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6 Grundregeln für stilvolle E-Mails

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So gelingt die Kommunikation via E-Mail

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

erhalten Sie Ihre Post mittlerweile auch überwiegend per E-Mail?

Gerade im geschäftlichen Bereich hat der elektronische Postweg dem herkömmlichen weitgehend den Rang abgelaufen. Die Vorteile sind ja auch überzeugend: E-Mails lassen sich ohne großen Aufwand schnell versenden, beantworten und erreichen umgehend den Empfänger.

Aber gerade weil bei E-Mails alles so schnell und einfach geht, erwecken diese oft den Eindruck, dass es sich der Absender ein wenig zu leicht gemacht hat, sprich: die Form und den Stil beim Schreiben vernachlässigt hat.

Ebenso nachlässig lesen wir solche E-Mails meist auch, weil sie uns einfach nicht „ansprechen“. Und damit steht sich der Absender der E-Mail, ganz gleich welches Ziel er verfolgt, selbst im Weg.

Damit Sie, liebe Leserin, lieber Leser, mir Ihrer elektronischen Post stets gut ankommen, habe ich hier die 6 Grundregeln erfolgreicher E-Mail-Kommunikation für Sie zusammengefasst:

 

 

So beweisen Sie Stil und erreichen leichter Ihr Ziel

1. Regel: Achten Sie auf die Form

Mit der Form gewinnt der Inhalt - oder anders ausgedrückt: Sie werten den Inhalt Ihrer elektronischen Post auf, indem Sie Wert auf die Form legen. Dazu gehören:

  • eine persönliche Anrede, z. B. „Guten Morgen, Frau Mustermann“,
  • ein passender Abschiedsgruß wie „Herzliche Grüße aus München" und
  • ein ausformulierter Brieftext.

Vermeiden Sie Abkürzungen wie

  • „Feedback a. s. a. p.“ (as soon as possible). Freundlicher ist: „Bitte antworten Sie mir so schnell wie möglich.“
  • „Sofortige RS“ (Sofortige Rücksprache). Besser ist: „Ich bitte Sie um Rücksprache.“

 2. Regel: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

E-Mails werden flüchtiger gelesen als Briefe. Um sicherzugehen, dass der Inhalt auch aufgenommen wird, sollten Sie sich daher auf die Kernaussagen konzentrieren und diese in aussagekräftigen Sätzen präsentieren. Verzichten Sie auf Floskeln, die dazu führen können, dass der Empfänger die eigentliche Aussage überliest. Bevorzugen Sie präzise Angaben und setzen Sie schwammige Formulierungen auf die Tabu-Liste. Schreiben Sie statt

  • „Es wäre vielleicht ganz nett, mehr darüber zu erfahren.“: „Bitte schicken Sie mir Ihre Informationsbroschüre zu.“
  • „Ihr Angebot ist für uns nicht wirklich interessant.“: „Nein danke.“
  • „Das ist für uns nicht unbedingt erforderlich.“: „Diese technischen Zusatzfunktionen sind für uns unwichtig.“
  • „Es muss nicht sein, dass Sie extra noch einmal vorbeikommen.“: „Eine Telefonkonferenz genügt, um die offenen Punkte zu klären.“

 3. Regel: Verwenden Sie deutsche Wörter

Wenn Sie den Lunch absagen müssen, weil Sie nach dem Meeting noch einen Coaching-Termin haben, wird man Sie meist verstehen. Denn diese Anglizismen sind weit verbreitet und vielen bekannt. Andere aber sind schwieriger zu begreifen. Vermeiden Sie daher möglichst Sprachimporte und greifen Sie auf deutsche Wörter zurück. Schreiben Sie statt

  • „Wir wollen das Facility Management outsourcen, um dem Inhouse-cost-reduction-Plan zu entsprechen.“ „Wir wollen die Hausmeisterdienste auslagern, um die firmeninternen Sparvorgaben zu erfüllen.“

Prüfen Sie kritisch, ob ein solider deutscher Begriff wirklich zugunsten eines Fremdworts ausrangiert werden muss.

 4. Regel: Sagen Sie es einfach

Warum umständlich, wenn es doch auch einfach und verständlich geht? Verzichten Sie auf gekünstelte Formulierungen, die die sachlichen Aussagen unter Umständen verschleiern. Schreiben Sie statt:

  • „Leider muss ich Ihre Anfrage nach kostenfreier Reparatur abschlägig bescheiden.“: „Die Garantie ist abgelaufen. Für einen Preis von … Euro reparieren wir Ihr Gerät.“
  • „Bezüglich Ihres Angebots muss ich Ihnen leider mitteilen, dass es nicht unsere Vorstellungen trifft.“: „Unsere Vorstellungen sehen anders aus, und zwar: …“
  • „Wir haben keinen Bedarf.“: „Das brauchen wir nicht.“

 5. Regel: Zeigen Sie Alternativen auf

Wenn Sie dem Adressaten in seiner Sache nicht weiterhelfen können, zeigen Sie ihm Alternativen auf. Schreiben Sie statt

  • „Darüber kann ich zum jetzigen Zeitpunkt keine Auskunft erteilen.“: „Ich frage bei unserem Spediteur nach, wo Ihre Lieferung bleibt, und melde mich bis 17:00 Uhr bei Ihnen.
  • „Da bin ich nicht der richtige Ansprechpartner.“: „Dafür ist Frau Kundig zuständig. Ich leite Ihre Email an sie weiter.“

 6. Regel: Motivieren Sie den Adressaten

Hüten Sie sich vor demotivierenden Aussagen. Schreiben Sie statt

  • „Das weiß ich nicht.“: „Ich recherchiere das noch einmal gründlich für Sie und melde mich bis … bei Ihnen.“
  • „Dazu bin ich nicht berechtigt.“: „Ich leite Ihren Wunsch an meinen Chef weiter und kläre die Sache für Sie.“

Schreiben Sie auch exakt, was Sie erwarten, zum Beispiel:

  • „Bitte beantworten Sie meine Frage noch heute.“
  • „Bitte unterbreiten Sie mir bis morgen, 12:00 Uhr, Ihre Vorschläge zur Schadensbegrenzung.“

 

Fazit: Vermeiden Sie Missverständnisse! Lassen Sie den Adressaten nicht darüber grübeln, wie Ihr Schreiben zu verstehen sein könnte. Erleichtern Sie es ihm, Ihnen gedanklich zu folgen. Sie sollten wissen und formulieren, wohin Sie wollen, damit Sie diesen Weg gemeinsam gehen können.

 

 

Das ist wichtig!

Oftmals kommt es vor, dass der Name des Absenders nicht eindeutig erkennen lässt, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt. Gerade bei ausländischen Namen ist das oft der Fall.

  • Versuchen Sie keinen Glückstreffer, wenn Sie die Anrede in Ihrer E-Mail-Antwort formulieren.

Recherchieren Sie besser im Internet, ob der Name als weiblicher oder männlicher Vorname gebräuchlich ist. Wenn Sie auf diesem Weg keine verbindliche Information finden: Rufen Sie in der Firma des Absenders an und erkundigen Sie sich dort.

Gerade wenn es der Empfänger gewöhnt ist, fälschlicherweise als „Frau“ oder „Herr“ angeschrieben zu werden, können Sie ihn bereits mit der richtigen Anrede für sich einnehmen.

 

Mit herzlichen Grüßen

Ihre

 

Alexandra Sievers

 

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