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Mehr Effizienz und Erfolg in Besprechungen: 6 goldene Meeting-Regeln

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Von Bettina Steffen,

1. Meeting-Regel: Formulieren Sie TOP als Ziele

Definieren Sie für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) die Zielsetzung – und teilen Sie diese den Teilnehmern schon in der Einladung mit. Am besten formulieren Sie jeden Besprechungspunkt so, dass Ihre Zielsetzung sofort deutlich wird
Beispiele:
Statt „Produkteinführung“ formulieren Sie: „Beschluss des Zeitplans, nach dem der Artikel Z eingeführt werden soll“.
Und statt „Budgetplanung“: „Beschluss, wie der vorgegebene Etat 2008 in den Projekten verwendet wird“.

2. Meeting-Regel: Verpflichten Sie alle Teilnehmer auf die Agenda

Dazu stellen Sie die Tagesordnung in den ersten Minuten der Besprechung kurz vor. Welche Punkte wollen Sie ansprechen? Mit welcher Priorität? Sichern Sie sich das Einverständnis aller Anwesenden.

3. Meeting-Regel: Visualisieren Sie so viel wie möglich

Notieren Sie Themen und Zielsetzungen gleich zu Anfang auf einem Flipchart. Ist ein Punkt abgehandelt, machen Sie dahinter einen großen Haken – das motiviert!
Arbeiten Sie zudem mit einer Zweifeldertafel:
? Linke Spalte: Was genau ist das Problem?
? Rechte Spalte: Was können wir dagegen tun?
Die entwickelten Lösungen bleiben so viel besser im Gedächtnis haften – und Sie haben gleich eine gute Grundlage für Ihr Protokoll.

4. Meeting-Regel: Moderieren Sie mit Fragen

Ziel ist: Alle Betroffenen sollen sich mit den Entscheidungen identifizieren.
Fragen sind dafür ein sehr gutes Instrument. Verwenden Sie offene Fragen, um die Gruppe zu aktivieren und das Wissen aller Teilnehmer offen zu legen: „Welche Lösungen können Sie sich vorstellen?“, „Wie könnten wir das umsetzen?“ Mit geschlossenen Fragen führen Sie abschließende Entscheidungen herbei: „Stimmen Sie dem Vorschlag zu?“

5. Meeting-Regel: Verankern Sie Wortbeiträge stets auf der Sachebene

Greifen Sie als Moderator unsachliche Aussagen oder persönliche Angriffe sofort auf, um die Diskussion auf die sachliche Ebene zurückzuführen. Hinterfragen Sie einfach, in welchem Zusammenhang der Wortbeitrag zum Thema steht: „Herr Werner, Ihr Einwand zeigt mir, dass Sie den Vorschlag von Frau Höller mit Skepsis sehen. Wo genau liegen Ihre Bedenken?“

6. Meeting-Regel: Vereinbaren Sie verbindliche Maßnahmen

Halten Sie jede Entscheidung schriftlich fest, nach dem Motto: „Wer was bis wann zu welchem Zweck erledigt“. Vereinbaren Sie auch, wie das Einhalten der Verpflichtungen nachgeprüft wird.
Tipp: Verwenden Sie für Ihren Maßnahmenkatalog nur Formulierungen,
die ein Tätigkeitswort (Verb) enthalten. Beispiel: „Herr Müller überprüft die Alternativen bis morgen.“ So wird Ihre Vereinbarung wirklich konkret.
Extra-Tipp: Sagen Sie ein aufmunterndes Schlusswort
Die Teilnehmer sollen das Meeting positiv gestimmt und motiviert verlassen. Unterstützen Sie dieses Ziel durch ein aufmunterndes Schlusswort. Das braucht nicht viel Zeit, hat aber viel Effekt.
Beispiele:
„‚Man muss die Leute erst zu Wort kommen und dann auch machen lassen‘,
sagte einmal Gerhard Cromme, langjähriger Vorstandvorsitzender von Thyssen Krupp. Auch wir wollen nach den Worten zu den Taten schreiten. Ich bedanke mich bei Ihnen für die konzentrierte Arbeit und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.“
„Ich zitiere Franz Grillparzer (1791- 1872): ‚Man sage nicht, das Schwerste sei die Tat, das Schwerste dieser Welt ist der Entschluss.‘ Wir haben also das Schwerste schon hinter uns - ich bedanke mich bei Ihnen für die hohe Entschlussfreude. Machen wir uns freudig an das Leichtere: die Tat.“

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