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Was Sie bei der Begrüßung von Gästen beachten sollten

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Mit gutem Benehmen können Sie viele Konflikte vermeiden. Und damit Ihnen das bei der Begrüßung von Gästen und im Sekretariat gelingt, haben wir Ihnen die wichtigsten sechs Faustregeln zusammengestellt, was Sie bei der Begrüßung von Gästen nicht tun sollten:

Fehler Nr. 1 bei der Begrüßung von Gästen: Zu schlappen Händedruck geben

Damit wirken auch Sie schlapp. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie kräftig zudrücken – ohne den anderen zu verletzen. Und: Schütteln Sie die Hand Ihres Gegenübers nicht, sondern drücken Sie sie nur.

Fehler Nr. 2 bei der Begrüßung von Gästen: Dem Gegenüber zu nahe kommen

Rücken Sie dem Besucher beim Willkommenheißen nicht zu sehr „auf die Pelle“. Halten Sie ausreichend Abstand, zirka einen Meter. Das meistern Sie ganz einfach, indem Sie Ihren Arm bei der Begrüßung strecken und diesen Abstand im Gespräch beibehalten.

Fehler Nr. 3 bei der Begrüßung von Gästen: Ohne Punkt und Komma auf den Besucher einreden

Geben Sie dem anderen die Chance, auch mal was zu sagen, statt ihn mit Fragen zu bombardieren, die er dann nur einsilbig beantworten kann, weil Sie schon die nächste Frage abschießen.

Fehler Nr. 4 bei der Begrüßung von Gästen: Nur „Ich bin Frau Meier“ sagen

Dass Sie eine Frau sind, sieht der Besucher vermutlich. Also: Stellen Sie sich zeitgemäß mit Ihrem Vorund Zunamen vor. Das ist professionell, höflich und freundlich. Deshalb: „Guten Tag, ich bin Sabine Meier.“ Oder: „Mein Name ist Sabine Meier.“ Außerdem wäre es gut, wenn Sie Ihre Position ergänzen. Beispielsweise so: „Ich bin die Sekretärin von Herrn Dr. Müller.“

Fehler Nr. 5 bei der Begrüßung von Gästen: Dem unwichtigen vor dem wichtigen Gast die Hand geben

Die einfach Regel lautet: Sie sollten immer den Wichtigsten zuerst begrüßen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie nicht wissen, wer wer ist, dann gehen Sie auf die beiden oder gegebenenfalls mehrere Besucher zu und nennen Sie fragend den Namen des vermutlich wichtigeren. Er wird sich dann zu erkennen geben, und Sie können das Begrüßungsprogramm starten.

Fehler Nr. 6 bei der Begrüßung von Gästen: Einen Besucher mit Handschlag begrüßen und die anderen nicht

Alle oder keiner. Sie können nicht nur einem die Hand geben und beim Rest locker in die Runde winken, wenn Sie gleich mehrere Gäste begrüßen. Entweder geben Sie allen die Hand oder begrüßen alle mit einem Blick in die Runde. Generell gilt: Bei bis zu sechs Personen geben Sie jedem die Hand. Eine größere Gruppe können Sie mit einem Blick in die Runde begrüßen.

Müssen Sie sich bei der Begrüßung von Gästen an alle Empfehlungen halten?

Wie immer gilt: Empfehlungen sind Empfehlungen – das gilt auch bei Umgangsformen. Sie müssen sich nicht daran halten – es steht Ihnen komplett frei, was Sie tun. Allerdings: Wenn Sie auf die üblichen Regeln pfeifen, dann müssen Sie mit den Konsequenzen leben, die sich daraus ergeben. Ihre Professionalität leidet beispielsweise, oder Sie machen ganz einfach einen schlechten und unsicheren Eindruck.
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