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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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Selbstständige: Alle Belege 2009 in Ordnung?

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Steuer

Von Gerhard Schneider,

haben Sie schon alle Belege für Ihre Steuererklärung 2009 zusammengestellt? Langsam wird es Zeit – denn der Abgabetermin ist der 31.5.2010, wenn Sie keine Fristverlängerung beantragt haben.

Haben Sie schon alle Belege für Ihre Steuererklärung 2009 zusammengestellt? Langsam wird es Zeit – denn der Abgabetermin ist der 31.5.2010, wenn Sie keine Fristverlängerung beantragt haben. Tipp: Sie sollten ein wenig Zeit dafür einplanen und sich möglichst jede Rechnung und jede Barquittung genau anschauen. Gerade dann, wenn Sie viele Betriebsausgaben geltend machen – vielleicht mehr als der Durchschnitt Ihrer Branche –, steigt die Gefahr, dass sich das Finanzamt Ihre Unterlagen einmal genauer ansehen will. Das muss nicht unbedingt direkt eine große Betriebsprüfung sein. Es kann passieren, dass Ihr Sachbearbeiter im Finanzamt Belege anfordert, um stichprobenartig zu überprüfen, ob Sie über die geltend gemachten Ausgaben auch ordentliche Rechnungen oder Quittungen haben.

Selbstständige: Jetzt alle Belege zusammenstellen und ordnen

Wenn Sie jetzt Ihre Belege zusammenstellen und die Beträge schon in ein Buchhaltungsprogramm eingeben, prüfen Sie bereits genau, ob alle Eingangsrechnungen den strengen Anforderungen entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten. Sonst werden sie im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt nicht anerkannt. Nutzen Sie dazu einfach die folgende Checkliste:

Checkliste: Überprüfen Sie, ob diese Angaben in Ihren Eingangsrechnungen enthalten sind!

  Rechnung bis 150 € Rechnung über 150 €
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens Pflicht Pflicht
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer   Pflicht
Name und Anschrift des Leistungsempfängers   Pflicht
Ausstellungsdatum Pflicht Pflicht
Fortlaufende Rechnungsnummer   Pflicht
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung   Pflicht
Menge und Bezeichnung der Ware und/oder Art und Umfang der Leistung. Wichtig: Beschreibung der Leistung muss nachvollziehbar sein! Es müssen z. B. genaue Beschreibungen der ­ausgeführten Arbeiten enthalten sein. Pflicht Pflicht
Nettobetrag   Pflicht
Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung Pflicht Pflicht
Umsatzsteuerbetrag   Pflicht
Bruttobetrag keine Pflicht, aber sinnvoll Pflicht
Hinweis auf im Voraus vereinbarte Skonti oder Rabatte   Pflicht
Fälligkeitstermin keine Pflicht, aber sinnvoll keine Pflicht, aber sinnvoll


Selbstständige: Wenn Sie auf fehlerhafte Rechnungen stoßen

Stoßen Sie auf eine fehlerhafte Rechnung, haben Sie 2 Möglichkeiten:

  1. Sie fordern beim ausstellenden Unternehmen eine neue an. Doch das kann erfahrungsgemäß dauern. Deshalb ist der zweite Weg oft einfacher.
  2. Sie korrigieren die Rechnung selbst. Zwar können Ergänzungen oder Berichtigungen in der Regel nur von demjenigen vorgenommen werden, der die Rechnung ausgestellt hat. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings eine wichtige Ausnahme: Eine Berichtigung oder Ergänzung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (also von Ihnen) ist nur dann in Ordnung, wenn der Rechnungssteller die Änderungen schriftlich bestätigt. Das heißt für Sie: Senden Sie die korrigierte Rechnung (in Kopie) an das ausstellende Unternehmen, und bitten Sie, die Änderungen mit Datum und Unterschrift abgezeichnet an Sie zurückzuschicken. Reagiert der Lieferant weder auf Ihre Bitte, eine neue Rechnung auszustellen, noch auf Ihre Berichtigung, drohen Sie mit Schadensersatzforderungen: Sollte eine Rechnung durch sein Verschulden nicht anerkannt werden, werden empfindliche Zinszahlungen ans Finanzamt fällig. Diese können Sie gegenüber dem Lieferanten geltend machen.

Selbstständige: Wenn Ihre Belege verloren gegangen sind

Auch wenn Ihnen Belege verloren gegangen sind, müssen Sie nicht auf den Betriebsausgabenabzug verzichten. Stattdessen dürfen Sie einen Eigenbeleg erstellen – mit diesen Angaben:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • genaue Bezeichnung des Gegen­stands bzw. der Leistung, die bezahlt wurde
  • das Datum der Aufwendung
  • der Brutto-Preis (inkl. MwSt.), den Sie gezahlt haben, und der Hinweis, dass Sie keine Vorsteuer geltend gemacht haben – das ist nämlich bei einem Eigenbeleg untersagt
  • Grund, weshalb Sie einen Eigenbeleg ausgestellt haben, sowie eine glaubhafte Begründung dafür, dass Sie die Ausgabe tatsächlich getätigt haben
  • das Ausstellungsdatum des Eigenbelegs
  • Ihre eigenhändige Unterschrift

 

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