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Business-English: Plaudern Sie am Telefon lieber nicht zu viel aus

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Von Karin Intveen,

Bald ist sie wieder da, die Zeit der Urlaubsvertretungen. Und das ist dann auch die Zeit, wo neugierige Anrufer auf ihre Chance hoffen dürfen. Denn wenn die Vertretung keine klare Vorgabe hat, was sie wem erzählen darf und was eben nicht, rutscht schnell mal die ein oder andere Information raus.

Und das kann schnell heikel werden. Schließlich kann der gerade so nett und vertrauensvoll plaudernde Anrufer ein bekannter Schwätzer sein, der nur Futter für die Gerüchteküche sucht.

Natürlich kann man bei der Einarbeitung der Urlaubsvertretung nicht an alles denken. Und damit man das auch nicht muss, ist man mit klaren Vorgaben – auch für den Umgang mit Anrufern – immer auf der sicheren Seite. Gerät man dann doch mal unwissend an einen Stammkunden oder persönlichen Freund des Chefs, hat man als Urlaubsvertretung auch gleich die passende Ausrede parat. 

2 phone tips that will help you protect private information

Everyone should be concerned with how we deal with private information about individuals at work. For instance, does your company have a policy about how much information may be given over the phone? In particular, how can you be sure that those who cover phones for absent co-workers, like at Easter, are not divulging too much info?

Here are two tips that will help you protect employee privacy when taking messages. Share them with your co-workers, including temporary staff, to make sure callers can’t take advantage of private information.

1 Limit interaction to the 5 basics

Be polite to the caller, but don’t give too much information. Limit yourself to the five basics. These are:

  1. The caller’s name
  2. The caller’s organisation
  3. The reason for calling
  4. The number to call back
  5. The best time to call back

2 Avoid sharing personal details

Callers don’t always need to know someone’s ill or on vacation. There have been occasions when thieves have taken advantage of this type of information to the detriment of absent colleagues. These useful phrases will help you protect privacy

  • He’s not at his desk right now.
  • He’s not available until the end of the week.
  • She’s in meetings for the rest of the day.
  • Would you like to leave a message?
  • Who shall I say called?
  • And the name of your company / organisation, Mr Smith?
  • May I ask you the reason for your call?
  • Does she have your number?
  • Which number should he use to call you back?
  • What is the best time to call you back?

This is all the caller needs to know, and all your absent colleague needs to know to enable him or her to call back.
    
English / Deutsch
absent: abwesend
detriment: Nachteil
to divulge: preisgeben, ausplaudern
to enable: ermöglichen

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