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Die 7 goldenen Regeln einer effektiven Kontaktpflege

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Jörn Schötensack,

Kontakte sind das A und O in der heutigen Berufswelt. Wer auf der Karriereleiter vorankommen oder als Unternehmer erfolgreich sein will, ist darauf angewiesen, tragfähige Kontakte herzustellen.

Die 7 goldenen Regeln einer effektiven Kontaktpflege

Regel 1: Handeln Sie – und zwar sofort!

Wenn Sie an einer Person interessiert sind, sollten Sie schnell nach dem ersten Kontakt handeln – und „schnell“ bedeutet in der Regel innerhalb von maximal 72 Stunden. So lange sind Sie auf jeden Fall noch in guter Erinnerung; danach wird es immer schwieriger, an das Gespräch anzuknüpfen.

  • Rufen Sie beispielsweise an, und bedanken Sie sich für das nette Gespräch. Oder senden Sie eine SMS oder E-Mail mit einem kurzen Dank.
  • Schicken Sie Informationen, die Sie der Person versprochen hatten oder die Ihnen danach in die Hände kommen.

Baldiges Handeln ist vor allem auch dann angebracht, wenn Ihnen jemand eine Tür in seinem Netzwerk geöffnet hat. Es ist sehr unangenehm, jemandem einen Kontakt zu vermitteln und dann festzustellen, dass dieser nicht aufgegriffen wurde.

Regel 2: Bleiben Sie am Ball – aber spielerisch

Doch mit dem ersten Schritt ist es nicht getan. Wenn Sie einen tragfähigen Kontakt aufbauen, also eine Beziehung herstellen wollen, müssen Sie stets am Ball bleiben. Das wird Ihnen umso leichter fallen, je aufmerksamer Sie beim ersten Gespräch zugehört haben.

Betrachten Sie die weitere Kontaktpflege von der spielerischen Seite, anstatt krampfhaft nach Möglichkeiten zu suchen, wie Sie den Kontakt weiterspinnen können. Wenn Sie offen sind und spontan reagieren, werden Sie im richtigen Moment sicher die passende Idee haben.

Regel 3: So selten, so einfach und so wirksam: Bedanken Sie sich

Das ist das Networking-Geheimnis schlechthin – und sollte eigentlich selbstverständlich sein, was es jedoch nicht ist. Oder wann haben Sie das letzte Mal eine Dankeskarte erhalten?

Bedanken Sie sich wenigstens mit einer kurzen E-Mail oder SMS, wenn Sie eine Information, eine Kontaktadresse oder eine andere Leistung erhalten haben.

  • Sie werden damit angenehm in Erinnerung bleiben – eine gute Basis für die Beziehungspflege.
  • Außerdem ist es für Ihren Helfer eine wichtige Rückmeldung, ob Ihnen die Hilfestellung nützlich war.

Regel 4: Werden Sie selbst aktiv!

Warten Sie nicht, bis andere Sie zur Mitarbeit auffordern oder um Unterstützung bitten. Suchen Sie vielmehr selbst Gelegenheiten, um sich bei anderen zu melden. Dabei muss es gar nicht immer um Großes gehen. Zeigen Sie einfach durch kleine Details, dass Ihnen der andere wichtig ist und dass Sie wissen, womit er sich beschäftigt bzw. was ihn beschäftigt, beispielsweise:

  • Schicken Sie einem Kollegen einen Fachartikel zu seinem Spezialgebiet oder eine Internet-Adresse, die ihn interessieren könnte.
  • Empfehlen Sie Bücher, die Sie mit Begeisterung gelesen haben, oder verschenken Sie sie gleich.
  • Schicken Sie Geburtstagskarten oder elektronische Karten zu anderen Anlässen.
  • Bei engeren Kontakten: Schließen Sie die Familie mit ein. Notieren Sie sich, wenn Sie ein schlechtes Namensgedächtnis haben, auch Namen (und Alter) der Kinder.

Regel 5: Sammeln Sie Adressen

Sie wissen nie, wann Sie mal eine gute Grafikerin oder einen EDV-Spezialisten brauchen könnten. Gehen Sie deshalb sorgfältig mit den gewonnenen Informationen um. Sammeln Sie Visitenkarten in einer Kartei, oder übertragen Sie die Informationen in ein (elektronisches) Adress- oder Kontaktmanagementsystem. Notieren Sie sich dazu – als Gedächtnisstütze – Ort und Anlass des Kontakts sowie einen Hinweis auf die Person (wie beispielsweise besondere Interessen, Werdegang).

Visitenkarten einfacher organisieren

Fürs Aufbewahren von Visitenkarten gibt es spezielle Alben, die jedoch recht unpraktisch sind, weil überformatige Karten nur nach vorherigem Zurechtstutzen hineinpassen und weil das Umsortieren sehr zeitaufwändig ist (was meist dazu führt, dass die Karten zuletzt ungeordnet eingesteckt werden). Falls Sie diese Alben nutzen oder bisher noch gar kein System haben, um Visitenkarten geordnet aufzubewahren, gefällt Ihnen vielleicht folgende Lösung:

Besorgen Sie sich einen kleinen Karteikasten mit alphabetischen Registerkarten, und ordnen Sie Ihre Visitenkarten dort ein. Mit diesem System bleiben Ihre Visitenkarten auch mobil: Für Geschäftstermine und -reisen können Sie die Karten, die Sie unterwegs voraussichtlich benötigen, aus dem Karteikasten nehmen (und nach dem Termin dort wieder einordnen).

Regel 6: Networken Sie zukunftsorientiert

In Krisenzeiten und in Phasen der beruflichen Neuorientierung zeigt sich, ob Ihr Netzwerk hält, was Sie sich davon versprochen haben. Dann brauchen Sie Menschen, auf die Sie sich verlassen können – und die sind nur vorhanden, wenn Sie vorher etwas für die Beziehung getan haben. Knüpfen Sie Kontakte also zukunftsorientiert. Je besser Sie Ihre Ziele kennen, desto leichter können Sie abschätzen, welche Kontakte dafür hilfreich sind.

Regel 7: Es geht um Menschen, nicht um Kontakte

Bedenken Sie jedoch bei der Auswahl Ihrer Kontakte immer: Wenn Sie mit einem Menschen nicht zurechtkommen, wird daraus nie ein tragfähiger Kontakt werden. Außerdem kostet Sie die Kontaktpflege dann zu viel Energie.

Suchen Sie sich also Leute, mit denen Sie spontan etwas anfangen können. Die können ruhig ganz anders sein als Sie selbst (davon profitieren Sie meist besonders), aber: Eine gewisse Grundsympathie sollte auf beiden Seiten vorhanden sein.

Überprüfen Sie jedoch auch immer wieder, ob sich Ihr Engagement lohnt. Fragen Sie sich vor einer Zusage: „Was bringt mir dieser Kontakt, diese Veranstaltung?“ Und nur weil Sie eingeladen werden, heißt es nicht, dass Sie auch hingehen müssen. Wenn Sie bei früheren Veranstaltungen festgestellt haben, dass Sie dort nicht die Menschen treffen, die Sie interessieren, sollten Sie rechtzeitig absagen.

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Wenn es um das Thema Umgangsformen geht, gibt es viel Verwirrung, viele Lügen oder Aussagen, die aus dem Zusammenhang gerissen wurden. In dem Newsletter "Knigge-Ticker" wird endlich mit Halbwissen und Unwahrheiten aufgeräumt.

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