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Selbstständige: Die Steuerfalle am Telefon

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Steuer Selbststaendige Telefonkosten

Von Gerhard Schneider,

Kunden erwarten heutzutage mehr denn je, dass ihre Lieferanten und Dienstleister „praktisch rund um die Uhr“ erreichbar sind. Während Großunternehmen mithilfe eines internen oder externen Callcenters „stets und ständig“ Kundenanrufe entgegen nehmen können, müssen Sie als Selbstständiger oder Kleinunternehmer eine andere Lösung finden.

Auch wenn Sie versuchen werden, möglichst oft selbst abends und am Wochenende für Ihre Kunden persönlich erreichbar zu sein: Besser ist es, wenn Ihre Mitarbeiter bereit sind, zumindest an einem Abend pro Woche oder ein Wochenende im Monat telefonisch für die Kunden erreichbar zu sein. Und noch viel wichtiger: Viele Kunden sind ihrerseits überhaupt erst abends erreichbar. Sie „um diese Zeit noch“ zu erreichen, ist ein Service, der besonders gut ankommt. In solchen Fällen entstehen Ihnen nicht nur zusätzliche Lohnkosten, sondern Ihren Mitarbeitern auch zusätzliche Telefonkosten. Letztere können Sie Ihren Mitarbeitern unter folgenden Voraussetzungen steuerfrei erstatten und selbst als Betriebsausgaben absetzen:

1. Möglichkeit: Einzelgespräche abrechnen

Ihre Mitarbeiter belegen jedes berufliche Gespräch, indem sie Einzelverbindungsnachweise vorlegen.

2. Möglichkeit: repräsentativen Zeitraum auswählen

Stattdessen können Ihre Mitarbeiter einmalig aber auch über einen Zeitraum von 3 Monaten den Anteil der dienstlichen Gespräche an allen von zu Hause aus geführten Telefonaten nachweisen. Das geht ebenfalls am einfachsten mithilfe der Einzelverbindungsnachweise. Den so ermittelten Anteil können Sie Ihren Mitarbeitern dann für den Rest des Jahres von jeder Telefonrechnung steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben absetzen.

3. Möglichkeit: Pauschale zahlen

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch auf den Einzelnachweis verzichten und die Kosten auch nicht für einen repräsentativen Zeitraum erfassen wollen, gilt Folgendes: Bis zu 20 ?% der Telefonkosten, maximal jedoch 20 € monatlich, können Sie pauschal steuerfrei erstatten. Das akzeptiert das Finanzamt aber nur dann, wenn bei dem jeweiligen Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten anfallen, z. B. bei Kundendienstmonteuren und Kundendienstberatern.

4. Möglichkeit: PC und Telefonanschluss zur Verfügung stellen

Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern auch einen betrieblichen PC einschließlich Internet- und Telefonanschluss zur Verfügung stellen, so dass er die Ergebnisse der Telefonate gleich verarbeiten kann. Das ist steuer- und sozialversicherungsfrei möglich und umfasst vor allem auch die laufenden Telefonkosten. Sämtliche Kosten können Sie als Betriebsausgaben absetzen.

Besonders erfreulich: Die Steuerbefreiung und der Betriebskostenabzug umfassen die private Nutzung des Geräts nebst Zubehör sowie die privaten Verbindungsentgelte für Internet und Telefongespräche. Das gilt für die Grundgebühren und die Einzelverbindungskosten gleichermaßen. Wichtig ist nur, dass der PC im Eigentum Ihrer Firma bleibt.

Muster: betriebsprüfungssichere Vereinbarung mit dem Mitarbeiter

Die Firma überlässt Frau/Herrn .............. kostenlos einen Personalcomputer, Hersteller: ........., Typ-Bezeichnung: ..... einschließlich folgender Software: ...........­

..... und folgendem Zubehör: ..............

zur privaten Nutzung in seiner Wohnung. Sämtliche Hard- und Software verbleibt im Eigentum der Firma. Zusätzlich erstattet die Firma Frau/Herrn .............. alle laufenden Kosten für den Betrieb des PC (Telefon- und Providerkosten für den Internetzugang).

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