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Wie Sie Meetings meistern mit Charme und Köpfchen!

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Führung und Motivation sind zwei Seiten derselben Medaille.

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

einer meiner frühen Chefs pflegte zu sagen, dass ein Meeting dann erfolgreich sei, wenn dort die Ergebnisse „erarbeitet“ würden, die er vorher bereits protokolliert habe. Die Teilnehmer/innen an diesen Meetings hatten allerdings schnell begriffen, dass sie diesen Chef am besten seine Monologe halten ließen und ohne Diskussion das abnickten, was er an Anweisungen vorgab. Diese Art der Führung frustrierte die Leute und führte dazu, dass sie ohne Eigeninitiative nur das vollstreckten, was sich der Chef ausgedacht hatte. Oder sie sahen zu, dass sie von ihm weg kamen (so auch ich) – das kann es also nicht sein!Von einem anderen hochtalentierten Chef hörte ich dass er in seinen Meetings scheiterte, weil er von seinen Mitarbeiter/inne/n nicht ernst genommen wurde. Warum? Er hatte intern Karriere gemacht und sollte nun die Abteilung führen, zu der er selbst als Kollege gehört hatte. So dachte er, dass die Zusammenarbeit ebenso funktionieren würde, wie vorher auch. Er wollte, dass seine Mannschaft für ihn aus kollegialer Sympathie arbeiten würde, und deshalb schaffte er es nicht, Aufgaben zu delegieren und deren Ausführung durchzusetzen – das kann es also auch nicht sein!

 

So finden Sie den richtigen Mix aus >Hahn im Korb< und >Chef im Ring<!

Es geht heute im Geschäftsleben weder um autoritäres Gehabe noch darum, Everybodys Darling sein zu wollen. In unserem aufgeklärten Zeitalter und der modernen Arbeitswelt hat beides keine Berechtigung. Dennoch wollen Mitarbeiter/innen Führung und Wegweisung, und viele von ihnen arbeiten auf der Basis von Verträgen, die neben einem Fixum eine attraktive Prämie oder Provision vorsehen, wenn sie mit ihrer Arbeit bestimmte, oft zu Beginn des Geschäftsjahres vereinbarte Ziele erreichen. Sie wollen demnach auch berechtigt einen regelmäßigen Austausch zum Stand der Dinge und den Überblick über die vorgesehenen Maßnahmen zur Einleitung oder Unterstützung der nächsten Schritte. Meetings haben in diesem Zusammenhang also nicht nur die Funktionen von Information, Austausch und Kontrolle, sondern dienen auch der Motivation des gesamten Teams.

Ein guter Chef ist heute ein guter Teamleader und Coach in allen Fragen der Motivation, und er ist ebenso ein guter Teamplayer, denn sein Erfolg ist auch mit dem Erfolg seiner Mannschaft verknüpft. Also wird er einen großen Anteil seiner Arbeitskraft dafür einsetzen, die Leistungsbereitschaft seiner Mitarbeiter/innen zu fördern, die Erreichung von Zielen zu fordern und Bilanz aus Einsatz und Erfolg zu erstellen, in Einzelgesprächen und im Team zu behandeln und Anreize zu schaffen, den positiven Saldo zu erhöhen.

Zur Vorbereitung und Durchführung von Meetings gibt es einige ganz einfache Grundregeln:

  • die Regelmäßigkeit, das heißt, dass ein Arbeitsmeeting in einem gleich bleibenden Turnus stattfindet,
  • der Teilnehmerkreis, das heißt, grundsätzlich nehmen immer dieselben Personen teil. In Einzelfällen ist es auch möglich, Gäste hinzu zu ziehen, insbesondere zur Darstellung oder Klärung von speziellen Einzelfragen,
  • die Tagesordnung, das heißt, die zu behandelnden Punkte und ihre Abfolge bzw. Reihenfolge. Diese ‚TOP’s können Sachthemen sein oder auch die berichtenden Mitglieder/innen des Teams. Die Zusammenstellung der Tagesordnung ist Chesache ebenso wie
  • die Leitung der Sitzung. Der/die Chef/in lenkt damit den inhaltlichen Verlauf des Meetings, das heißt, das Berichtswesen, die Nachfragen und die Diskussion,
  • der Einsatz von Medien, das heißt die für die Größe des Kreises geeignete Wahl. Umfasst die Gruppe nur 5 Personen, reichen vielleicht Handouts, sind es mehr als 7 Teilnehmer/innen, empfiehlt sich auf jeden Fall ein Flipchart usw.
  • die Niederschrift des Meetings, (fälschlich) auch Protokoll genannt. Dazu wird je Meeting ein Mitglied des Teams ernannt, wobei sich ein rotierendes Verfahren insoweit bewährt, weil dann „jede/r mal dran kommt“ und
  • nach der Begrüßung einige Personalien, das heißt z.B. Glückwünsche rechtzeitig oder kurzfristig nachträglich zum Geburtstag, zur Hochzeit/Lebenspartnerschaft, zur Geburt, Arbeitsjubiläen, Begrüßung neuer oder Verabschiedung scheidender Kolleg/inn/en o.ä. Zu besonderen Anlässen darf auch mal ein Stück Kuchen gereicht oder im Anschluss zu einem kleinen Umtrunk geladen werden, nur – alles im Rahmen.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von sinnvollen Tipps, vor allem, wenn sie sich das Prädikat haben: >Aus der Praxis für die Praxis< verdient haben!

Herzlich grüßt

Jürgen M. Bergfried

 

Jürgen M. Bergfried

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