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Mitarbeitergespräche erfolgreich vorbereiten und durchführen

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Durch motivierende Mitarbeitergespräche stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit ganzem Einsatz zum Erfolg Ihres Teams und Unternehmens beitragen.

In Ihrem Führungserfolg werden Sie als Vorgesetzter daran gemessen, wie Sie mit Ihrem Team messbare und an der Unternehmenspolitik ausgerichtete Ziele erreichen und somit zur Wertschöpfung beitragen. Betrachten Sie Mitarbeitergespräche daher auch als wichtige Hilfe bei Ihrer Teamführung und nicht etwa als lästige Pflichtübung.

Von Mitarbeitergesprächen hängt vieles ab: Sie können mit gut durchgeführten Mitarbeitergesprächen das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Teamführung und den gemeinsamen Erfolg gewinnen, Sie können bei schlecht durchgeführten Mitarbeitergesprächen allerdings auch demotivieren. Als Vorgesetzter sollten Sie Mitarbeitergespräche daher gut vorbereiten.

So bereiten Sie Mitarbeitergespräche Schritt für Schritt vor

Vor allem vor schwierigen Mitarbeitergesprächen empfiehlt es sich für jeden Vorgesetzten, den Inhalt schriftlich vorzuformulieren. Denn eine schriftliche Vorbereitung zwingt Sie, ganz klar in Worte zu fassen, was Sie Ihrem Gegenüber mitteilen wollen:

1. Schritt: Definieren Sie das Ziel des Mitarbeitergesprächs

  • Was soll der Mitarbeiter in diesem Mitarbeitergespräch erfahren oder verstehen?
  • Was soll der Mitarbeiter anschließend (anders als bisher) tun?

2. Schritt: Suchen Sie nach stichfesten Begründungen

  • Mit welchen Argumenten wollen Sie überzeugen?
  • Wie wollen Sie die Zusammenhänge im Aufgabenbereich und / oder die Gründe für eine Entscheidung erklären?

3. Schritt: Bereiten Sie den Dialog vor

  • Was wollen Sie vom Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch erfahren oder hören?
  • Wie wollen Sie den Mitarbeiter fragen oder zum Reden ermutigen?

4. Schritt: Überlegen Sie sich eine mögliche Vereinbarung

  • Was muss am Ende des Mitarbeitergsprächs zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter fest vereinbart sein?
  • Wollen Sie einen Termin hierfür festlegen?

5. Schritt: Suchen Sie nach einem abschließenden „Lichtblick“

  • Wie wollen Sie das Mitarbeitergespräch positiv beenden?
  • Welche Hilfen und welchen Zuspruch braucht der Mitarbeiter von Ihnen? Denken Sie daran: Zur Aufgabe der Teamführung gehört immer auch die Mitarbeitermotivation.

Übersicht: Die 7 Phasen von Mitarbeitergesprächen

1. Phase: Begrüßung

Als Vorgesetzter beginnen Sie Mitarbeitergespräche bewusst höflich und freundlich: „Herr Müller, schön, dass  Sie da sind. Bitte setzen Sie sich.“ Bei notwendiger Kritik oder Kündigung bleiben Sie eher etwas distanzierter und kühler: „Frau Meier, bitte setzen Sie sich“.

2. Phase: Zum Thema kommen

Überfallen Sie den Mitarbeiter nicht mit einem Wortschwall und ausführlichen Erklärungen. Ein einziger Satz sollte zu Anfang von Mitarbeitergesprächen zunächst reichen, wie beispielsweise: „Herr Weinert, heute vereinbaren wir Ihre Ziele für das nächste Quartal“ oder „Frau Kesten, ich muss Ihnen leider die Kündigung aussprechen“.

3. Phase: Zuhören

Ihr Mitarbeiter weiß nun, was Sache ist. Bitte geben Sie ihm jetzt Raum, eventuell selbst erst einmal „Dampf abzulassen“: „Sie können mir doch nicht einfach kündigen!“ „Wieso mein Konfliktverhalten? Ich werde gemobbt!“ Eventuell möchte der Mitarbeiter Ihnen jetzt eigene Vorschläge oder Erklärungen präsentieren, wie beispielsweise: „Ja, ich weiß, meine Zahlen waren im letzten Jahr nicht ausreichend. Aber dafür gibt es gute Gründe ...“

4. Phase: Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung

Jetzt ist in Mitarbeitergesprächen die Zeit gekommen, zu sagen, was Sie zu sagen haben:

  • Bei Entscheidungen nennen Sie Ihre Gründe.
  • Bei Feedback, Beurteilung oder Kritik benennen Sie konkrete Beispiele und Ihre Einschätzung dazu.
  • Bei Zielvereinbarungen und Delegationen stellen Sie Ihre Erwartungen dar und erklären Sie, in welchem Gesamtzusammenhang der Beitrag des Mitarbeiters zu sehen ist.

5. Phase: Zuhören

Hören Sie sich jetzt gegebenenfalls die Meinung des Mitarbeiters an. Oder stellen Sie durch Gegenfragen fest, ob Ihre Botschaft richtig angekommen ist.

6. Phase: Zur festen Vereinbarung kommen

In dieser Phase des Mitarbeitergesprächs kennen Sie beide - Vorgesetzter und Mitarbeiter - den jeweiligen Standpunkt und können nun im fairen Austausch zum Ziel des Mitarbeitergesprächs kommen:

  • Respektieren Sie bei einer Zielvereinbarung und einer Delegation an dieser Stelle bitte Ihren Mitarbeiter als Experten in der Sache. Lassen Sie es sich sagen, wenn er Ihre Erwartungen für unangemessen hält, von Ihnen bestimmte Unterstützung braucht oder einen anderen Vorschlag zum Arbeitsprozess anbietet.
  • Rechnen Sie bei Feedback, Beurteilung und Kritik mit verletzten Gefühlen und auch mit dem Versuch, Sie umzustimmen. Vielleicht will der Mitarbeiter Ihnen erklären, warum Ihre Kritik nicht berechtigt oder Ihre Beurteilung zu negativ ist. Hören Sie zu, aber lassen Sie sich nicht auf ein Wortgefecht ein. Es darf nicht dabei herauskommen, dass
    ein Ihnen rhetorisch überlegener Mitarbeiter mit Ihnen um Ihre Einschätzung feilscht!
  • Rechnen Sie bei einem Kündigungsgespräch mit einem Wechselbad der Gefühle. Eventuell greift der Mitarbeiter Sie rhetorisch an, weil er die Kündigung für ungerecht hält. Womöglich versinkt er im nächsten Moment in tiefe Trauer, weil die drohende Arbeitslosigkeit ihn und seine Familie ins Unglück stürzt. Versuchen Sie nicht, mit ihm über die Berechtigung Ihrer Entscheidung zu diskutieren. Wecken Sie keine falschen Hoffnungen, dass er durch Argumente noch etwas erreichen kann. Bleiben Sie bei dem, was Sie vorab nach reiflicher Überlegung als beste Lösung im Sinne des Unternehmens erkannt haben.

7. Phase: Lichtblick am Ende von Mitarbeitergesprächen

  • Besiegeln Sie eine Zielvereinbarung oder eine Delegation mit partnerschaftlichem Handschlag. Bedanken Sie sich für die Bereitschaft, sich engagiert einzusetzen.
  • Beenden Sie vorwiegend erfreuliche Feedback- und  Beurteilungsgespräche ebenso.
  • Ermutigen Sie nach kritischem Feedback, enttäuschender Beurteilung oder Kritik durch einen positiven Abschluss: „Da doch alles andere so gut läuft, werden Sie dieses kleine Problem auch noch in den Griff bekommen!“
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