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Die kleinen Korrespondenz-Blamagen

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Die Form wahren - auch bei Ihrer Korrespondenz!

 

Sind Sie auch bei manchen Sind rund um die Korrespondenz unsicher? Zum Beispiel:

  • Wie geben Sie das Datum richtig an?
  • Ist Blocksatz schöner oder dürfen Sie die Zeilen flattern lassen?
  • Gibt es eine Regelung für die Länge der einzelnen Absätze?
  • Wie werden bei Aufzählungen die Satzzeichen richtig gesetzt?
  • Und wie lang sollte Ihr Brief überhaupt sein?

Es wäre doch zu schade, wenn Ihr toll formulierter Brief aufgrund eines Formfehlers doch einen Makel trägt.

Damit Sie, liebe Leserin, lieber Leser, mit Ihrer Korrespondenz ab sofort immer die Form wahren, habe ich für Sie in dieser Ausgabe Ihres Knigge Tickers einige Grundregeln zusammengestellt.

 

 

Kleiner Korrespondenz-Knigge

Brief- und Absatzlänge

Ihr Brief sollte nicht länger als eine DIN A4-Seite sein. Ein zu langer Brief verdirbt die Lust aufs Lesen. Dasselbe gilt auch für zu lange Absätze. Der einzelne Absatz sollte deshalb nicht mehr als zehn Zeilen haben. Mit dieser Absatzlänge ist Ihr Brief gut strukturiert, wirkt übersichtlich und ist auch leichter verständlich. Sie führen den Leser auf diese Weise durch Ihren Brief und gönnen ihm kleine Pausen, um durchzuatmen und die Inhalte zu verarbeiten.

Block- oder Flattersatz?

Der Blocksatz ist Büchern, Zeitungen, Zeitschriften und Ausarbeitungen vorbehalten. Ihre Korrespondenz macht mit einem linksbündigen Flattersatz einen guten Eindruck. Der Zeilenabstand sollte selbst bei kurzen Briefen immer einzeilig sein.

Aufzählungen in Briefen

Aufzählungen setzen Sie durch eine Leerzeile vor und nach der Aufzählung vom übrigen Text ab. Die Frage, die immer wieder auftaucht: Kommt nach Aufzählungspunkten ein Satzzeichen, und wenn ja: welches? Die Antwort ist wie so oft: Es kommt darauf an.

Endet der Text vor der Aufzählung mit einem Doppelpunkt, setzen Sie nach den einzelnen Aufzählungspunkten kein Satzzeichen. Ohne Doppelpunkt werden die Satzzeichen ganz normal wie bei Fließtexten gesetzt. Sie haben also zwei Möglichkeiten.

Variante 1 Variante 2
Wir bieten Ihnen:
  • exquisite Speisen
  • ein stilvolles Ambiente
  • besten Service
Wir bieten Ihnen
  • exquisite Speisen,
  • ein stilvolles Ambiente,
  • besten Service.

Das Datum richtig angeben

Auch für die Datumsangabe haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die alle richtig sind:

Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 4
26. Juli 2011 26.07.2011 26.7.2011 2011-07-26

Aber Achtung bei der internationalen Schreibweise 2011-07-26: Sie kann leicht zu Missverständnissen führen! Im deutschsprachigen Raum sind sich die Empfänger oft nicht sicher, ob die zweite und dritte Stelle erst den Monat und dann den Tag oder umgekehrt angeben. Also beispielsweise: Ist 2011-01-07 die Angabe für den 1. Juli 2011 oder für den 7. Januar 2011?

Sehr lesefreundlich ist es, wenn Sie im laufenden Text den Monat ausschreiben, also: 26. Juli 2011.

 

PS: Heute ein Stilmittel!

 

Die Zeiten der guten alten Schreibmaschine sind längst vorbei. Das "PS" für "Postskriptum" hat sich jedoch gehalten - wobei es eine neue Aufgabe erfüllt.

Früher bot das PS die Möglichkeit, Vergessenes an das Briefende zu setzen. Heute wird es als Stilmittel benutzt, um am Briefende auf etwas Besonderes aufmerksam zu machen. Wie Untersuchungen gezeigt haben, schenken die Leser dem PS besonders große Beachtung.

Die einzig richtige Schreibweise ist "PS:", also zum Beispiel:

PS: Mit diesen Grundregeln zeigen Sie auch mit Ihrer Korrespondenz Format.

 

 

Das ist out!

Früher war es üblich, die Betreffzeile mit "Betreff" einzuleiten. Das ist nicht mehr zeitgemäß.

  • Schreiben Sie in die Betreffzeile einfach nur, worum es geht und worauf Sie sich beziehen.

Wichtig ist dabei, dass Sie den Betreff knackig formulieren und der Leser sofort weiß, was Sache ist.

 

Mit herzlichen Grüßen

Ihre

 

Alexandra Sievers

 

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