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11 Tipps & Ideen für Ihre nächste Präsentation

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Erstellt:

Philipp

Wietlake, langjähriger, ausgewiesener Veranstaltungs-Experte der Gütersloher

Bertelsmann AG, ist Geschäftsführer der PubliConsult GmbH. Er organisiert

regelmäßig Kongresse, Messen und Symposien, unter anderem für die Bertelsmänner

und die Deutsche Post AG.

Profitieren Sie von

seinem Fachwissen, und lesen Sie, wie Sie Ihre Präsentationen optimal

vorbereiten und Pannen gezielt vermeiden.

1.

Die richtige Sitzordnung

Ein

Großteil des Erfolgs einer Präsentation hängt von der Sitzordnung ab. Daher

lohnt es sich, verschiedene Möglichkeiten der Bestuhlung durchzuspielen.

Jedes

Konferenzhotel und jedes Kongreßzentrum besitzt Bestuhlungspläne. Besorgen Sie

sich diese Pläne, ehe Sie dort auftreten oder den Auftrag vergeben, die

Veranstaltung zu organisieren.

Zeichnen

Sie in die Bestuhlungspläne Ihre Präsentationsbühne ein. Präsentationsbühne

heißt: Wo wollen Sie stehen und agieren? Wo stehen Flipchart, Overhead,

Computer, Leinwand etc.? Ordnen Sie anschließend die Sitzplätze entsprechend

an.

Machen

Sie sich auf die Suche nach "toten Bereichen", in denen den Zuhörern die

Sicht versperrt wird. Schraffieren Sie sie mit Bleistift (siehe Vorseite).

Denken Sie auch an von Ihnen aufgestellte "Sichtfallen" wie Dekorationen

oder Blumen.

Legen

Sie diese Skizze für jede mögliche Sitzordnung an. Sie hilft Ihnen, sich für

die richtige Anordnung zu entscheiden. Die Sitzordnung hängt in erster Linie

von der Art der Veranstaltung ab. Probieren Sie im Zweifel alle Varianten aus:·

durchgehende Stuhlreihen

·

Stuhlreihen in zwei oder mehr Blöcken

·

parlamentarische Sitzordnung

·

Tischgruppen

Bedenken

Sie bei der Wahl Ihrer Sitzordnung auch, wie lange es dauert, bis jeder Zuhörer

zu Beginn und nach der Pause seinen Platz einnehmen und verlassen kann.

Entscheiden Sie sich für die Anordnung in einem Block ohne Mittelgang, werden

Ihre Gäste nach der Pause viel mehr Zeit benötigen als bei zwei Blöcken mit

einem Mittelgang.

Bei

der Variante mit zwei Blöcken haben Sie als Redner allerdings das "Loch"

des Mittelgangs vor sich. Nehmen Sie dies zum Anlass, nach rechts, links und ein

wenig in den Mittelgang zu wandern (bei größerem Publikum Umhängemikrofon

erforderlich).

Für

Präsentationen, bei denen es gesellig zugehen soll, ordnen Sie die Stühle um

viele kleine Tische herum an. Das sorgt für eine ungezwungene Atmosphäre.

Leider lässt es sich in diesem Fall nicht vermeiden, dass ein Teil der Zuhörer

mit dem Rücken zur Bühne sitzt. Daher müssen Sie eine höhere Geräuschkulisse

durch Stuhlrücken in Kauf nehmen.

2.

Achtung: 25 Prozent kommen nicht

Berechnen

Sie die Zahl der Eingeladenen, die nicht erscheinen werden. Durchschnittlich

bleiben trotz Zusage rund 25 Prozent der Teilnehmer der Veranstaltung fern.

Bedenken

Sie den Anteil der NoShow-Gäste bei der Wahl der passenden Sitzordnung.

Stellen

Sie lieber zu wenig Stühle auf als zu viele. Im ersten Fall können Sie

problemlos weitere Stuhlreihen beim Eintreffen der Zuhörer aufstellen. Das

signalisiert dem Publikum sofort eine gutbesuchte Veranstaltung. Zudem stellen

Sie so sicher, dass die unbeliebten vorderen Sitzreihen als erste besetzt

werden.

3.

Behindertengerechte Ausstattung

Vergessen

Sie nicht, für eine behindertengerechte Ausstattung des Raums zu sorgen. Das fängt

bei einem rollstuhlgerechten Zugang zu der Veranstaltung an und endet

gegebenenfalls bei einem Gebärden-Dolmetscher für Hörgeschädigte. Prüfen

Sie im Vorfeld so intensiv wie möglich, ob einer Ihrer Gäste ein körperliches

Handicap hat.

4.

Rund um den Präsentator

Unterschätzen

Sie nicht die Frage, wo Sie sich als Präsentator am besten auf der Bühne

platzieren. Die optimale Position hängt unter anderem von der Beschaffenheit

des Raums ab sowie von der Anzahl und Sitzordnung der Gäste.

Bedenken

Sie auch die Höhe der Bühne. Zusammengerechnet mit der Körpergröße des Präsentators

ergibt eine hohe Bühne häufig einen über allen thronenden Redner, was nicht

nur zu Nackenbeschwerden in den ersten Reihen, sondern auch zur Unaufmerksamkeit

bei den Zuhörern führt.

In

einem solchen Fall verzichten Sie besser auf die Nutzung der Bühne und

bevorzugen beispielsweise ein kleines Podest mitten im Zuhörerraum.

Achten

Sie auf den Bühnenhintergrund. Dort können sich Dekorationsgegenstände

befinden, die Ihrer Präsentation nicht unbedingt entgegenkommen. Zum Beispiel

zweiarmige Leuchter oder Jagdtrophäen (Geweihe), die im Blickwinkel des Zuhörers

genau aus Ihren Schultern oder Ohren wachsen! Es sind oft solche Kleinigkeiten,

die übersehen werden und dann zu Verunsicherungen, Pannen oder Gelächter führen.

5.

Die Raumakustik

Auf

die Akustik des Raums sollten Sie besonders achten. Eine installierte

Lautsprecheranlage ist noch längst kein Garant dafür, dass die Zuhörer in der

letzten Reihe Sie verstehen können. Die Anlage könnte alt, unzureichend oder

defekt sein - oder einfach unbedacht installiert.

So

passierte es mir beispielsweise, dass ich eine große Präsentation in einem

imposanten Raum mit durchaus dekorativen, runden Stützpfeilern von ca. 1 Meter

Durchmesser organisieren musste.

Das

Problem: Die Pfeiler störten massiv die Akustik. Was also tun? Die Antwort gab

ein Tontechniker: Er benutzte die Pfeiler einfach zum Aufhängen von zwei

kleinen zusätzlichen Lautsprechern - und das Problem war behoben.

6.

Ton-Technik: Kleine Mikrofon-Lehre

Sorgen

Sie für das richtige Mikrofon. Mikros mit kleinem Einfallswinkel übertragen

nur das unmittelbar davor gesprochene Wort. Anders als bei Mikrofonen mit großem

Einfallswinkel werden so unerwünschte Nebengeräusche wie Blätterrascheln, Hüsteln,

Glockengeläut oder Verkehrslärm nicht über den Lautsprecher gehen.

Der

Nachteil von Mikros mit kleinem Einfallswinkel: Wenn Sie während der Rede den

Kopf drehen, um das Publikum rechts und links anzuschauen, werden Ihre Worte

nicht übertragen. Die Lösung: 2 Mikrofone, die nebeneinander stehen (eines

rechts, eines links).

Erkundigen

Sie sich, welche Mikrofone Sie zur Verfügung haben. Fragen Sie gegebenenfalls

nach Alternativen, und probieren Sie alles vor der Präsentation aus.

7.

Tipps für den Einsatz von Bildern und Charts

Keine

Präsentation kommt heute mehr ohne Bilder aus. Ob Sie sich dazu eines

Dia-, eines Video- oder eines Overhead-Projektors bedienen, ist zunächst

zweitrangig. Für alle Bild-Medien gibt es einige Tipps, die sich bewährt

haben:

Nutzen

Sie die Kraft der Farben

Setzen

Sie Farben zur Gliederung Ihrer Präsentation ein; sie eignen sich dazu

hervorragend. Eine in "Rückblick", "Gegenwart" und "Ausblick"

gegliederte Präsentation können Sie mit drei Farben strukturieren:

Alle

Charts, die sich auf die Vergangenheit ("Rückblick") beziehen, zeigen Sie

in Blau; alle Bilder der Gegenwart hinterlegen Sie rot und für das Kommende

("Ausblick") wählen Sie die Farbe Grün. So machen es übrigens alle Präsentatoren

im Medienkonzern Bertelsmann!

Grundsätzlich

ist es übrigens besser, Bilder und Charts farbig zu gestalten und die Schrift

weiß oder schwarz zu halten, als umgekehrt: Farbige Schrift liest sich

schlecht!

Nummerieren

Sie Dias und Bilder

Nummerieren

Sie alle Bilder durch, und schreiben Sie die Nummer jeweils an den Rand Ihres

Manuskripts. Das ist vor allem bei Rückfragen aus dem Publikum sehr hilfreich.

Dann finden Sie immer sofort den richtigen Bezug. Optimal ist es, wenn Sie von

allen Bildern ein Gesamtverzeichnis mit Nummern und kurzer Inhaltsbezeichnung

anlegen. So haben Pannen keine Chance mehr.

Verwenden

Sie im Zweifel nur Querformate - und mischen Sie nie Hoch- und Querformate

Bilder

sind in der Regel dann für Ihre Zuschauer am besten und am vollständigsten zu

sehen, wenn sie möglichst hoch an die Wand projiziert werden. Wenn Sie Hoch-

und Querformate mischen, zwingt Sie das, den Projektor niedriger auszurichten,

als wenn Sie nur Querformate verwenden, weil sonst ein Teil des hochformatigen

Bildes auf die Zimmerdecke projiziert würde.

Die

Größe des Raums bestimmt die Größe der Bilder

Als

Grundregel gilt: Jedes Bild muss auch noch in der letzten Reihe des Publikums zu

sehen sein. Testen Sie das vorher!

Der

besondere Tipp: Das leere Bild zur rechten Zeit

Bereiten

Sie ein Leer-Dia oder eine Leer-Folie vor, worauf nichts weiter zu lesen ist als

Ihr Firmenlogo und (eventuell) der Titel der Veranstaltung. Denn es gibt Phasen

während der Präsentation, in denen Bilder nicht möglich oder angebracht sind.

Damit Sie einerseits in dieser Zeit nicht das unpassende vorherige Bild stehen

lassen, andererseits Ihre Zuhörer nicht gegen die nackte Projektionsfläche

schauen müssen, blenden Sie das Leer-Bild ein. Am besten wählen Sie dafür

einen blauen Bildhintergrund ("Blue-Box"- Blau).

8.

Begrüßungsfolien in allen Sprachen

Möchten

Sie zu Beginn Ihrer Präsentation eine Folie auflegen, die alle ankommenden Gäste

willkommen heißt? Dann achten Sie darauf, dass Sie diesen Gruß in allen

Landessprachen der Teilnehmer(innen) verfassen. Im Zweifelsfall beschränken Sie

sich besser auf Deutsch und Englisch, wenn Sie nicht wissen, welche Nationalitäten

anwesend sind. Nichts ist peinlicher, als wenn alle Gäste auf deutsch,

spanisch, italienisch und englisch begrüßt werden - und ein Franzose sein

"Bonjour" vermisst.

9.

Farbschwache Overhead-Projektoren

Vorsicht

beim Einsatz eines nicht getesteten Overhead-Projektors! ltere Geräte haben

manchmal ein technisches Problem: Sie sind farb-schwach, manche sogar

regelrecht farbenblind. Die Farben Rot oder Grün "erkennen" einige Geräte

als Schwarz. Probieren Sie daher vor dem Betrieb eines Gerätes Folien mit rotem

oder grünem Hintergrund aus, wenn Sie beabsichtigen, diese Farben einzusetzen.

10.

Animation von Charts

Gehen

Sie sparsam mit Animationen um, auch wenn PC-Präsentationen mit animierten

Charts immer beliebter werden. Bewegungen oder Hervorhebungen einzelner Bereiche

auf dem Chart können zwar für ein besseres Verständnis der dargestellten

Sachverhalte sorgen. Doch auch hier gilt: Zuviel des Guten ist schlecht. Denn

zuviel Bewegung führt zu Verwirrung und nicht zu besserer Verständlichkeit.

11.

Tandem-Verfahren bringt Sicherheit

Was,

wenn bei einem einmotorigen Flugzeug der Motor ausfällt? Mehr Sicherheit

versprechen zwei Motoren, oder? Warum also nicht mit zwei Dia- oder Overhead-Projektoren

antreten, wenn absolute Funktionssicherheit gefragt ist? Ein Jumbo-Jet

besitzt schließlich auch zwei komplette Piloten-Plätze.

Wenden

Sie das Tandem-Verfahren an, und Ihre Angst vor Präsentationen wird sinken.

Denn deren wichtigste Ursache liegt in der Angst vor Pannen.

- Lassen Sie zwei Dia-Projektoren gleichzeitig laufen. Dann können Sie bei Ihrer

Präsentation ganz sicher sein, dass nichts schief geht. Die Projektoren zeigen

stets die gleichen Bilder, werden immer gleichzeitig angesteuert, aber einen

Projektor decken Sie mit einer schwarzen Blende ab. Sollte Ihr Projektor 1 während

der Präsentation ausfallen, müssen Sie lediglich die Blende des Projektors 2

entfernen.

- Mit Overhead-Projektoren funktioniert das so: Kleben Sie den austarierten

Standort Ihres Overhead-Projektors mit Klebeband genau ab. Sollte Ihr Projektor

1 ausfallen, können Sie sofort den Ersatz-Projektor 2 in Betrieb nehmen, exakt

auf die richtige Position stellen und müssen nichts mehr hin- und herrücken.

- Und bei einer PC-Präsentation? Viele

Programme haben oft Probleme, reibungslos durchzulaufen. Machen Sie von Ihrer PC-Präsentation

eine Sicherungskopie (Backup). Noch sicherer ist es, einen zweiten Laptop

mitzunehmen und vorher die Präsentation auf beiden Rechnern zu installieren.

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