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Sitzordnung – diese Grundregeln sind wichtig

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In kleinen Kreisen setzt sich jeder, wohin er will. Hier gilt normalerweise keine besondere Sitzordnung. Höflich ist es jedoch nach wie vor, dem ranghöchsten Gast die erste Platzwahl zu überlassen. Bei offiziellen Anlässen ist der Ehrenplatz rechts vom Gastgeber, ein weiterer Ehrenplatz links von ihm. Je niedriger der Rang des Gastes, desto weiter ist sein Platz vom Gastgeber entfernt. Diese Sitzordnung gilt für geschäftliche und private Treffen gleichermaßen.
Müssen Sie als Sekretärin für einen offiziellen Anlass eine Sitzordnung aufstellen, beachten Sie die folgenden Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs:

  • Damen und ausländische Gäste sollten niemals am Ende einer Tafel sitzen. Das gilt als unhöflich.
  • Platzieren Sie die Teilnehmer in jeder Hinsicht ausgewogen.
  • Die Gäste sollten im Hinblick auf ihr Geschlecht und Temperament gut verteilt sein. Platzieren Sie temperamentvolle Personen im Rahmen der Sitzordnung so, dass sie sich nicht gegenseitig in die Quere kommen.
  • Setzen Sie bei der Planung der Sitzordnung Menschen zusammen, die gemeinsame Interessen und Gesprächsthemen haben.
  • Sind auch Partner/Ehepartner eingeladen, müssen diese nicht mehr getrennt gesetzt werden. Daraus ist eine Kann-Bestimmung geworden.
  • Begleitpersonen haben immer denselben Rang wie der eingeladene Gast.
  • Runde Tische sind für eine gelungene Sitzordnung besonders gut geeignet, da es keine unbeliebten Außenplätze gibt.
  • Vermeiden Sie es, Tische zu nummerieren, denn dadurch entsteht eine Wertung. Geben Sie den Tischen besser Künstler- oder Blumennamen, zum Beispiel "Mozart-Tisch", "Rosen-Tisch".

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp, wenn ein Gast kurzfristig absagt: Der Ärger ist groß, wenn die Sitzordnung, die nach stundenlanger Arbeit endlich steht, wieder umgestoßen werden muss, weil Sie wenige Stunden vor der Veranstaltung spontane Absagen erhalten. Bewahren Sie die Nerven und prüfen Sie die Sitzordnung nach folgenden Kriterien: Ist es möglich, dass alle einen Platz aufrücken, sodass ein Außenplatz leer bleibt? Erlaubt es die Sitzordnung, die Stühle etwas lockerer zu stellen, um die Lücke zu schließen? Ist dies nicht möglich, muss der Platz notfalls frei bleiben. Für die Sitznachbarn ist die Kommunikation dadurch natürlich eingeschränkt. Ihr Chef oder Sie sollten den Betroffenen die Situation erklären und Ihr Bedauern äußern, um Ärger zu vermeiden.
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