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PowerPoint-Präsentation optimieren

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PowerPoint-Präsentation: 11 einfache Schritte zur perfekten PowerPoint-Präsentation

1. Wählen Sie ein einheitliches Design aus den von PowerPoint angebotenen Entwurfsvorlagen. Oder bedienen Sie sich der in Ihrem Unternehmen üblichen Vorlage.

2. Bestimmen Sie anschließend – auf der Grundlage Ihrer handschriftlichen Notizen – die Anzahl Ihrer Folien. Denken Sie dabei auch an die Titel- und Abschlussfolie. Dann geben Sie jeder Folie einen Titel: Dazu klicken Sie das Icon GLIEDERUNGSANSICHT an.

Praxis-Tipp: Bringen Sie die Hauptaussage der Präsentation bereits im Titel auf den Punkt. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Umsatzentwicklung im Jahr XY“, sondern besser „Starker Umsatzanstieg im Jahr XY“.

3. Erst jetzt sollten Sie sich den einzelnen Folien zuwenden. Zunächst können Sie unter FORMAT das jeweilige Folien-Layout bestimmen (Text und Grafik, nur Text, zweispaltiger Text etc.). Geben Sie nun die Texte in die dafür vorgesehenen Platzhalter ein. Denken Sie daran, für alle Texte eine einheitliche Schrift zu verwenden, die gut lesbar ist (ohne Schnörkel, am besten auch ohne Serifen) und groß genug (Schriftgröße: 18 Punkt oder mehr).

4. Formulieren Sie kurz und prägnant, am besten in fünf bis sieben Stichpunkten pro Folie. Bei Bedarf können Sie natürlich das vorgegebene Layout Ihren Bedürfnissen/ der benötigten Textlänge anpassen.

5. Nun widmen Sie sich den Bildobjekten. Stellen Sie Vergleiche möglichst immer als Diagramme dar. Diese werden bei Eingabe in eine Tabelle automatisch erstellt und lassen sich farblich variieren. Zeichnungen, Fotos etc. müssen nach dem Importieren noch optimal auf der Folie ausgerichtet werden. Das braucht etwas Zeit!

6. Sehen Sie sich Ihre Folien in der Übersicht, der so genannten FOLIENSORTIERUNGSANSICHT an: Stimmt die Reihenfolge? Sind bestimmte Grundelemente einheitlich gestaltet (wie die Texte, Überschriften)? Sind die Charts dennoch abwechslungsreich genug?

7. Für eine Bildschirmpräsentation fehlen jetzt noch die Folienübergänge und Animationen. Diesekönnen Sie nach einem Klick auf BILDSCHIRMPRÄSENTATION bzw. auf das gelbe Sternchen für ANIMATIONSEFFEKTE erstellen.

8. Testen Sie nun Ihre Präsentation anhand der Vorschau. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Effekte verwenden, nicht immer dieselben Effekte verwenden, und die Folien lange genug stehen lassen, damit Ihr Publikum sie in Ruhe erfassen kann.

9. Erst wenn keine Nachbesserung mehr nötig ist, sollten Sie die Folien für Ihre Unterlagen ausdrucken.

10. Denken Sie an eine Sicherungskopie auf Diskette oder CD-ROM!

11. Üben Sie auch Ihren mündlichen Vortrag zu Ihrer PowerPoint-Präsentation. Verzichten Sie nicht auf eigene Worte, nur „weil es da ja schon steht“.

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