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Selbstständige: Fahrtenbuch - jetzt ist der Wechsel möglich

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Von Gerhard Schneider,

Jetzt zum Jahreswechsel haben Sie wieder Möglichkeit die steuerliche Abrechnung Ihres auch privat genutzten Firmenwagens zu wechseln.

Wie Sie vielleicht wissen haben Sie bei mehr als 50-prozentiger betrieblicher Nutzung die Wahl: Sie nutzen entweder die 1-%-Methode oder Sie führen Fahrtenbuch, um den betrieblichen und den privaten Teil auseinander zu rechnen. In den meisten Fällen ist das Fahrtenbuch steuerlich günstiger – doch der Wechsel von der 1-%-Methode zum Fahrtenbuch ist nur zum Jahreswechsel – also zum 1. Tag des Geschäftsjahres – möglich (oder im laufenden Jahr nur dann, wenn Sie sich einen neuen Wagen anschaffen).

Selbstständige: Tipps für den Wechsel zur Fahrtenbuch-Methode

Beachten Sie diese Tipps, wenn auch Sie mit Ihrem Firmenwagen zum 1.1.2010 zur Fahrtenbuch-Methode wechseln wollen: In Ihrem Fahrtenbuch führen Sie jede zurückgelegte Strecke einzeln auf. Dazu fordert das Finanzamt folgende Angaben:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand am Beginn und am Ende jeder dienstlichen Fahrt
  • Reiseziel (bei Umwegen Reise­route)
  • Reisezweck und Gesprächspartner
  • Bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer; zur besseren Übersicht sollten Sie aber auch die km-Stände zu Beginn und Ende der Fahrt angeben
  • Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk

Das Problem: Kleine Fehler, Ungereimtheiten oder Lücken schleichen sich beim täglichen Führen schnell ein. Diese Fehler nehmen die Finanzbeamten dann sofort zum Anlass, das gesamte Fahrtenbuch für nichtig zu erklären und den Privatanteil mit der 1-%-Methode anzusetzen. Das kann bei der Betriebsprüfung zu saftigen Nachzahlungen führen!

Selbstständige: Worauf die Prüfer in Sachen Fahrtenbuch besonders achten

  • Zeitnahe Aufzeichnungen: Das Finanzamt lehnt Fahrtenbücher ab, die über Wochen lückenhaft geführt und dann auf einmal nachgetragen wurden. Indizien dafür sind ein immer gleiches Schriftbild und der gleiche verwendete Stift. Füllen Sie Ihr Fahrtenbuch also möglichst direkt im Anschluss an jede Fahrt aus.
  • Fälschungssichere Aufzeichnungen: Ein Fahrtenbuch, das am Computer mit Excel erstellt wurde, akzeptiert das Finanzamt nicht (BFH, Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04). Grund: Die Eintragungen können nachträglich leicht verändert werden. Möglich ist jedoch die Nutzung von elektronischen Fahrtenbüchern, bei denen Änderungen der Eintragungen ausgeschlossen sind.
  • Keine Abweichungen bei Kilometerständen: Das Finanzamt verlässt sich nicht nur auf Ihre eigenen Kilometerangaben. Zusätzlich prüft es in Stichproben u. a. Tankquittungen, Inspektions- und TÜV-Rechnungen etc. Stimmen die dort vermerkten Kilometerstände nicht mit denen Ihres Fahrtenbuchs überein, wird das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen.

Selbstständige: Finanzamt darf nicht zu penibel sein bei der Fahrtenbuch-Entscheidung

Tipp: Wenn das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch wegen ein paar kleiner Fehler anzweifelt und nicht gelten lassen will, brauchen Sie sich das nicht unbedingt gefallen zu lassen. Denn allzu penibel dürfen die Beamten nicht sein. Dazu ein BFH-Urteil (vom 10.4.2008, Az. VI R 38/06), das Sie anführen können, wenn unersättliche Betriebsprüfer Ihr Fahrtenbuch wegen kleiner Fehler zerpflücken wollen: In diesem Fall hatte das Finanzamt moniert, dass in einem Jahr eine Fahrt nicht verzeichnet war. In einem anderen Jahr stimmten die Kilometerangaben im Fahrtenbuch nicht genau mit den Angaben auf den Werkstattrechnungen überein. Das Finanzamt wollte das Fahrtenbuch deshalb nicht anerkennen. So pingelig dürfen die Beamten dann doch nicht sein, urteilten die BFH-Richter. Es sei zwar wichtig, dass die Aufzeichnungen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden müssten, unter dem Strich komme es jedoch darauf an, ob trotz eventueller kleiner Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben sei und ob das Fahrtenbuch den zu versteuernden Privatanteil des Dienstwagens nachweise.

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