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Jahresgespräch

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Jahresgespräche sind für viele Mitarbeiter und Führungskräfte eine reine Pflichtübung, weil „das Formular“ bei der Personalabteilung abgegeben werden muss.

Dabei verkennen beide Seiten, dass ein effizient durchgeführtes Jahresgespräch die Arbeitsergebnisse verbessern und die Motivation der Mitarbeiter erhöhen kann. Bereiten Sie deshalb jedes Jahresgespräch sorgfältig vor.

Bereiten Sie das Jahresgespräch gut vor

Ziel eines Jahresgespräches ist es,gemeinsam mit dem Mitarbeiter auf die vergangenen Monate zurückzublicken und „große“ Ziele zu vereinbaren. Auf diese Weise setzen Sie Ihrem Mitarbeiter den Rahmen, in dem er sich in Bezug auf die vielfältigen Sachaufgaben frei bewegen kann. Er erfährt außerdem, worauf es im kommenden Jahr entscheidend ankommt.

Legen Sie den Termin für das Jahresgespräch frühzeitig fest. So können Sie und Ihr Mitarbeiter sich genau darauf vorbereiten. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über die zu besprechenden Themen. Fordern Sie ihn auf, sich Stichpunkte, Fragen und Ziele zu notieren, die er im Jahresgespräch zur Sprache bringen will.

Reservieren Sie für das Gespräch einen Raum mit angenehmer Atmosphäre. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden können. Halten Sie sich mindestens 1 Stunde frei, denn unter Zeitdruck kann sich kein fruchtbares Gespräch entwickeln.

Informieren Sie sich anhand des Protokolls über den Inhalt des letzten Jahresgesprächs. Auf diese Weise wissen Sie, was im abgelaufenen Jahr von dem Mitarbeiter erwartet worden war. Prüfen Sie, ob die Vorgaben erfüllt wurden oder nicht. Lesen Sie die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters. Deckt sich diese mit den im letzten Jahresgespräch vereinbarten Zielen? Was müsste eventuell geändert werden, damit der Mitarbeiter seine Ziele besser erreichen kann?

Die richtige Durchführung eines Jahresgesrächs

Halten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Rückschau auf das abgelaufene Jahr. Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter bei allen Punkten Gelegenheit bekommt, seine Meinung zu äußern. Bieten Sie Ziele an, die Sie für sinnvoll halten. Beachten Sie dabei, dass unterschiedlich leistungsfähige Mitarbeiter auch unterschiedlich anspruchsvolle Ziele benötigen. Gute Mitarbeiter brauchen Perspektiven, die sie fordern. Unerfahrene Mitarbeiter müssen erst an ihre Aufgaben herangeführt werden.

Bitten Sie den Mitarbeiter, eigene Ziele zu benennen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter auch Gelegenheit, über Ihr Verhalten als Vorgesetzter zu sprechen. Vielleicht erhalten Sie Hinweise, wie Sie Ihr Führungsverhalten verbessern können.

Achten Sie bei der  Zielvereinbarung darauf, dass Ziele präzise formuliert werden, möglichst konkret messbar sind und terminlich festgelegt sein müssen. Legen Sie zusammen mit dem Mitarbeiter Entwicklungsmaßnahmen fest. Das können Weiterbildung, Umschulung oder die Durchführung bestimmter Projekte sein.

Bereiten Sie das Jahresgespräch nach

Verfassen Sie ein Gesprächsprotokoll, das sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter unterschreiben. Wenn dem Mitarbeiter im Gespräch Änderungen in seinen Arbeitsbedingungen oder Entwicklungsmaßnahmen zugesagt wurden, beginnen Sie mit der Umsetzung. Fragen Sie nach einigen Wochen, ob alle besprochenen Maßnahmen umgesetzt wurden und ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zielerreichung jetzt gegeben sind.

Erfassen Sie ein Gesprächsprotokoll, das sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter unterschreiben. Wenn dem Mitarbeiter im Gespräch Änderungen in seinen Arbeitsbedingungen oder Entwicklungsmaßnahmen zugesagt wurden, beginnen Sie mit der Umsetzung. Fragen Sie nach einigen Wochen, ob alle besprochenen Maßnahmen umgesetzt wurden und ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zielerreichung jetzt gegeben sind.

Die 5 häufigsten Fehler im Jahresgespräch

  1. Mangelnde Information: Sie haben sich nicht genügend vorbereitet. Da Sie nicht über ausreichend Informationen verfügen, gibt es keine Grundlage für gute Ideen, Anregungen und Lösungen. Folge: Ihr Mitarbeiter fühlt sich nicht ernst genommen und setzt seinerseits die Vereinbarungen des Jahresgespräches nur halbherzig um.
  2. Aneinander vorbeireden: Sie und Ihr Mitarbeiter hören sich gegenseitig nicht zu, jeder redet nur davon, welche Vorstellungen er hat. Folge: Das Gespräch endet entweder im Streit, oder die Formulierungen werden so unbestimmt gewählt, dass Missverständnisse vorprogrammiert sind.
  3. Fehlendes oder unvollständiges Protokoll: Dies führt dazu, dass Ihr Mitarbeiter sich an die Vereinbarungen nicht gebunden fühlt, weil sie ja „nur“ mündlich getroffen wurden. Folge: Sie haben keine Möglichkeit, den Mitarbeiter bei Abweichungen zur Rechenschaft zu ziehen. 
  4. Einseitiger Druck: Das Jahresgespräch wird von Ihnen als Chance benutzt, das Fehlverhalten des gesamten letzten Jahres zu kritisieren. Folge: Sie erzielen eine vollständige Demotivation, Ihr Mitarbeiter fühlt sich frustriert. 
  5. Vertrauensverhältnis zerstört: Während des Jahresgespräches werden Rahmenbedingungen für den Mitarbeiter versprochen, die später nicht eingehalten werden können. Folge: Der Mitarbeiter fühlt sich an die Vereinbarungen nicht mehr gebunden.
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