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Das aktuelle Gesetz BDSG ändert sich nicht nur, sondern es wird komplett in die DS-GVO aufgehen. Welche Konsequenzen diese Änderung auch für Sie als...

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DS-GVO-Awareness mit kleinem Geldbeutel? Werden Sie kreativ!

4 4 Beurteilungen
Schulung der DS-GVO

Von Andreas Würtz,

Egal, ob es dem Unternehmen gerade schlecht geht oder man das Geld zurzeit anderswo einsetzen muss, Sie müssen einen Weg finden, Wissen bezüglich der kommenden Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu vermitteln.

Auch wenn es auf den ersten Blick unmöglich erscheint: Machen Sie aus der Not eine Tugend. Mit etwas Kreativität können Sie auch mit sehr kleinem Geldbeutel viel in Sachen Awareness erreichen. Wie wäre es vielleicht mit den folgenden Ideen:

Awareness-Idee 1: DS-GVO-Mitarbeiterbroschüre und FAQ

Gut zur Wissensvermittlung sind stets Broschüren oder Newsletter. Diese lassen sich mit jedem Schreibprogramm schnell erstellen. Verwenden Sie nicht zu viel Zeit auf das Layout. Nur einige grundlegende Dinge sollten Sie beachten: 

  • Wählen Sie eine gut lesbare Schriftart, beispielsweise Arial oder Tahoma.
  • Setzen Sie auf eine zwei- bis dreispaltige Textaufteilung.
  • Nutzen Sie Zwischenüberschriften, Aufzählungen, Bilder und Infokästen, um die Texte aufzulockern. 

Solche Broschüren und Newsletter können Sie gedruckt verteilen oder als PDF versenden.

Umsetzungstipp: Gestaltung der DS-GVO-Broschüre

Die gestalterische Umsetzung funktioniert am besten mit einem Text- oder Präsentationsprogramm, beispielsweise Microsoft Word oder PowerPoint. So können Sie vorgehen: Einfache Broschüre: Teilen Sie die DIN-A4-Seiten im Querformat. So erhalten Sie vier Seiten, wenn Sie Vorder- und Rückseite befüllen. Sie haben viel Platz für Informationen und Tipps. Die Seite lässt sich in der Mitte falten und findet so schnell im Rollcontainer oder im Regal Platz.

Eine Liste mit häufig gestellten Fragen (Frequently Asked Questions – FAQ) bietet sich natürlich sehr gut als Ergänzung an. Idealerweise stellen Sie diese online bereit, beispielsweise im Intranet. Diese Form der Bereitstellung zahlt sich aus. Schließlich sind FAQs lebende Dokumente, sprich es kommen idealerweise ständig Fragen und Antworten hinzu.

Awareness-Idee 2: DS-GVO-Lesestoff für die Mittagspause

Nutzen Sie jede Möglichkeit zur Wissensvermittlung. Besonders gut funktioniert das, wenn Sie Momente nutzen, in denen die Mitarbeiter Ihren Informationen eigentlich nicht aus dem Weg gehen können. So können Sie beispielsweise einen Flyer mit Informationen auf die Tische in der Kantine legen. Solche Flyer sind schnell erstellt, verursachen kaum Kosten und wirken beim Mittagessen geradezu magnetisch. Die meisten Menschen greifen zu und schauen, was es da zu lesen gibt.

Umsetzungstipp: Dreigeteilter DS-GVO-Flyer

Sie nehmen in Word oder PowerPoint eine DIN-A4-Seite und teilen sie in 3 Spalten. Mit der Rückseite haben Sie insgesamt 6 Spalten, die Sie gestalten und mit Inhalten befüllen können. Gefaltet machen solche Flyer optisch mehr her, gerade wenn die erste Seite mit einem schönen Bild oder dem Unternehmenslogo versehen ist. Allerdings ist für viel Text und lange Sätze kaum Platz.

Awareness-Idee 3: Einfach gut - DS-GVO-Tischaufsteller

Ein paar Euro investieren – das ist selbst bei geringem Budget meist drin. Gut investiert sind einige Euro in Tischaufsteller aus Acryl. Diese können Sie beispielsweise in Besprechungszimmern, in Wartebereichen oder am Kaffeevollautomaten platzieren. Die Inhalte sind nicht nur schnell erstellt, sie lassen sich auch immer wieder austauschen und durch neue Inhalte ersetzen.

Beschaffungstipp: Geben Sie in einer Suchmaschine „Tischaufsteller Acryl“ ein. Schnell werden Sie die verschiedensten Ausführungen finden. Gute Modelle im Format DIN A5 gibt es bereits ab ca. 3 €.

Awareness-Idee 4: Ganz neue Perspektive: Interview zum DS-GVO-Datenschutz

Ihr Unternehmen hat eine Mitarbeiterzeitung oder ein Intranet? Sicherlich können Sie dort einen Bericht mit Neuigkeiten zur DS-GVO einstellen. Doch vielleicht erreichen Sie damit nicht die erhoffte Aufmerksamkeit. Ganz anders kann dies aussehen, wenn Sie ein Interview mit der Unternehmensleitung oder einem Abteilungsleiter führen. Wählen Sie die Fragen geschickt aus, können Sie fast genauso viel Informationen unterbringen wie in einem sachlich nüchternen Bericht. Noch viel besser klappt das natürlich, wenn man Sie interviewt. Fragen Sie doch einfach mal bei der Redaktion der Mitarbeiterzeitung oder des Intranetauftritts nach, was machbar wäre.

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Awareness-Idee 5: DS-GVO-Awareness dort, wo es etwas länger dauert

Menschen halten sich oft für längere Zeit an Orten auf, an denen sie mangels Alternative einfach nur in der Gegend herumschauen. Denken Sie doch einfach nur mal an den Bereich vor Aufzügen, den Innenraum der Aufzüge oder den Raucherpavillon. Geben Sie Menschen die Möglichkeit, sich die Wartezeit etwas zu verkürzen. Erstellen Sie Aushänge und platzieren Sie diese an den entsprechenden Örtlichkeiten.

Apropos Örtlichkeit: Wenn Sie gerne etwas unkonventionell Awareness betreiben wollen, können Sie auch Umkleidebereiche oder die Innenwände von Toilettenkabinen nutzen und dort Aushänge platzieren. Mancher freut sich auch dort über Lektüre. Auch diese Aktion ist für kleines Geld zu haben.

Umsetzungstipp: Hygiene hat natürlich oberste Priorität

Daher sollten Sie die Aushänge unbedingt laminieren und mit wiederablösbarem Klebeband anbringen. So brauchen die Aushänge nicht andauernd erneuert und können einfach mitgeputzt werden. Übrigens: Laminiergeräte gibt es heutzutage in fast jedem Unternehmen. Die Kosten für Laminierfolien sind überschaubar. Sie sollten bei 100 Folien mit ca. 30 € rechnen.

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