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So bereiten Sie Videokonferenzen vor

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Videokonferenzen werden als kostengünstige Alternativen zu Tagungen immer beliebter. Wenn Sie eine virtuelles Treffen organisieren, gilt wie bei einer Live-Sendung im Fernsehen: Eine zweite Chance gibt es nicht. Damit beim ersten Mal alles klappt, sollten Sie

· die Tagesordnung vorher exakt festlegen. Die Zeit ist begrenzt, jede Minute zählt! Sie können nicht wie ein Talkmaster informell von einem Punkt zum anderen springen!

· das Procedere beherrschen. Am Anfang müssen Sie die Teilnehmer kurz vorstellen. Da sich niemand alle Namen merken kann, müssen Sie mit den Gästen vorher vereinbaren, Namensschilder vor sich aufzustellen. Sollte eine technische Panne passieren, sind Sie es, der den Service anrufen muss. Notieren Sie sich die Nummer!

· die Reihenfolge der Sprechenden vorher genau festlegen. Dazu müssen Sie die Teilnehmer rechtzeitig anrufen und mit Ihnen genau die Tagesordnung durchgehen.

· sich mit dem Kameramann absprechen. Üben Sie vorher mit ihm und schauen Sie sich anschließend Ihren Auftritt auf Video an. Dann wissen Sie, was a) Sie b) Ihr Kameramann noch verbessern muss. Sagen Sie auch den Teilnehmern, in welche Richtung sie blicken oder welchen Punkt sie fixieren sollen.

· Vorsicht bei der Kleidung walten lassen. Weiß reflektiert und erzeugt einen "Heiligenschein"-Effekt, Rot wirkt aggressiv. Am besten sind neutrale Farben wie Grau oder Blau.

· alle Teilnehmer vorher instruieren, Hintergrundgeräusche auszuschalten. Dazu zählen Papierrascheln oder Gespräche mit anderen im Raum. Sagen Sie Ihren Teilnehmern, dass jedes ihrer Worte verstanden werden kann, wenn die Stummschaltung nicht eingeschaltet ist. Und wer achtet bei einer Videokonferenz schon auf solche Nebensächlichkeiten!

In: The Office Professional

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