In 5 Schritten zu aussagekräftigen Instandhaltungs-Berichten, die gelesen statt weggelegt werden

So kommen Sie Schritt für Schritt zu einem aussagekräftigen Bericht:

1. Schritt: Schreiben Sie einfach, klar und kurz über die Instandhaltung

Unabhängig davon, für wen Sie den Bericht erstellen, sollte die Sprache immer die folgenden 4 Kriterien erfüllen:

• Einfach, ohne Fachchinesisch
• Kurze Sätze, kurze Absätze
• Klarer Gedankengang
• Sachlich, an Fakten orientiert

Eine einfache Wortwahl und einfache Satzstrukturen erleichtern dem Empfänger den Zugang zur Botschaft. Machen Sie es kurz! Wer wenig Zeit zum Lesen hat, will, dass Sachverhalte auf den Punkt gebracht werden.

2. Schritt: Machen Sie es „Querlesern“ über Instandhaltung leicht

Die klare Gliederung hilft der Zielgruppe, sich schnell zurechtzufinden. Beachten Sie folgende Punkte zur optimalen Gliederung Ihres Berichts:

„Scannen“ ermöglichen: Denken Sie daran, dass Berichte in der Regel nicht vollständig gelesen werden. Sie werden vielmehr „quergelesen“ („gescannt“). Schnell-Lese-Straßen vereinfachen die Aufnahme des Textes. Damit die wesentlichen Informationen auch beim „Scannen“ aufgenommen werden können, muss der Bericht auf seine „Scanbarkeit“ überprüft werden. Sie müssen Ihren Empfänger z. B. durch so genannte „Schnell-Lese-Straßen“ unterstützen, so dass auch beim ausschließlichen Lesen der Überschriften und Fettungen im Text das Relevante verstanden wird.

Verwenden Sie nur wenige Gliederungspunkte: Es hilft Ihren Lesern, wenn Sie maximal 3 Gliederungspunkte wählen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass es unübersichtlich wird. Wählen Sie einen sachlichen Stil: In Berichten wird ein nüchterner Stil verlangt, Emotionalität ist fehl am Platz. Andererseits wird ein sachlicher Bericht auch als langweilig empfunden.

Auch hier: In der Kürze liegt die Würze. Je kürzer Sie sich fassen und je wichtiger der Inhalt ist, desto eher wird Ihre Zielgruppe bereit sein, sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen.

3. Schritt: Finden Sie treffende Überschriften für den Instandhaltungs-Bericht

Verwenden Sie dazu keine austauschbaren Begriffe wie Einleitung, Ausgangslage, Hauptteil, Analyse, Schluss oder Empfehlung. Sie erreichen Ihren Leser viel besser, wenn Sie in den Überschriften wichtige Inhalte vermitteln.

Beispiel: Schlechte Überschrift

„Ergebnisse der Durchführung der neuen Instandhaltungs- Strategie“

Gute Überschrift:

„Wir haben die Ausfallzeiten um 15 % gesenkt“

4. Schritt: Achten Sie auf gute Lesbarkeit des Instandhaltungs-Berichts

Die Schriftgröße trägt zur Lesbarkeit Ihres Berichts bei. Wählen Sie eine Schriftgröße von mindestens 10 Punkt – allerdings nur in Ausnahmefällen. In der Praxis haben sich folgende Größen bewährt:

• Hauptüberschriften: 16 Punkt (fett)
• Zwischenüberschriften: 12 Punkt (fett)
• Text: 12 Punkt

Achten Sie auf große Abstände zwischen den Absätzen und heben Sie wichtige Textpassagen durch Fettungen hervor. Verwenden Sie Kursivschrift nur für Zitate oder die Betonung einzelner Wörter.

5. Schritt: Verwenden Sie Bilder statt Zahlen im Instandhaltungs-Bericht

Mit den modernen Office-Programmen ist es leicht möglich, aus Datenmaterial Grafiken und Diagramme zu generieren. Sie helfen, Zusammenhänge schneller zu erfassen:

Kreisdiagramme: Damit lassen sich besonders gut anteilmäßige Zusammenhänge darstellen wie Kosten pro Abteilung, Ausfälle pro Produktionslinie etc.

Kurvendiagramme: Für die Darstellung von Kostenentwicklungen, Umsatzsteigerungen etc. ist diese Form besonders geeignet.