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Präsentation blitzschnell aufbauen

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Präsentation - So bauen Sie blitzschnell eine wirkungsvolle Präsentation auf

„Herr Müller, morgen Vormittag steht ein Meeting mit unseren englischen Geschäftspartnern an. Es geht um die neuen Fräsmaschinen, die wir dem Kunden angeboten haben. Sie sind doch in dem Thema drin.

Bitte bereiten Sie eine zehnminütige Präsentation vor über die Funktionsweise und die betriebswirtschaftlichen Vorteile unserer ‚Inno- Tec 2012‘. Vielleicht haben Sie auch noch ein paar Charts oder Aufrisszeichnungen, mit denen Sie Ihren Kurzvortrag visualisieren können!”

Präsentationsaufbau - Das Problem: Nur wenig Zeit für eine perfekte Präsentation

Heiner Müller bleiben nur wenige Stunden, um die von seinem Chef gewünschte Präsentation vorzubereiten. Er nennt sie deshalb „Blitz-Präsentation“. Um keine Zeit zu verlieren, beginnt er sofort damit, die folgenden zehn Bausteine seines Kurzvortrags zusammenzustellen.

Präsentationsaufbau - Die Lösung: 10 Bausteine für eine „Blitz-Präsentation”

1. Starten Sie mit Schwung.
2. Begrüßen Sie Ihr Publikum.
3. Stellen Sie das Thema vor.
4. Stellen Sie sich selber vor.
5. Schildern Sie die Fakten.
6. Zeigen Sie Konsequenzen auf.
7. Bieten Sie eine Scheinalternative an.
8. Präsentieren Sie die echte Lösung.
9. Bringen Sie Ihren Zielsatz.
10. Finden Sie einen guten Abschluss.

1. Präsentationsaufbau - „Wake up!” – Starten Sie mit Schwung

Kommen Sie weg vom „Otto-Normalverbraucher- Einstieg“. Warum wollen Sie den Einstieg wählen, den jeder von Ihnen erwartet? Überraschen Sie! Positiv! Es gibt Hunderte Möglichkeiten, eine Präsentation zu eröffnen.

Hier sechs Varianten für Eilige: Beginnen Sie mit

  • einer rhetorischen Frage,
  • einem Zitat,
  • einem aktuellen Bezug,
  • einer Provokation,
  • einer Anekdote oder
  • einem persönlichen Erlebnis.

Diese sechs Varianten werden Ihrem Start Schwung verleihen und Ihrem Vortrag Aufmerksamkeit sichern.

„Erfinden Sie die Zukunft – invent the future. Das ist die sicherste Methode, sie vorauszusagen! – Das sagte der US-amerikanische Computerspezialist Alan Kay.“

Die versammelte Meeting-Runde blickt aufmerksam auf Herrn Müller, der sich entschieden hat, mit diesem griffigen Zitat zu beginnen. Das fachliche und persönliche Interesse seiner Zuhörer ist geweckt.

2. Präsentationsaufbau - Begrüßen Sie Ihr Publikum

Jawohl: Begrüßen Sie Ihr Publikum erst nach dem kurzen Einstieg. Zu einem glänzenden Vortrag gehört, dass Sie es anders machen als andere.
Herr Müller fährt ohne Umschweife fort: „,Invent the future‘ – unter diesem Motto heiße ich Sie, meine Damen und Herren, herzlich willkommen.“

3. Präsentationsaufbau - Stellen Sie Ihr Thema vor

Damit sich das Publikum auf das einstellen kann, was kommt, geben Sie in einer kurzen Gliederung (aber wirklich nur kurz!) wieder, was Ihre Zuhörer in den nächsten Minuten erwartet. (Eine präzise Zeitangabe sollten Sie nur machen, wenn Sie ganz sicher sind, nicht länger vorzutragen.)

Heiner Müller präsentiert die Gliederung seines Vortrags und führt aus: „In den nächsten zehn Minuten werden Sie erfahren, wie die ‚InnoTec 2012‘ funktioniert, welches betriebswirtschaftliche Potenzial sich hinter der Leistungsfähigkeit dieser neuen Fräsmaschine verbirgt und welche Prognosen beim Einsatz dieser innovativen Technik für die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens möglich sind.“

4. Präsentationsaufbau - Stellen Sie sich selber vor

Einer unbekannten Zuhörerschaft sollten Sie sich vorstellen, wenn dies nicht bereits ein Vorredner übernommen hat. Auch dann, wenn Sie prominent sind: Das wirkt sympathisch. Aus der Vorstellung soll deutlich werden, in welcher Funktion und mit welcher Kompetenz Sie vor diesem Auditorium sprechen. Beschränken Sie sich bei der Vorstellung auf das Wesentliche, das heißt auf das, was für genau diesen Zuhörerkreis von Bedeutung sein könnte.

Wenn Sie (anders als Heiner Müller) zum Vortrag vor einem unbekannten Zuhörerkreis eingeladen wurden, vergessen Sie nicht den Dank für die Einladung.

„Mein Name ist Heiner Müller. Ich bin Mitglied der Geschäftsleitung hier bei der InnoTec AG. Als solcher habe ich maßgeblich an der Entwicklung und an der Fertigung der ‚InnoTec 2012‘ mitgewirkt. Sie ist gewissermaßen mein ‚Baby‘. Da ich mi ihrer Funktionsweise und ihren Vorteilen aufs Engste vertraut bin, hat mich unser Vorstandsvorsitzender Herr Dr. Meier gebeten, Ihnen unser jüngstes Kind, auf das wir sehr stolz sind, einmal vorzustellen.“

5. Präsentationsaufbau - Schildern Sie jetzt die Fakten

Stellen Sie den Ist-Zustand dar, bringen Sie Fakten und beschreiben Sie die Ausgangslage.

„Wenn ich Sie richtig verstanden habe, ist der Grund Ihres Besuchs wie folgt zusammenzufassen: Der Kostendruck in Ihrer Branche ist immens. In den letzten Jahren haben Sie Ihre Personalstruktur optimiert. Jetzt stehen die Maschinenkosten auf dem Prüfstand. Diese liegen bei Ihnen deutlich über dem Branchen-Durchschnitt. Ursache dafür sind Alter, Zustand und Wartungsaufwand Ihres Maschinenparks.“

6. Präsentationsaufbau - Zeigen Sie Konsequenzen auf

Ziehen Sie Konsequenzen aus dem Ist-Zustand. Wenn Ihre Präsentation etwas verändern soll, handelt es sich meist um negative Schlussfolgerungen nach dem Motto: „Es muss Abhilfe geschaffen werden!“

„Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die Entwicklung des Stückpreises, wenn Sie weiterhin mit Ihrem derzeitigen Maschinenpark produzieren würden.“

Heiner Müller zeichnet eine Pfeil- Grafik auf das Flipchart.

„Derzeit haben Sie nach Ihren Angaben eine Ausfallquote von etwa 5 Prozent durch zu hohe Fertigungstoleranzen. Je älter Ihre Maschinen werden, desto höher wird diese Quote. Was ist die Folge? Der Stückpreis wird selbst bei bester Wartung immer weiter steigen.“

Präsentations-Medium Flipchart: schnell, flexibel, einfach Keineswegs veraltet, ist das Flipchart das perfekte Medium, um Entwicklungen in ihren einzelnen Stufen zu visualisieren und Ihr Publikum einzubinden. Darüber hinaus können Sie z. B. Diagramme während der Präsentation ohne großen Aufwand ergänzen. Ein Vorteil des Flipcharts z. B. gegenüber einer reinen PC-Präsentation: Die Vorbereitungszeit ist wesentlich kürzer, da Sie „spontan“ arbeiten.

7. Präsentationsaufbau - Bieten Sie eine Scheinalternative an

Zeigen Sie nun mit ernster Miene einen unechten, halbherzigen Lösungsvorschlag auf. Die Zuhörer greifen gern nach dem kleinsten Strohhalm, wenn sie keinen anderen Ausweg mehr sehen, und sagen sich: „Ja, das wäre vielleicht eine Lösung!“ In Wahrheit handelt es sich um einen rhetorischen Kunstgriff, der Ihren wirklichen Lösungsvorschlag nur vorbereiten soll.

Herr Müller blickt von einem zum anderen und sagt: „Eine Möglichkeit, dieser Situation zu begegnen, wäre, die Programmsteuerung auszutauschen und die Maschinen insgesamt einer Generalüberholung zu unterziehen. Damit könnten Sie die Kosten einer Demontage einsparen, was Ihnen gegenüber einem kompletten Austausch rund 500.000 Euro einsparen würde.“

8. Präsentationsaufbau - Präsentieren Sie nun die echte Lösung

Jetzt lassen Sie endgültig die Katze aus dem Sack und unterbreiten eine wirklich überzeugende Lösung. Ihre Zuhörer werden Ihren Vorschlag umso leichter akzeptieren, weil Sie in Punkt 7 eine weniger praktikable Lösung vorangestellt haben. Sie werden feststellen, dass die Zuhörer durch diesen simplen Kniff eher zur Zustimmung bereit sind, als wenn Sie sofort mit der Tür ins Haus gefallen wären.

„Über mehrere Jahre gesehen, rechnet sich dies allerdings nicht, weil sich weder die Stückzahl maßgeblich erhöhen noch die heute geforderte Fertigungsgenauigkeit erreichen lässt. Die Ausfallquote ließe sich zwar auf 2 bis 2,5 Prozent halbieren, mit der ‚InnoTec 2012‘ senken Sie sie jedoch auf unter 1 Prozent.“

9. Präsentationsaufbau - Bringen Sie jetzt den Ziel-Satz

Bringen Sie Ihre „Botschaft“ auf den Punkt, möglichst in Form eines Mottos, eines „Ziel-und-Zweck-Satzes“.

Herr Müller steuert auf den Höhepunkt seines Kurzvortrags zu: „Meine Damen und Herren, das Fazit kann nur lauten: Beginnen Sie jetzt mit dem Austausch Ihres Maschinenparks! Jetzt! Mit der ‚InnoTec 2012‘ entscheiden Sie über Ihre Zukunft, bevor es der Markt tut! Denn mit diesem Hightech-Gerät wechseln Sie in die Zukunft der Frästechnologie.“

10. Präsentationsaufbau - Finden Sie einen guten Abschluss

Dies sind die drei klassischen Möglichkeiten, wie Sie Ihren Kurzvortrag, Ihre „Blitz-Präsentation“ beenden können:

  • zusammenfassen
  • appellieren
  • nach vorn weisen

Beachten Sie, dass der Schluss sitzen muss. Denken Sie an die Weltklasseturner, die immer nach diesem Motto handeln: „Ein guter Abgang ziert die Übung.“ Ihr Abgang sollte einen Höhepunkt bilden, bei dem Sie brillant und sicher auf beiden Füßen landen. Dann wird Ihnen der Beifall gewiss sein.

Ideal ist es, wenn Sie am Ende der Rede den Kreis schließen, indem Sie auf Ihre Anfangsworte zurückkommen – ganz so, wie der Geräteturner wieder dort landet, wo er abgesprungen ist: auf dem Boden.

„‚Invent the future.‘ Mit Alan Kay habe ich meinen Kurzvortrag begonnen. Mit Alan Kay möchte ich ihn auch beenden. Ich hoffe, ich konnte Ihnen die Vorteile der ‚InnoTec 2012‘ näherbringen. Wir haben diese Fräsmaschine nicht für uns erfunden, sondern für Sie, meine Damen und Herren.

Die technischen Details habe ich Ihnen einmal schriftlich zusammenstellen lassen. Sollten Sie noch Fragen haben, bin ich gern bereit, sie Ihnen jetzt zu beantworten.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.“

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