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Welche 3 Dinge braucht die gelungene Präsentation?

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Manuskript + PowerPoint + Handout.

 

Als ich mich für einen Berufsweg in die Werbung entschied, war diese in einer hoch kreativen Phase. Es gab z.B. den >Krawattenmuffel< als den Vorgänger des >Krawattenmann des Jahres< oder >Formen (wie das Ei als VW-Käfer), die man nicht verbessern kann<. Von dem Sprit, der dem Käfer erlaubte, dass >er läuft und läuft und läuft und läuft< hieß es: >Pack den Tiger in den Tank< und neben vielen anderen dann auch für den Pfeifenraucher: >3 Dinge braucht der Mann: Feuer – Pfeife – (Tabakname)!< Dieser letztgenannte Slogan ist übrigens ein gelungenes Beispiel dafür, wie sich kurz und bündig ausdrücken lässt, was zueinander gehört und einander bedingt, da jedes einzelne Teil erst in der Addition mit den beiden weiteren erfolgreich zum gewünschten Ergebnis führt: Rauchgenuss!

So ähnlich greifen auch die >3 Dinge der gelungenen Präsentation< inhaltlich ineinander, weil sie ebenfalls erst in ihrer Summierung oder als Dreiklang eine Präsentation erfolgreich machen. Stattdessen erleben wir im Alltag leider immer wieder das genaue Gegenteil. Da wird der eine mit dem anderen Teil verwechselt oder so durcheinander gebracht, dass sich die Gäste der Präsentation nicht angesprochen fühlen oder motiviert werden, sondern langweilen und abschalten. Dabei wird der ganze Aufwand doch nur für diese Zuhörer/innen betrieben; sie sind die Zielgruppe, die Interessenten, die potenziellen Anwender, Nutzer oder Käufer. Nicht auszudenken, wenn ein sorgfältig und systematisch erarbeiteter Termin für eine solche Präsentation durch Unkenntnis der Mechanismen der angewandten Medien in ihrer Kumulation falsch oder nicht genutzt wird: Im Ergebnis bedeutet es Absage statt Abschluss, Pleite statt Gewinn, Image- und Kontaktverlust! Manchmal ist es dann auch nicht möglich, die zweite Chance zu erhalten, von der der Volksmund immer spricht.

 

Am Besten gehen wir einfach mal mitten hinein in die Praxis und nehmen uns als Thema, dass unsere Firma oder eines ihrer Produkte in den letzten 5 Jahren so rasant gewachsen ist, dass die Marktanteile oder der Umsatz ganz schlicht verdoppelt wurde. Nun suchen wir neue Kunden oder Absatzmittler oder wollen in neue Märkte oder Kooperationen. Und just dafür entwickeln wir eine Präsentation, um potenziellen Partnern aufzuzeigen, dass deren Entscheidung für uns die einzig richtige Entscheidung ist, nämlich die für Erfolg. Unser Credo ist einfach, dass nichts erfolgreicher ist als der Erfolg – und das wollen wir mit dieser Präsentation vermitteln. Deshalb hat die Aufgabenteilung zwischen dem Manuskript (Ms), der PowerPoint (PP) und dem Handout (Ho) eine eminent wichtige Bedeutung.

Ins Ms: nur Worte! In die PP: nur Bilder! Ins Ho: der richtige Mix daraus!

Es klingt so einfach und ist doch so schwer. Aus eigener Anwendung weiß ich, dass die Erstellung einer Grafik mit Balkendiagrammen zu unserem Thema: >In 5 Jahren den Marktanteil/Umsatz verdoppelt< trotz aller modernen Programme immer noch einigen Aufwand erfordert. So müssen mehrere Zahlen eingegeben werden, für jeden der 5 Balken eine Jahreszahl und für die Höhe bzw. Länge jedes Balkens ein Wert für das entsprechende Jahr in absoluten Zahlen oder Prozentangaben oder Indexwerten. Dann soll es auch noch einen dynamischen Pfeil geben, der besonders betont, dass zwischen dem niedrigsten Wert des ersten und dem höchsten Wert des letzten Balkens lediglich 5 Jahre liegen. Liegt es da nicht nahe, alle Zahlen und Werte in die Grafik mit einzugeben, weil wir dann alles sofort und vollständig immer vor Augen haben?

Die Antwort heißt: Ja für das Handout, aber ein dickes Nein für die PowerPoint! Dort hinein gehören nur die Jahresbalken ohne Zahlen und Werte (perfekt, wenn nur der 1. und der 5. im Vollton erstrahlen und die Balken der Jahre 2 bis 4 gerastert noch betont zurückgenommen sind). Die einzige Text-Aussage in dieser Abbildung lautet dann beispielsweise: >Von 100 auf 200 in nur 5 Jahren< oder ähnlich. Das eben ist die Abgrenzung der Medien voneinander für die eindrucksvolle Vermittlung der Botschaft: Die Zuhörer/innen sollen einzig nur begreifen und behalten, dass sie sich hier auf einen Partner mit dynamischen Wachstumszahlen einlassen! Alle Zahlen und Werte trägt der/die Referent/in nur aus dem Manuskript mündlich vor – wären diese auch in der Grafik enthalten, wären die Leute abgelenkt, weil sie sofort die Zahlen anschauen und vergleichen wollen, so dass sie die eigentliche Botschaft gar nicht erst aufnehmen und verstehen. Für das nachhaltige Verständnis enthält das Handout dann die Grafik mit den wichtigsten Daten – wobei auch hier die alte Kaufmannsregel gilt: Unbedingt nur so viele Daten wie nötig, aber auf jeden Fall so wenige wie möglich!

Für den Fall, dass Ihre Präsentation doch einmal danebengeht, habe ich zum Trost noch die >5 Phasen eines Projektes (mir selbst gerade mal wieder auf den Tisch geflattert): 1. Begeisterung. 2. Ernüchterung. 3. Verwirrung. 4. Bestrafung der Unschuldigen. 5. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten.< - In welcher Phase befinden Sie sich gerade?

 

Herzlich grüßt

Jürgen M. Bergfried

 



 

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