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So hat Ihr Anrufbeantworter-Text Stil

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Das hören Anrufer gern!

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

erinnern Sie sich noch? Letzte Woche habe ich Ihnen beschrieben, wie ich mich dabei verzettelt habe, meinen Anrufbeantworter neu zu besprechen? Dass ich dabei in die Perfektionismus-Falle getappt bin, wissen Sie ja bereits. Und auch wie Sie, liebe Leserin, lieber Leser, dieser entkommen können.

 

Was für Sie aber sicherlich auch interessant ist, ist das Thema: "Wie bespreche ich meinen Anrufbeantworter so, dass sich meine Anrufer wohlfühlen, auch wenn meine Stimme nur vom Band kommt?" - Und um dieses Thema geht es heute.

 

 

 

 
 

Darauf sollten Sie achten:

Klar, am liebsten würde der Anrufer natürlich mit Ihnen persönlich sprechen und nicht mit einer Maschine, die Sie vertritt. Sie können aber einiges dafür tun, dass diese Maschine Sie würdig repräsentiert und der Anrufer sein Anliegen auf Ihr Band spricht – anstatt gleich wieder aufzulegen.

Überprüfen Sie, liebe Leserin, lieber Leser, doch einmal Ihre Ansage – und achten Sie dabei auf folgende Punkte, auf die es ankommt:

  • Nennen Sie dem Anrufer Ihren Vor- und Zunamen, sodass er deutlich erkennen kann, mit welchem Anschluss er verbunden ist?
  • Fordern Sie ihn auf, seinen Namen, seine Rufnummer und den Grund seines Anrufs zu hinterlassen sowie eventuell den Zeitpunkt, zu dem ihm der Rückruf am besten passt?

Wenn Ihr Anschluss (auch) ein geschäftlicher Anschluss ist, überprüfen Sie zusätzlich bitte auch diese Fragen:

  • Nennen Sie den Namen Ihrer Firma sowie Ihre üblichen Bürozeiten?
  • Bei längerer Abwesenheit: Erfährt der Anrufer den vollständigen Namen Ihrer Vertretung und unter welcher Telefonnummer er diese erreichen kann?

 

Wenn Sie Ihre Ansage neu gestalten, hier einige wertvolle Tipps:

1. Formulieren Sie den Text vorab schriftlich. So können Sie am besten an Ihrem Text feilen und kontrollieren, ob er auch wirklich alle wichtigen Angaben enthält. Auf Wörter wie „Anrufbeantworter“ und „automatisch“ verzichten Sie besser, da diese Ihre Ansage unnötig unpersönlich wirken lassen.

2. Halten Sie Ihre Ansage relativ kurz. Bei langatmigen und ausschweifenden Ansagen verlieren die Anrufer leicht die Geduld. Aber zu kurz ist auch nicht gut, da der Anrufer meist noch einen Moment braucht, bis er in Gedanken sein Anliegen vorformuliert. Außerdem enthalten sehr knappe Ansagen meist nicht alle notwendigen Angaben.

So also nicht: ,,Pech gehabt. Ich bin nicht da. Nachricht einfach aufs Band sprechen."

Besser so: ,,Guten Tag, hier ist der Anschluss von Claudia Mustermann. Leider bin ich im Moment nicht persönlich zu erreichen. Sie können mir aber unter derselben Nummer ein Fax senden oder im Anschluss eine Nachricht hinterlassen – mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs. Ich rufe Sie dann gern zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören.“

3. Denken Sie an Ihre Zielgruppe. Ist der Anschluss, für den die Ansage bestimmt ist, nur privat, kann der Text ruhig etwas lockerer gestaltet sein. Rufen auch oder ausschließlich Geschäftskontakte an, ist es besser, die Ansage sachlich zu halten.

4. Sprechen Sie freundlich, natürlich und deutlich. Wenn der Anrufer Sie gut versteht, fällt es ihm leichter, alle Informationen aufzunehmen – und damit auch die von Ihnen gewünschten Angaben zu machen. Je natürlicher Sie klingen, desto mehr Nähe vermittelt Ihre Ansage.

5. Geben Sie dem Anrufer eine Alternative bekannt – wenn Sie das möchten: beispielsweise die Faxnummer oder auch Ihre Handynummer, wenn es Ihnen wichtig ist, jederzeit erreichbar zu sein. – Achten Sie bitte darauf, liebe Leserin, lieber Leser, dass Sie diese Nummern ganz langsam und deutlich nennen.

 

 
 

Originelle Ansage fürs Wochenende

Wenn Sie einmal etwas anderes auf Ihren Anrufbeantworter sprechen möchten und Ihr Text nicht konservativ klingen soll, habe ich hier eine

  • flotte und dabei stilvolle Textvariante

für Sie, die sich prima fürs Wochenende eignet - und sich leicht so abwandeln lässt, dass sie auch für einen längeren Urlaub passt:

"Hier ist der Anschluss von Gabriele Meier, Firma Meier & Co. Kaum zu glauben - aber ich habe es geschafft, pünktlich ins Wochenende zu starten. Gut erholt und ebenso gelaunt werde ich ab Montag wieder für Sie da sein: von 9 bis 18 Uhr. Dann melde ich mich bei Ihnen - vorausgesetzt, Sie hinterlassen mir eine Nachricht mit Ihrer Telefonnummer. Und bitte nennen Sie auch Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs. Vielen Dank. Und - auch Ihnen ein schönes Wochenende!"

 

Mit herzlichen Grüßen<br/>

Ihre

 

 

Alexandra Sievers<br/>

 

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