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Existenzgründung - mit einem Büroservice gelingt der Start leichter

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Vom Start in die Selbständigkeit träumen viele, den Sprung wagen tatsächlich nur wenige. Die Finanzierung, der Aufbau und die Organisation der eigenen Firma, die Gewinnung von Kunden und viele Dinge mehr werden als manchmal unüberwindlich erscheinende Hürden angesehen.

Doch mit einer guten Planung und Vorbereitung gelingt der Start für Unternehmensgründer viel leichter als gedacht. Die wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Existenzgründung ist der Business Plan. Er stellt sozusagen den Leitfaden dar, der die Umsetzung der eigenen Geschäftsidee in die Praxis aufzeigt. Wenn der Business Plan Dritte überzeugt, ist auch die Finanzierung in vielen Fällen kein entscheidendes Hindernis mehr. Denn für Existenzgründer gibt es vielfältige öffentliche Fördermittel. Ein wichtiger Punkt jedes Business Plans ist die Beschäftigung mit dem "inneren Aufbau" der neuen Firma. Dabei geht es auch um die Organisation von Büroleistungen.

Das Sekretariat als entscheidende Schnittstelle nach innen und außen

Kein Unternehmen - auch nicht ein noch so schlank aufgestelltes Start-up - kann auf ein Mindestmaß an Administration und "Back Office" verzichten. Ein gutes Sekretariat ist ein multifunktionaler Dienstleister. Es stellt nicht nur die Erreichbarkeit des Unternehmens für Kunden, Lieferanten und Interessenten sicher, sondern kümmert sich um Schrift- und Postverkehr, Terminplanung, Kommunikation und Information. In diesem Sinn bildet es eine zentrale Schnittstelle, um den Betrieb am Laufen zu halten.

Das Problem vieler Existenzgründer ist, dass am Anfang der Selbständigkeit oft noch nicht die Größenordnungen vorhanden sind, dass sich ein eigenes Sekretariat rechnet. Jedes Büro ist mit Kosten verbunden. Der größte Teil davon ist "fix", kann also nicht an schwankende Kapazitätsauslastung angepasst werden. Die Miete für entsprechende Räumlichkeiten, Kosten für die Büroausstattung und für eine Bürokraft summieren sich schnell zu erheblichen Beträgen, die die finanzielle Leistungsfähigkeit überstrapazieren. Viele Gründer übernehmen daher Sekretariats-Aufgaben zunächst selbst und erledigen sie quasi nebenher - oft mehr schlecht als recht. Darunter leidet nicht nur die Qualität von Erreichbarkeit, Kommunikation und Information, es werden auch wertvolle Kapazitäten gebunden, die sich anderweitig gewinnbringender einsetzen ließen.

Der Büroservice - Ausweg aus einem typischen Gründer-Dilemma

Den Ausweg aus diesem unternehmerischen Dilemma bietet die Nutzung eines Büroservices. Im Zeitalter digitaler Kommunikation und Information kommen solche Dienstleistungen ohne zwingende räumliche Nähe zum Auftraggeber aus. Der Büroservice kann auch einen entscheidenden "Engpass" viele Start-ups lösen: die Erreichbarkeit. Sie ist essentiell, damit wichtige Kundenaufträge nicht verloren gehen. Untersuchungen zufolge nutzen immer noch rund 60 Prozent der Kunden das Telefon für die erste Kontaktaufnahme. Rund zwei Drittel davon hinterlassen bei einem "Fehlversuch" keine Nachricht, sondern wenden sich an den nächsten Anbieter - die Konkurrenz. Mit einem professionellen Büroservice passiert das nicht.

Entscheidende Vorteile bei Erreichbarkeit und Kosten

Der Büroservice nimmt Anrufe im Auftrag und Namen des Unternehmens an. Das gilt selbstverständlich auch für jede andere Art des Kontaktes und den Schriftverkehr. Der Büroservice kommt damit in besonderer Weise dem Bedarf vieler Gründer in der Aufbauphase entgegen. Er bietet entscheidende Vorteile:

 

  1. Eine Bezahlung erfolgt überwiegend nur nach Inanspruchnahme. Es fällt zwar in der Regel eine nutzungsunabhängige Grundgebühr an, diese Fixkosten sind aber im Vergleich zum eigenen Sekretariat geringer. Der größte Teil der Kosten ist variabel und orientiert sich an Nutzungsumfang und -intensität;
  2. Die Leistungen sind modular aufgebaut und auf unterschiedliche Bedarfe ausgerichtet. Die Kernleistung bildet der Telefonservice, bei Bedarf zum Teil auch als 24-Stunden-Service. Darauf aufbauend können weitere typische Büro-Dienstleistungen gebucht werden – zum Beispiel Postannahme, Briefversand, Diktatservice. An den ebuero-Standorten (Business Centern) ist darüber hinaus die Miete von Büroräumen möglich.
  3. Die Auslagerung der Bürotätigkeit erspart dem Existenzgründer eigene Investitionen in Büroausstattung und technisches Equipment. Das bedeutet eine Liquiditätsentlastung und schafft Spielräume für andere rentierliche Investitionen;
  4. Durch die Nutzung des Büroservices gewinnt die Erledigung von Sekretariats-Aufgaben an Professionalität, die sonst oft aus Zeit- und Kapazitätsgründen leidet.

Existenzgründer, aber auch schon etablierte KMU, sollten daher die Nutzung eines Büroservices prüfen - ein Investment, das sich rechnen kann.

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