Lagerverwaltungssystem: In 9 Schritten zur optimalen Lagerverwaltung

Die Vorteile eines professionellen Lagerverwaltungssystems

Unterschiedlichen Waren und ihren Eigenschaften sollte auch das Lager Rechnung tragen. Doch je komplexer ein Lager wird, desto schwieriger ist es zu beherrschen. Hier versprechen Lagerverwaltungssysteme (LVS) wahre Wunder.

• Doch wie finden Sie bei der Vielzahl unterschiedlicher Systeme die für Sie optimale Lösung?
• Und was ist bei der Implementierung zu beachten?

Mit ein bisschen Systematik kommen Sie sicher und schnell zu Ihrem individuellen Lagerverwaltungssystem.

Optimierte Lagerhaltung: In 9 Schritten zum perfekten Lagerverwaltungssystem

1. Planung

Nach einer Ist-Aufnahme der vorhandenen DV-Umgebung sollten Sie zuerst ein DV-Rahmenkonzept erarbeiten.

Hier müssen Sie mit einem funktionalen und DV-technischen Ebenenkonzept, unter Berücksichtigung der vorhandenen und zukünftigen Host-Systeme, die Anforderungen an Reaktionszeiten und Betriebssicherheit (Verfügbarkeit) festlegen.

2. Ausschreibung (Pflichtenheft)

Beachten Sie bei der Ausschreibung folgende Bausteine:

• Beschreibung der organisatorischen Abläufe und Arbeitsplätze im Lager.
• Beschreibung der umgebenden Rechner-Systeme.
• Anforderungen an die Hardware mit Verfügbarkeits- und Leistungsangaben und ggf. die Präferenz für einen Hardware-Typ.
• Abwicklungsvorgaben wie Terminplan und Vertragsbedingungen, da diese den Preis mitbestimmen. Übliche Projektlaufzeiten betragen ab Vergabe mindestens 9 bis 14 Monate.
• Anforderungen an Peripherie wie Bildschirme, Drucker, Barcode, Waagen. 

Tipp: Insbesondere bei Druckern gibt es große Preisunterschiede. Bewegungsdaten und Datenmengen für den späteren Sollzustand. Dabei sollte Ihr Planungshorizont mindestens 5 Jahre abdecken.

3. Vergabe

Bei der Vergabe von DV-Systemen beauftragen Sie entweder einen Generalunternehmer (GU) oder einen Anbieter direkt. Ein GU kümmert sich um die Terminkoordinierung, die Projektkontrolle, er trägt Schnittstellenverantwortung und das Risiko. Ansonsten müssen Sie sich selbst darum kümmern.

Insbesondere wenn Sie den Auftrag in Eigenregie herausgeben wollen, müssen Sie genau überlegen, ob Sie Anwendersoftware und Hardware aus einer Hand haben wollen.

Sorgen Sie dafür, dass der Lieferant das Hardware-Risiko trägt, er also für die Aufrüstung des Rechners bis zur Erreichung der zugesagten Leistungsdaten in der Pflicht ist. Auch hier bewährt sich oft die Lieferung aus einer Hand.

Tipp: Verlangen Sie bei der Vergabe immer einen Festpreis.

Aber Vorsicht: In der Regel ist nach Abschluss des Pflichtenheftes durch geänderte Funktionsumfänge eine Preisanpassung erforderlich.

4. Feinpflichtenheft

Nach der Vergabe müssen Sie den Projektumfang zwischen Ihnen und allen beteiligten Lieferanten so detailliert wie möglich beschreiben.

Auf Basis dieser Feinpflichtenhefte erfolgt nämlich:

• die Realisierung
• die Lieferantenkoordination
• die Endabnahme

Im DV-Feinpflichtenheft sind folgende Punkte wichtig:

• Beschreibung der organisatorischen Detailabläufe,
• Detaillierung der Funktionen aus Ihrer Sicht,
• Datenstrukturanalyse,
• genaue Beschreibung der Schnittstellen zu den umgebenden Systemen und
• die Festlegung der Projektabwicklung.

5. Realisierung

Die DV-mäßige Konzipierung, die Realisierung und der Test erfolgen beim Softwarelieferanten. Sie haben in dieser Phase kein fachliches Mitbestimmungsrecht.

Allerdings sollten Sie einen Ihrer Mitarbeiter zum Softwarehersteller abstellen und Projektfortschrittsberichte und Projektsitzungen verlangen.

6. Integrationstest

Nach Realisierung und Test der einzelnen Funktionen führt der Softwarelieferant einen Integrationstest durch.

Tipp: Dieser Test ist für den Projekterfolg besonders wichtig, da hier alle Projektmitarbeiter – im Gegensatz zur Inbetriebnahme – noch ständig im Hause verfügbar sind und in der Testumgebung besonders effektiv gearbeitet werden kann. Den Abschluss des Integrationstests bildet die Werkabnahme beim Softwarelieferanten.

7. Inbetriebnahme

Damit die Software in Betrieb genommen werden kann, müssen die technische Anlage, die Räumlichkeiten und das Host-System fertiggestellt und getestet sein.

Tipp: Bei der Inbetriebnahme müssen Sie alle Funktionen in Echtumgebung mit Testdaten einzeln und in Massentests ausführen. Während der Inbetriebnahme erfolgt auch die Schulung des Betreiberpersonals.

8. Endabnahme

Zur Übergabe der Lieferung an Sie als Betreiber sind verschiedene Abnahmeprozesse üblich:

• Funktionsabnahme: Vorführung aller Funktionen und Sonderfälle laut Feinpflichtenheft im Einzel- und Massentest mit Testfällen.
• Probebetrieb und Leistungstest:  Betriebliche Nutzung der Anlage unter Abnahmebedingungen mit Durchführung des Leistungstests. Der Probebetrieb sollte über 40 Arbeitsstunden laufen. Der erfolgreiche Abschluss des Probebetriebs bedeutet die Endabnahme.
• Verfügbarkeitstest: Fehlerfreie Software ist Utopie. Deshalb sollten Sie eine Verfügbarkeitsmessung für den DV-Anteil erst einige Wochen nach Endabnahme vornehmen. Normalerweise können Sie nach spätestens 2 bis 3 Monaten mit einer 100%-Verfügbarkeit rechnen.

9. Gewährleistung und Betrieb

Nach der Übergabe des Systems an Sie muss der Betrieb zu einer Soll-Leistung hochgefahren werden.

Hierzu braucht es einen betriebsinternen „Kümmerer“, der entsprechend geschult ist und sich für das System verantwortlich fühlt.