Rechtssichere Absage von Bewerbungen: So geht’s

Rechtssichere Absage von Bewerbungen: Hintergrund und Relevanz

Absagen zu übermitteln, ist sicherlich nicht die beliebteste Aufgabe eines Personalers. Dennoch ist es wichtig, sich über die korrekte Formulierung einer Absage Gedanken zu machen. Natürlich weiß jeder Bewerber, dass die Gefahr einer abschlägigen Antwort auf seine Bewerbung besteht. Entscheidend ist aber die Frage nach dem Wie. Wenn sich ein Unternehmen gar nicht mehr auf eine Bewerbung meldet, ist das wohl die schlechteste Lösung, denn gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spielt das Firmenimage eine entscheidende Rolle.

Schreibt ein HR-Mitarbeiter dann einen Ablehnungsbescheid an einen Kandidaten, so sollte er in puncto Rechtssicherheit so einiges beachten. Denn auch hier gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) uneingeschränkt.

Es besagt, dass kein Mensch aufgrund seiner ethnischen Herkunft, Religion, sexuellen Identität, Behinderung oder seines Geschlechts diskriminiert werden darf. Damit wird das AGG vor allem für HR-Abteilungen zu einem sehr sensiblen Thema, das verschiedene Tätigkeitsbereiche eines Personalers tangiert. Diese sind beispielsweise:

• Die Formulierung von Stellenausschreibungen
• Die Durchführung eines Vorstellungsgesprächs
• Der Umgang mit Mitarbeitern, die sich von Kollegen diskriminiert oder gemobbt fühlen
• Die Erteilung von Absagen

Rechtssicher Bewerbern absagen: Wie geht das?

Wie schon erwähnt, ist das AGG eine überaus wichtige Grundlage im Personalbereich. Daher sollte man bei der Formulierung einer Absage diese Aspekte überdenken:

Tipp 1: Riskieren Sie keine Klage!

Die allgemeine Empfehlung lautet, die abschlägige Antwort auf ein Bewerbungsschreiben gar nicht mehr zu begründen. So lässt sich das Risiko einer Klage deutlich reduzieren. Doch Vorsicht ist geboten. Nichtssagende und einheitliche Absageschreiben hinterlassen bei Bewerbern ein nicht gerade positives Bild vom Unternehmen. Sie werden sich eventuell nicht noch einmal bei diesem Betrieb bewerben. Das ist fatal für das Recruiting und auch das Employer Branding. Daher sollte man im Einzelfall entscheiden, ob und wie sich eine individuelle Begründung formulieren lässt. Auf diesen Aspekt geht Tipp zwei genauer ein.

Tipp 2: Nennen Sie bei einer Absagebegründung keine diskriminierenden Gründe!

Zwei Beispiele in diesem Sinne sind das Alter oder das Geschlecht. Daher sollten Sie nur Argumente anführen, die sich auf die Qualifikation oder den Arbeitsplatz beziehen. Dieser Tipp lässt sich vor allem bei Bewerbern anwenden, die sich persönlich in einem Vorstellungsgespräch präsentieren durften. Bei allen anderen Kandidaten, die Sie nur über das Bewerbungsschreiben „kennengelernt“ haben, ist es schlicht sehr zeitaufwendig, spezifische und individuelle Absagegründe zu formulieren.

 Wichtig: Im Zweifel sollten Sie auf zu ausführliches Feedback verzichten. Kandidaten, die das Potenzial haben, auf eine andere Stelle zu passen, können Sie gezielt ansprechen. Formulieren Sie das Anliegen, die Bewerber in den Talent Pool aufzunehmen. Das drückt einerseits Wertschätzung gegenüber dem Kandidaten aus, hat aber auch einen praktischen Vorteil. Bei weiteren Stellenausschreibungen haben Sie womöglich die geeignete Besetzung in petto.

Negativbeispiel Absage: So nicht!

Aus den genannten Punkten ergibt sich ein anschauliches Negativbeispiel. Formulierungen wie: „Wir haben uns aufgrund der körperlich sehr herausfordernden Tätigkeit für einen männlichen Kandidaten entschieden“ sollte man in einem abschlägigen Bescheid unter allen Umständen vermeiden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine Absage per Brief oder per E-Mail handelt.

Doch auch widersprüchliche oder wechselnde Absagebegründungen können für ein Unternehmen fatal sein: Wenn der abgelehnte Kandidat Indizien vorlegen kann, die auf eine Benachteiligung im Sinne des AGG hinweisen, muss der Arbeitgeber im Gegenzug beweisen, dass nur sachliche Ursachen zur Absage des Bewerbers führten. Die Beweispflicht ist in § 22 AGG geregelt und fällt somit vom Bewerber auf das Unternehmen.

Wichtig: Selbst wenn Ihr Unternehmen vor Gericht beweisen muss, dass die Ablehnung ausschließlich aus sachlichen Gründen wie der Qualifikation erfolgte, entsteht daraus keine Auskunftspflicht über den eingestellten Bewerber, weder für den abgelehnten Bewerber selbst noch durch eine gerichtliche Anordnung. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2013 klargestellt (Az. 8 AZR 287/08).

Der Ton macht die Musik: Bewerbungsabsagen höflich formulieren

Ein höflicher Ton garantiert nicht automatisch Rechtssicherheit. Dennoch bleiben Höflichkeit und Wertschätzung wichtige Faktoren im Bewerbungsprozess, besonders zu Zeiten des War for Talents.

Nutzen Sie nach Möglichkeit nicht für jede Absage dieselbe Standardvorlage. Bewerbende bemerken starre Textbausteine schnell und behalten Ihr Unternehmen dadurch negativ in Erinnerung. Achten Sie bei der Gestaltung des Absageschreibens daher neben den rechtlichen Vorgaben auch auf eine höfliche und individuelle Note.

Diese Tipps zur Absage helfen sicher weiter:

Tipp 1: Verwenden Sie keine Standardschreiben!

Vor allem bei Bewerbern, die an einem Assessment Center oder einem Vorstellungsgespräch teilgenommen haben, sollte die HR-Abteilung Standardvorlagen vermeiden. Nutzen Sie außerdem keine geschwollenen Phrasen oder Standardformulierungen. Begründen Sie die Ursachen für die Absage so offen wie möglich, ohne dabei die hier schon erwähnten arbeitsrechtlichen Aspekte außer Acht zu lassen.

Tipp 2: Sagen Sie persönlich ab!

Ein Telefonat, bei dem Sie dem Kandidaten ein persönliches, individuelles und konstruktives Feedback geben, hilft nicht nur dem Bewerber weiter. Auch das Unternehmen profitiert durch ein positives Image, welches sicher auch zu zukünftigen Bewerbern durchdringt. Nach dem Telefongespräch können Sie die Bewerbungsunterlagen mit einem Absageschreiben natürlich trotzdem zurückschicken.

Fazit: Darauf Sollten Sie bei Absagen achten

Ja, Absagen zu erteilen, macht nicht gerade Spaß. Dennoch gehört es zum alltäglichen Geschäft eines Personalers. Wer sich bewirbt, muss auch davon ausgehen, dass er eventuell abgelehnt wird. Doch auch ein Bewerber hat ein Recht darauf, keine Diskriminierung zu erfahren, auch nicht bei seiner Bewerbung.

Das hält auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz aus dem Jahr 2006 fest. Daher gilt es vor allem für Mitarbeiter der Personalabteilung, bei der Formulierung von Absagen neben der gebührenden Höflichkeit auch die arbeitsrechtlichen Aspekte zu beachten. Wer das missachtet, läuft Gefahr, auf Schadensersatz verklagt zu werden. Ein Risikofaktor, den Unternehmen mithilfe eines Juristen umgehen können.