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Selbstständige: Holen Sie mehr aus Ihrer Reisekostenabrechnung heraus!

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Steuern Reisekosten

Von Gerhard Schneider,

Reisen sind teuer. Selbst in kleinen Unternehmen summieren sich die Kosten schnell zu einem großen Posten, wenn Sie häufiger Kunden besuchen. Erschreckend jedoch: Die meisten Selbstständigen nutzen nicht alle Pauschalen und alle steuerlichen Abzugsmöglichkeiten und verschenken deshalb bares Geld ans Finanzamt.

Damit Sie garantiert jede Abzugsmöglichkeit nutzen, hier die Übersicht der Betriebsausgaben und Pauschalen:

Rechnen Sie mit diesen Pauschalen in der Reisekostenabrechnung

Fahrtkosten können Sie in nachgewiesener und voller Höhe steuerlich geltend machen. Deshalb: Bewahren Sie sämtliche Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) sorgfältig auf. Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen unterwegs sind, fallen keine zusätzlichen Kosten an, weil dann ja sämtliche Fahrzeugkosten ohnehin schon Betriebsausgaben sind. Benutzen Sie dagegen Ihren privaten PKW oder ein anderes Fahrzeug für die Dienstreise, können Sie ab dem 1. gefahrenen Kilometer Pauschalen als Betriebsausgabe ansetzen. Hier sehen Sie wie viel Sie geltend machen können:

Verkehrsmittelkm-Pauschale
PKW0,30 €
Motorrad oder Motorroller0,13 €
Moped oder Mofa0,08 €
Fahrrad0,05 €

Nehmen Sie bei einer Geschäftsreise noch andere Personen in Ihrem Fahrzeug mit, können Sie dafür jeweils 0,02 € zusätzlich als Betriebsausgaben ansetzen.

Reisekostenabrechnung: Mehraufwendungen für Verpflegung

Wenn Sie auf Reisen sind, ist die Verpflegung teurer als zu Hause, weil Sie Restaurants aufsuchen müssen. Deshalb zählen zu den Kosten einer Geschäftsreise bzw. der Auswärtstätigkeit auch die Ausgaben für Verpflegung. Allerdings können Sie nicht einfach Ihre Restaurantquittungen nehmen und die Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Der Fiskus gewährt Ihnen nur einen pauschalen Betriebsausgabenabzug – und das auch erst, wenn Sie mindestens 8 Stunden unterwegs waren. Welche Beträge Sie pauschal geltend machen können, sehen Sie hier:

Dauer der AbwesenheitPauschale
24 Stunden24 €
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden12 €
Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden6 €

So rechnen Sie die Pauschale in der Reisekostenabrechnung ab

Die Geschäftsreise beginnt, wenn Sie Ihr Büro bzw. – wenn Sie von zu Hause aus starten – Ihre Wohnung verlassen. Sie endet, wenn Sie erstmals wieder zurück­kehren. Wenn Sie also mehrere Geschäfts­reisen verbinden, rechnen Sie diese zusammen.

Beispiel: Sie reisen von Ihrem Büro aus am 3.5. um 8 Uhr zu einem Seminar ab. Von dort aus fahren Sie um 17 Uhr direkt weiter zu einem Kundentermin. Erst gegen 22 Uhr kehren Sie zurück. Ergebnis: Die Dienstreise dauert insgesamt 14 Stunden. Sie können also 12 € als Verpflegungspauschale ansetzen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe steuerlich abzugsfähig. Eine Höchstgrenze gilt hier nicht.

Reisenebenkosten

Neben Übernachtung und Verpflegung entstehen Ihnen weitere Kosten. Diese Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener Höhe steuerlich geltend machen, wenn diese beruflich veranlasst sind.

Hier eine kleine Übersicht, was dazu zählen kann:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts
  • Straßenbenutzung (Maut)
  • Parkplatzgebühren
  • Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen
  • Mietwagengebühren
  • Eintritts- und Seminarkosten

Folgende Kostenpositionen sind dagegen grundsätzlich nicht als Reisenebenkosten absetzbar:

  • Anschaffungskosten anlässlich der Dienstreise ohne jeglichen beruflichen Bezug (z. B. Kauf einer Reisetasche, eines Koffers oder eines Reiseweckers)
  • Kosten der allgemeinen Lebensführung (z. B. Kauf eines Stadtplans, eines Reiseführers oder einer Tageszeitung)
  • Verlust von Geld oder Schmuck
  • Knöllchen, also Verwarnungs- und Bußgelder, die Sie während Ihrer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug bzw. mit dem Firmenwagen „einsammeln“

 

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