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Wie kommunizieren Teamplayer effektiv und effizient?

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Von Jürgen M. Bergfried,

Alles Leben fügt sich aus unendlich vielen Facetten zusammen, nicht zuletzt deshalb ist jeder neue Tag so voller Aufregung, Erwartung, Herausforderung oder Spannung; manchmal ist er bedrückend und oft auch – meist sogar – beglückend.

Meetings sind das A und O der Kommunikation und Motivation.

Meine Leidenschaft in allen meinen Tätigkeiten galt immer dem Schreiben, aber den Unterhalt für meine Familie habe ich viele Jahre lang in einem an-deren Beruf verdient. Auch wenn ich es mir heute leisten kann, meine Leidenschaft als Redenschreiber zur Profession zu machen, so knüpfe ich auch selbstverständlich immer wieder gerne an meine Berufserfahrung an – das Schöne dabei ist, dass ich mich stets in meinem Vorgehen sehr sicher fühle, weil ich aus der vollen Schatzkiste mit der Aufschrift ‚Erfahrung’ schöpfen kann.

So bin ich auch zurzeit zum wiederholten Male in einem Unternehmen tätig und leite vom Schreibtisch ‚Inhouse’ ein Projekt auf Zeit, und die einzige kleine Schwierigkeit für mich liegt darin, dass dort im Team agiert, entschieden und kommuniziert wird. Das erfordert von mir wieder Eingewöhnung, denn ich bin über die Jahre ein Einzelkämpfer geworden, und meine regelmäßigen "Meetings" sind ehrlich gesagt eher die ‚Kollegen-Stammtische’ meines Verbandes. So scheint es mir an der Zeit, sich selbst mal neu kundig zu machen, wie so ein Meeting funktioniert, was dort passieren und erreicht werden soll und überhaupt!

Die schönsten Meetings meines Berufslebens sind und bleiben das "Brainstorming" - auch heute wende ich das gerne an, selbst im Beratungsgespräch mit privaten Klienten. Es diente ursprünglich vor allem in der Werbung der Kreativitätsfindung für die Gestaltung von Grafik und Text, z.B. Produktnamen oder Slogans. Heute wird überall und immer dann ‚gebrainstormt’, wenn Aufgabenstellungen aus verschiedensten Blickwinkeln durchdacht und Ideen zur Lösung eines Problems gesammelt werden.

Ein Brainstorming funktioniert (und das mag ich daran) nach ganz wenigen und ganz einfachen Regeln: 1. Das Aufgreifen und Kombinieren von bereits geäußerten Ideen ist erlaubt und erwünscht! 2. Kommentare, Korrekturen und Kritik zu geäußerten Ideen sind verboten – was nicht zum Thema passt, wird einfach vergessen. 3. Es werden viele Ideen in kürzester Zeit (Zeitrahmen ca. 5 bis max. 30 min) produziert und ohne Rücksicht auf die Ausformulierung aufge-schrieben. 4. Das freie Assoziieren und Phantasieren wird gefördert, es ist sozusagen Pflicht: Je kühner und phantasievoller, desto besser. Dadurch wird das Lösungsfeld vergrößert. 5. Aussortiert, bewertet und gewichtet wird später in einem weiteren Arbeitsschritt bis schließlich zu einem Ergebnis. (frei nach: wikipedia.org)

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Meetings leiten heißt: Menschen im Team führen! 

Im Gesamthaus der Meetings mit Besprechungen, Sitzungen, Treffen und so weiter belegt das Brainstorming stets das farbenfroh und lustig eingerichtete Spielzimmer, ansonsten sind Meetings heute eine wichtige und sachliche Form der Kommunikation in Betrieb und Verwaltung. Und Meetings zu leiten ist geradezu eine Führungsaufgabe. Nach Befragungen verbringen Führungskräften täglich 2 bis 4 Stunden in Meetings. 80% der Befragten zählen das Leiten von Meetings zu den wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft, 71 % halten eine gute Vorbereitung für sehr wichtig, 52% halten klare Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten für sehr wichtig. Dagegen stehen allerdings die Beurteilungen von Meetingsteilnehmern: 1/3 halten Meetings für Zeitverschwendung und 2/3 haben das Gefühl, dass Meetings unproduktiv sind (Daten nach: mittelstandscoach.de).

Jetzt sind wir gefordert, uns Gedanken zu machen, wie wir denn unsere Meetings organisieren und optimieren. Da kommen z.B. die Leitgedanken des Kollegen Alexander von Reumont gerade recht, als seine 5 Tipps auf die Schnelle auch an Sie weitergereicht:

  1. Prüfen: Ist das Meeting wirklich notwendig?
  2. Sicher stellen, dass das Thema den Teilnehmern vorher bekannt ist.
  3. Tagesordnung klein halten, denn lieber ein Thema zum Ergebnis bringen, als sich mit zu vielen Themen zu verzetteln.
  4. Jedes Zwischenergebnis bereits während der Besprechung wiederholt zusammenfassen.
  5. Präzise und sachlich bleiben, auch wenn’s hoch her gehen könnte. (alle Punkte nach: management-Kommunikation.de/trainer…)

Zum letzten Punkt fällt mir übrigens ein alter Spruch ein, aus der Zeit meines Berufslebens in einer Organisation mit starrer Hierarchie: „Erstens: Das war schon immer so. Zweitens: Darf der das? Drittens: Da kann ja jeder kommen!“

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