, dass sich der anscheinend Verpflichtete auch tatsächlich verpflichtet hat und verpflichtet fühlt.

Tipp: Aus rechtlichen Gründen sollten Sie als Datenschutzbeauftragter (DSB) sich dafür einsetzen, dass eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis schriftlich erfolgt und vom sich Verpflichtenden unterschrieben wird.

 

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