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So schaffen Sie den Spagat zwischen Kreativität, Eigenverantwortung und Lenkung der Mitarbeiter

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interne Kommunikation
Urheber: Gajus | Fotolia

Von Marion Steinbach,

Die interne Kommunikation sollte so vielfältig sein wie das Unternehmen, in dessen Rahmen sie stattfindet. Denn nur so ist sichergestellt, dass sie jeden Mitarbeiter erreicht. Keine leichte Aufgabe für Kommunikatoren. Zudem eröffnen die digitalen Medien mit Intranet & Co. ganz neue Möglichkeiten des Austauschs zwischen den verschiedenen Abteilungen und Hierarchien – und werfen viele neue Fragen auf.

Wie geben wir Mitarbeitern am besten den nötigen Raum, um sich aktiv in die interne Kommunikation einzubringen? Wo sehen wir als Unternehmen die Grenzen für solche Aktivitäten? Wie schaffen wir es, durch interne Kommunikation von unseren Mitarbeitern noch gehört zu werden? Das sind sicher Fragen, die auch Sie sich stellen, wenn Sie für die interne Kommunikation verantwortlich sind. Nachfolgende Ideen sollen Sie dabei unterstützen, den Spagat zwischen Kreativität, Eigenverantwortung und Lenkung der Mitarbeiter in Ihrer internen Kommunikation zu schaffen.

Kein Spiel ohne Regeln – auch nicht in der internen Kommunikation


Für die externe Kommunikation gibt es in vielen Unternehmen festgeschriebene Spielregeln: Wie wird kommuniziert, wann und durch wen? Welche Kommunikationskanäle nutzt das Unternehmen vorwiegend? Übertragen Sie dies auch auf die interne Kommunikation.

Wenn Sie damit anfangen, diese Regeln festzulegen, nutzen Sie am besten den Weg des Brainstormings. Bringen Sie dazu Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, der Personal- und der Kommunikationsabteilung zusammen. Vergessen Sie auch die Kollegen der IT nicht, denn die müssen möglicherweise die Beschlüsse umsetzen.

Das Brainstorming hat nicht nur den Vorteil, dass Sie viel mehr Ideen sammeln können als im stillen Kämmerlein. Es sorgt auch dafür, dass die Beteiligten hinter den Lösungen und Entscheidungen stehen.

Mut zur Kommunikation – auch über Unternehmensthemen hinaus


Interne Kommunikation funktioniert dann am besten, wenn viele unterschiedliche Menschen an der Ausgestaltung beteiligt sind. Dann entsteht Vielfalt und es treten interessante Themen zutage. Nutzen Sie diese Vielfalt. Seien Sie mutig. Geben Sie Bereiche frei, in denen Sie als Unternehmensvertreter nicht redaktionell eingreifen. Das kann die schon erwähnte Sportgruppe sein oder auch eine Pinnwand, an der Büchertipps getauscht werden oder über Themen diskutiert wird, die nicht unmittelbar mit dem Unternehmen im Zusammenhang stehen.

Viele Unternehmen fürchten, dass diese Bereiche aktiver genutzt werden als offizielle Unternehmensinformationen. Das stimmt durchaus. Aber Ihre Mitarbeiter diskutieren diese Themen sowieso. Die Abstimmung über die Sportgruppe läuft – wenn nicht über das Intranet – über E-Mails. Sie schaffen lediglich eine Plattform, über die sich die Mitarbeiter austauschen können.

Das ist für Ihr internes Image sicher ein Pluspunkt. Das Einzige, was sichergestellt werden muss: Die gesetzlichen Bestimmungen werden eingehalten, es finden keine Beleidigungen ... statt. Bei allem anderen haben Sie den Mut, die Dinge einfach einmal laufen zu lassen.

Redaktionelle Beteiligung von Mitarbeitern an der internen Kommunikation


Neben dem gerade geschilderten eher freizeit- und privatorientierten Bereich gibt es in der internen Kommunikation selbstverständlich auch die Firmenbelange. Hier können Sie die Mitarbeiter ebenfalls aktiv einbinden. Davon profitieren Sie in zweierlei Hinsicht:

  1. Sie haben zusätzliche Ressourcen frei.
  2. Ihnen werden Themen geliefert, die Sie nicht sehen und nicht erkennen konnten.

In vielen Firmen werden neue Mitarbeiter mit einem Beitrag vorgestellt, über besondere Leistungen der Abteilungen berichtet und Ähnliches. Das muss nicht immer durch die Kommunikationsabteilung passieren. Stellen Sie ein internes Redaktionsteam zusammen, erstellen Sie einen Redaktionsplan und verteilen Sie die anstehenden Aufträge für die Texte so, wie es am besten passt. Neben den Ressourcen und den Ideen schaffen Sie so auch mehr Verständnis der Mitarbeiter untereinander – wenn beispielsweise jemand aus der Buchhaltung einen Beitrag über die Kollegen in der Logistik schreibt.

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Wie dringe ich mit „offiziellen“ Themen durch?


Bunte Themen und die Freizeit finden natürlich immer schnell Anklang bei Mitarbeitern. Aber wie können Sie dafür Sorge tragen, dass Sie auch mit Ihren wichtigen Firmenthemen zu Ihren Mitarbeitern durchdringen?

Im Prinzip gibt es dafür nur eine wichtige Regel: Kommunizieren Sie regelmäßig, aber stellen Sie sicher, dass Sie wirklich etwas zu sagen haben. Das bedeutet, dass Sie die Informationen nutzergerecht aufbereiten müssen – genauso, wie Sie es in der externen Kommunikation machen. Bereiten Sie die Texte für Ihre Mitarbeiter entsprechend auf. Ergänzen Sie sie mit Fakten oder mit zusätzlichen Geschichten über die handelnden Akteure, Partner oder Kunden.

Fragen Sie sich immer: Was an dieser Meldung interessiert meine Mitarbeiter? Dabei sollten Sie auf alle Möglichkeiten der Kommunikation zurückgreifen, die Ihnen zur Verfügung stehen: das Interview mit dem Geschäftsführer (schriftlich oder vielleicht sogar als Video im Intranet zu sehen), die Reportage, wie ein Produkt von Ihnen zum Kunden kommt, oder der Anwenderbericht über eine besonders erfolgreiche Lösung.

Last but not least: Ohne Unterstützung geht es nicht


Damit dieser Mix funktionieren kann und Sie den Spagat in der internen Kommunikation schaffen, brauchen Sie die Unterstützung der Führungsebene und deren Überzeugung, dass interne Kommunikation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur ist. Andernfalls laufen Sie den Ressourcen hinterher und müssen sich rechtfertigen, warum bestimmte Themen in der internen Kommunikation stattfinden und andere nicht.

Haben Sie die nötige Unterstützung, nehmen Sie auch Druck von den Mitarbeitern. Denn die Kollegen werden nur bereit sein, in der internen Kommunikation mitzuarbeiten, wenn sie die Zeit dafür haben – und der Chef sie im Zweifelsfall unterstützt, indem er ihnen diesen Freiraum lässt.

Fazit

Mit dem richtigen Mix aus Freizeitaktivitäten, bunten Themen und harten Unternehmensfakten machen Sie Ihre interne Kommunikation zum Spiegelbild der unternehmerischen Vielfalt. Übertragen Sie den Mitarbeitern Aufgaben und lassen Sie ihnen Freiräume – im konkreten wie im übertragenen Sinne. So sind Ihre Mitarbeiter motiviert und bringen sich gerne ein. Gleichzeitig steigern Sie das Interesse der Belegschaft an der von ihnen mitgestalteten internen Kommunikation.

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