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In 2 einfachen Schritten: So sind Sie stets bei Kasse

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Liquidität
Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Michael Jansen,

Rechnungen flattern ins Haus – Miete, Strom, Lohnkosten ... All das will bezahlt sein. Dafür muss Geld vorhanden sein. Denn ohne flüssige Mittel, ohne Liquidität ist alles nichts! Das haben viele Unternehmer im letzten Jahr deutlich zu spüren bekommen: Aufträge waren da, aber gezahlt haben die Kunden nicht.

Auf dem Konto wurde es eng, doch weiteren Kredit gewährte keine Bank. Wie Sie es vorausschauend vermeiden, in eine so unangenehme Situation zu geraten, und wie Sie es in 2 einfachen Schritten schaffen, finanziell stets glänzend dazustehen, verrate ich Ihnen hier!

Schritt 1: Liquiditätsbedarf ermitteln

Bevor Sie anfangen, vorbeugend an allen möglichen Stellschrauben der Liquidität zu drehen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Situation. Wie sah es mit Ihrer Liquidität in den vergangenen 12 Monaten aus: Waren Sie stets zahlungsfähig? Konnten Sie sich also immer an die Zahlungsvereinbarungen mit Lieferanten und Banken halten? Waren Sie „flüssig“ genug, um Skonto-Angebote wahrzunehmen? Haben Sie Steuern und Abgaben stets pünktlich begleichen können?

Konzentrieren Sie sich dann auf die Zukunft. Leben Sie jedoch bereits mit Engpässen, gilt es, die Liquidität zu erhöhen, um diese auszugleichen. Schätzen Sie ab, welcher Betrag Ihnen auf dem Konto fehlt, um sich Ruhe an der Liquiditätsfront zu verschaffen!

Als Nächstes überlegen Sie, wie sich Ihre Liquiditätssituation in den kommenden 12 Monaten voraussichtlich entwickeln wird: Bleibt alles, wie es ist? Entspannt sich die Lage? Oder verschärfen sich Engpässe? Um das abzuschätzen, orientieren Sie sich an den folgenden Fragen:

  • Wie wird sich Ihr Umsatz entwickeln? - Einem sinkenden Umsatz müssen entsprechende Kostenersparnisse gegenüberstehen – wenn nicht, brauchen Sie mehr freie Mittel, um Ihre Ausgaben zu decken. Aber auch ein Mehrumsatz führt sehr oft zu mehr Liquiditätsbedarf, weil Sie z.B. einen größeren Warenbestand oder mehr offene Kundenforderungen finanzieren müssen.
  • Wird es bei den Personal- und Sachkosten Änderungen geben, ... - z.B. weil Sie eine Teilzeitkraft eingestellt, einen Raum mehr gemietet, ein Auto abgeschafft haben etc.? Das verursacht Mehr- oder Minderbedarf.
  • Welche Anschaffungen stehen an? - Denken Sie nicht nur an größere Beträge (z.B. für ein neues Fahrzeug), sondern auch an die vielen kleinen Dinge wie Software, Werkzeuge etc. Berücksichtigen Sie auch Erweiterungen und Ersatzbeschaffungen. Sehen Sie sich im Geschäft um: Was müsste erneuert, renoviert oder ausgebaut werden? Haben Sie das Gefühl, Sie müssen in der kommenden Zeit mehr investieren als früher, um leistungskräftig zu bleiben? Das alles erfordert dann auch mehr Liquidität.
  • Welche Tilgungen haben Sie im Rahmen von Kreditverträgen mit der Bank vereinbart? - Gibt es hierbei Änderungen (z.B. Ende der tilgungsfreien Zeit bei öffentlich geforderten Krediten)?
  • Rechnen Sie mit Steuerforderungen und entsprechend höheren Vorauszahlungen? -  Dann planen Sie Reserven hierfür ein.
  • Müssen oder wollen Sie Ihre Entnahmen verändern, ... - weil Sie privat mehr oder weniger Geld benötigen? Berücksichtigen Sie auch das. Wenn Sie diese Fragen durchgegangen sind, werden Sie ein Gefühl dafür bekommen haben, wie wichtig das Thema Liquiditätssicherung für Sie in den kommenden Monaten sein wird. Am besten stellen Sie nun – falls noch nicht geschehen – einen umfassenden Liquiditätsplan für Ihren Betrieb auf.

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Schritt 2: Kunden zum schnellen

Zahlen bewegen Alle Kunden sind gleich wichtig – diese Aussage ist für viele Unternehmer ein „Glaubenssatz“. Nur leider fahren sie damit nicht gut! Natürlich sollen Sie alle Kunden gleichermaßen freundlich bedienen. Den- noch sind einige Kunden für Sie wichtiger als andere.

Aspekt 1: Hoher Rohertrag - Der Rohertrag ist der Anteil vom Umsatz, der nach Abzug Ihrer Bezugskosten (Wareneinkauf, Rabatte) bei Ihnen „hängenbleibt“. Je höher der Rohertrag ist, den Sie an einem Kunden verdienen, desto wichtiger ist dieser Kunde für Sie. Er stärkt die Einnahmeseite Ihres Betriebs weit mehr als ein Kunde, der nur wenig bei Ihnen ausgibt und womöglich noch um den Preis feilscht. So kann dieser Kunde Ihre Liquidität entscheidend verbessern – wenn auch Aspekt 2 zutrifft!  

Aspekt 2: Schnelligkeit der Zahlung - Betrachten Sie zudem, wie lange ein Kunde Sie auf Ihr Geld warten lasst. Außenstände, die Sie vorfinanzieren, drücken nämlich ganz besonders auf Ihre Liquidität. Eine Kunden-Rangfolge vom Aspekt der Zahlungsschnelligkeit her kann so aussehen (von wichtig bis unwichtig):

  1. Barzahler bei Leistungserbringung/Warenübergabe (Bargeld, ec-Karte)
  2. Vorauszahler (Vorkasse, Anzahlungen)
  3. Zahler per Einzugsermächtigung oder Kreditkarte
  4. Zahler gegen Rechnung, die Ihr Skontoangebot nutzen (z.B. Zahlung innerhalb von 7 Tagen, 2% Skonto)
  5. Zahler gegen Rechnung, die die Zahlungsfrist voll ausschöpfen (z.B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug)
  6. Zahler gegen Rechnung, die erst nach Mahnungen zahlen

Die Rangfolge enthält zugleich eine Handlungsempfehlung

Sie verbessern Ihre Liquiditätssituation, indem Sie mehr Kunden dazu bringen, sich in die Kategorien 1, 2 und 3 einzureihen. Und indem Sie solche Kunden auch ganz besonders an Ihr Unternehmen binden! Das gilt erst recht, wenn es um Kunden geht, die Ihnen einen hohen Rohertrag bescheren! Was Ihre Kunden akzeptieren werden, hängt natürlich von Ihrer Branche ab und den Zugeständnissen, die Ihre Mitbewerber machen. Dennoch gilt: Fragen kostet nichts! Klären Sie die Zahlungsweise schon bei der Auftragsannahme bzw. Vertragsverhandlung ab. Die folgende Tabelle gibt Ihnen hierzu Tipps und Formulierungshilfen.

So erhöhen Sie die Zahlungsschnelligkeit Ihrer Kunden

Situation: Sie gehen in Vorleistung.

Maßnahme: Fragen Sie den Kunden nicht, ob er eine Anzahlung leisten will, sondern wie viel er anzahlen möchte!

Formulierung: Sie sind ein guter Kunde. Da können wir die Anzahlung gering halten. 20 oder 15%?

Situation: Der Kunde zahlt nach Abschluss Ihrer Lieferung/Leistung.

Maßnahme: Sorgen Sie für Bareinnahmen! Der Kunde soll möglichst nicht auf die Idee kommen, er könne in Ruhe die Rechnung abwarten.

Formulierung: Wie möchten Sie bei der Lieferung zahlen: bar oder mit EC-Karte?

Situation: Der Kunde verlangt das Zahlen auf Rechnung.

Maßnahme: Liefern Sie sich ihm nicht aus, indem Sie ihm den Zeitpunkt der Überweisung überlassen. Bitten Sie ihn um eine Einzugsermächtigung.

Formulierung: Natürlich bekommen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung. Der Betrag ist erst dann zur Zahlung fällig. Wir sorgen für die fristgerechte Abbuchung – das ist bequem und sicher für Sie. Bei welcher Bank sind Sie? (...) Und Ihre Kontonummer, bitte?

Situation: Der Kunde gibt Ihnen keine Einzugsermächtigung und/oder hat sich bisher immer viel Zeit mit dem Überweisen gelassen.

Maßnahme: Stellen Sie die Rechnung sofort – sonst denkt der Kunde (meist unbewusst), Sie hätten es auch mit dem Zahlungseingang nicht so eilig. Gewähren Sie Skonto als Anreiz für schnelles Zahlen. Rechnen Sie den Betrag für den Kunden aus – das wirkt überzeugender als eine abstrakte Prozentzahl.

Formulierung: Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum bekommen Sie 2% Skonto. Das wirkt in Ihrem Fall wie ein Rabatt von xy€. Lassen Sie sich den nicht entgehen!

Situation: Der Kunde hat in der Vergangenheit erst auf Mahnungen hin gezahlt.

Maßnahme: Versuchen Sie beim nächsten Auftrag, die Maßnahmen 1 bis 3 in dieser Reihenfolge durchzusetzen. Gelingt dies nicht, prüfen Sie, ob Sie auf diesen Kunden besser verzichten können.

Formulierung: Es tut mir leid, dass wir uns in der Vergangenheit nicht einigen konnten, wann unsere Rechnung zu begleichen ist. Für dieses Geschäft müssen wir das besser machen. Ich schlage vor: ...

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