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Selbstständige: Drei Gründe, warum Sie Ihr Belegwesen digitalisieren sollten

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Von Gerhard Schneider,

Wenn Sie gelegentlich einen Blick in die Buchhaltung Ihres Unternehmens werfen – vor allem die Belegverwaltung, werden Sie es sicher sofort glauben: Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz ist für die deutsche Wirtschaft die teuerste aller Informationspflichten.

 

Selbstständige: Belegverwaltung mit Abstand am teuersten

Unternehmen wenden hierzulande jährlich 6,2 Milliarden € für diese Pflicht auf, meldete Heute im Bundestag vor ein paar Monaten – von insgesamt 47,6 Milliarden € jährlich. Selbst die ebenfalls besonders kostenträchtige Abgabe der Umsatzsteuererklärung liegt mit 3,65 Milliarden € deutlich dahinter, ebenso die Pflicht zur Jahres- und Konzernabschlusserstellung nach dem Handelsgesetzbuch mit 3,54 Milliarden €) oder auch etwa die Pflicht zur Gewerbesteuererklärung mit 1,6 Milliarden €.

 

Selbstständige: Daten-Management-Systeme sparen Geld

Um den Papierberg zu reduzieren, bieten viele Hersteller ein Daten-Management-System (DMS) an. Für Sie hat das 3 Vorteile:

  • Sie haben weniger Papier zu lagern und zu verwalten,
  • alle Mitarbeiter können problemlos auf alle Datensätze samt Buchungen und Belegen zugreifen und
  • auch nach Jahren finden Sie über die elektronisch leicht mögliche Indizierung Ihre Belege rasch wieder.

Selbstständige: So läuft die Digitalisierung

Wenn Sie ein Daten-Management-System in Ihrem Unternehmen einsetzen, wird jeder Schriftverkehr, der Ihr Unternehmen in Papierform erreicht zunächst eingescannt.Nach der Belegerfassung gehen die Papierbelege zu den jeweiligen Buchhaltern. Die rufen den digitalen Beleg auf und verbinden ihn bei der Kontierung mit dem jeweiligen Buchungssatz untrennbar. Das Dokument wird nun nach Ihren Vorgaben indiziert, damit Sie es immer wieder finden können.

So geht es weiter: Für jede Buchung können Sie also gleich den entsprechenden Beleg anzeigen lassen - unabhängig vom Bearbeiter.Die allermeisten Papierdokumente können Sie nun entsorgen. Sie nehmen keinen Platz mehr weg und brauchen nicht mehr aufwändig verwaltet zu werden. Auf zwei Punkte müssen Sie bei der Digitalisierung allerdings achten:

  1. Die Festplatte muss groß genug sein.
  2. Und: Belege mit Zollstempel müssen Sie im Original aufbewahren..

Nicht vergessen: den elektronischen Geschäftsverkehr! Auch Ihre E-Mails mit steuerlichem Inhalt sollten Sie beim Umstieg auf das digitale System archivieren und für mindestens 10 Jahre lesbar machen

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