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Gästebetreuung international

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Gäste zu begrüßen fängt nicht erst an der Firmenpforte an. Da erzähle ich Ihnen sicherlich nichts Neues. Sie können schon im Vorfeld einiges dafür tun, dass Ihr Gast so entspannt wie möglich bei Ihnen ankommt. Wie immer ist Ihre gute Planung alles: Sobald Sie den Termin kennen, klären Sie mit dem Sekretariat Ihres Besuchers ab, wie Ihr Gast zu Ihnen kommen wird.

Wird eine Abholung am Flughafen oder am Bahnhof erwartet? In welchem Hotel wird er wohnen? Kommt er in Begleitung? Ist Hilfestellung bei der Buchung erwünscht? Reist Ihr Gast mit dem Taxi, Mietwagen oder dem eigenen Wagen an? Dann ist eine genaue Wegbeschreibung hilfreich. Je leichter und unkomplizierter Ihr Besucher zu Ihnen findet, umso entspannter wird er bei Ihnen ankommen, und umso leichter wird es Ihnen bei der Begrüßung fallen, eine angenehme Atmosphäre zu erzeugen.

Immer mehr Unternehmen weiten ihre Kontakte international aus. Die Zahl der „Global Player“ wächst ständig und so sind auch Sie als Sekretärin oder Assistentin gefordert, internationale Gepflogenheiten zu kennen und anzuwenden. Wie Sie auf dem manchmal etwas glatten internationalen Parkett nicht ausrutschen, zeigen wir Ihnen in dem Beitrag „Wie Sie englischsprachige Besucher richtig begrüßen und umsorgen“.

Die wichtigsten Regeln für den Anfang

Informieren Sie die Mitarbeiter am Empfang Ihres Unternehmens über den Namen des Gastes, den Namen seines Unternehmens und die genaue Ankunftszeit. Ihr Gast wird es als unangenehm empfinden, wenn er nicht angekündigt ist. Stellen Sie sicher, dass der Empfang den Namen Ihres Gastes aussprechen und diesen korrekt begrüßen kann.
Klären Sie mit Ihrem Chef die Frage, wo der Gast im Haus abgeholt werden soll! Das kann unter verschiedenen Gesichtspunkten von immenser Wichtigkeit sein:

  1. Je weiter Sie dem Gast entgegenkommen, umso mehr zeigen Sie Ihre Wertschätzung für ihn und damit, wie wichtig Sie seinen Besuch nehmen.
  2. Den Gast bereits am Empfang abzuholen bietet sich immer dann an, wenn in Ihrem Unternehmen vertrauliche Vorgänge vor dem Blick Unbefugter geschützt werden sollen. Es ist immer besser, „ein Auge“ darauf zu haben, in welchen Bereichen Besucher sich umschauen.
  3. In einigen Fällen ist es angebracht, dass Ihr Chef den Besucher bereits am Eingang empfängt: Dies wird als besondere Ehrerweisung betrachtet und ist hochrangigen Gästen vorbehalten.

Achtung! Was für die Begrüßung gilt, gilt in diesem Fall auch für die Verabschiedung: Je weiter Sie den Gast später hinausbegleiten, umso höher die Wertschätzung.

Knigge Ticker

Wenn es um das Thema Umgangsformen geht, gibt es viel Verwirrung, viele Lügen oder Aussagen, die aus dem Zusammenhang gerissen wurden. In dem Newsletter "Knigge-Ticker" wird endlich mit Halbwissen und Unwahrheiten aufgeräumt.

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