Das Problem kennen Sie als Selbstständiger vermutlich: Eigentlich ist immer mehr Arbeit da, als Sie erledigen können. Kunden wollen betreut, Termine geplant, Mitarbeiter angewiesen, fachliche Arbeiten erledigt werden. Dann ist da noch die Buchhaltung, die Arbeit für Finanzamt und Sozialversicherung – kein Wunder, wenn sich die Papierberge in Ihrem Büro manchmal hoch auftürmen.
Arbeitsabläufe realistisch planen: Nutzen Sie die ALPEN-Methode
Ob Sie nur den folgenden Tag, die nächste Woche, einen Monat oder das ganze Jahr planen, diese Methode hat sich in der Praxis gut bewährt. Nehmen Sie sich z. B. am letzten Arbeitstag der Woche eine halbe Stunde Zeit, um die Folgewoche zu planen. Und am Ende eines jeden Arbeitstages können Sie innerhalb von 5 Minuten die Aufgaben des Folgetages realistisch planen.
A: Aufgaben festlegen
Schreiben Sie auf,welche Aufgaben Sie erledigen müssen. Und zwar alle: Welche Telefonate müssen Sie führen, welche Bestellungen machen,welchen Mitarbeiter einweisen,welchen Kunden besuchen usw.
L: Länge schätzen
Schätzen Sie für jede dieser Aufgaben den benötigten Zeitaufwand. Den sollten Sie möglichst kurz, aber realistisch planen. Bedenken Sie dabei:Arbeiten neigen dazu, sich so lange auszudehnen, wie man Zeit für sie hat…
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P: Pufferzeit reservieren
Wie realistisch Sie den Zeitbedarf für Ihre Aufgaben auch schätzen, es wird doch immer wieder Unvorhergesehenes passieren, das Ihren fein ausgearbeiteten Zeitplan durcheinander bringt. Deshalb sollten Sie nach der 60/40- Regel vorgehen:Verplanen Sie immer nur 60 % Ihrer verfügbaren Zeit und lassen sich einen Spielraum von 40 % für Dinge, die Sie nicht voraussehen oder realistisch planen können (Störungen, Spontanes, Unvorhergesehenes).
E: Entscheidungen treffen
Entscheiden Sie,welche der aufgelisteten Aufgaben Sie unbedingt erledigen müssen. Tun Sie das Wichtigste immer zuerst, dann das Dringende. Alles andere können Sie auch später noch erledigen.
N: Nachkontrollieren
Nehmen Sie sich am Ende eines Planungszeitraums ein paar Minuten Zeit, um zu sehen, wie gut Ihre Planung funktioniert hat. Übertragen Sie unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag bzw. die nächste Woche. Prüfen Sie selbstkritisch, wo Sie besser im Plan hätten bleiben können und welche Störungen Sie zukünftig vermeiden können bzw. besser einkalkulieren müssen.Übrigens: Sie brauchen nicht unbedingt ein Zeitplansystem oder ein schickes elektronisches Gerät, damit Sie Ihre Aufgaben realistisch planen können. Ein einfaches, selbst angelegtes Formular mit den Rubriken „Termine“, „Telefonate“, „Aufgaben“ tut es auch. Sie füllen es abends aus und legen es auf Ihren Schreibtisch,wo Sie morgens mit dem Abarbeiten beginnen.
