11 wertvolle Tipps für Ihre professionelle E-Mail-Korrespondenz
11 wichtige Tipps für die E-Mail-Korrespondenz
Tipp 1: Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile
Der Betreff muss aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr, dass die E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert.
Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff. Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern oder neue dazukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 10. November 20..“.
Tipp 2: Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich
Reden Sie nicht drum herum und kommen Sie zum Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln haben in Ihren E-Mails nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können.
Tipp 3: Keine „Bleiwüste“
Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet sein sollten. Machen Sie circa alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung. Damit erleichtern Sie dem Empfänger das Lesen.
Tipp 4: Nicht alles kleinschreiben
Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen alles kleingeschrieben ist. Abgesehen davon, dass ein solcher Text schwer zu lesen ist: Die deutsche Sprache unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die Regeln dafür werden mit einer E-Mail nicht ungültig. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.
Tipp 5: Keine Smileys in Business-E-Mails
Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für Geschäfts- E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in den Business-E-Mails zu suchen.
Tipp 6: Nicht alle Empfängernamen sichtbar machen
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail-Adressen zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll.
Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „cc“ auftauchen dürfen. Packen Sie alle Adressen in „Bcc“ (Blind Carbon Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse tragen Sie in „An“ ein.
Beachten Sie bitte, das die Funktion „Antwort an alle“ die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger sendet.
Tipp 7: Die Signatur ist ein Muss
Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage.
Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel Handelsregister-Nummer und Name des Geschäftsführers.
Tipp 8: Reagieren Sie schnell
Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort.
Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern.
Tipp 9: Keine Inflation der Prioritäten
In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren damit dem Empfänger, dass es sich um eine besonders dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist, setzen Sie bitte kein Ausrufezeichen. Verwenden Sie das Ausrufezeichen nur für dringende E-Mails.
Tipp 10: Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen
Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob eine Bestätigung gesendet werden soll, immer nur genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig gewesen wäre.
Tipp 11: Für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe
Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie auch bei der Erstellung des Schreibens schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen. Beachten Sie auch bei E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten.
