Grafik zum Zeitaufwand des Datenschutzbeauftragten

Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter berechnen – so geht’s

Viele Datenschutzbeauftragte stehen vor der Herausforderung, die ihnen zugewiesenen Aufgaben angemessen zu bewältigen, was oft mehr Zeit erfordert, als zur Verfügung steht. In solchen Fällen bietet es sich an, gegenüber der Unternehmensleitung den Bedarf an zusätzlicher Zeit zu kommunizieren. Jedoch genügt es nicht, lediglich zu erklären, dass mehr Zeit benötigt wird. Eine allgemeine und unkonkrete Forderung wird wahrscheinlich Fragen seitens der Unternehmensleitung hervorrufen: "Wie viel zusätzliche Zeit benötigen Sie?" In solch einer Situation ist es entscheidend, eine präzise und nachvollziehbare Antwort zu geben, idealerweise mit nachweisbaren Belegen. Wie Sie den Zeitaufwand für Ihre Tätigkeiten richtig ermitteln, verrate ich Ihnen daher hier, in diesem Ratgeber.
Inhaltsverzeichnis

Zeitaufwand für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter ermitteln – eine Anleitung

Um den Zeitaufwand für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, sind lediglich drei Schritte notwendig:

  1. Auflistung aller anfallender Tätigkeiten und Aufgaben als Datenschutzbeauftragter
  2. Dokumentation des Zeitaufwandes für die einzelnen Aufgaben als Datenschutzbeauftragter
  3. Zusammenrechnung des Zeitaufwandes einzelner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter

Wie die einzelnen Schritte in der Praxis im Detail aussehen, verrate ich Ihnen in den folgenden Abschnitten meines Ratgebers.

Schritt 1: Wie ermitteln Sie all Ihre Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter?

Im ersten Schritt gilt es, all Ihre Aufgaben und Tätigkeiten, die Sie als Datenschutzbeauftragter übernehmen, zu ermitteln und schriftlich zu dokumentieren. Bedenken Sie dabei nicht nur Aufgaben, die Sie täglich übernehmen müssen, sondern auch die Pflichten, die möglicherweise nur einmal im Monat oder im Quartal anfallen.

Um sicherzustellen, dass Sie tatsächlich alle Aufgaben niederschreiben, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

  • Tipp 1 – Brainstorming: Nehmen Sie sich Zeit für ein Brainstorming, in dem Sie alles aufschreiben, was Ihnen in den Sinn kommt, wenn Sie sich fragen, “Was mache ich eigentlich im Datenschutz?” Dabei sollten Sie alle Gedanken und Aufgaben notieren, die Ihnen spontan einfallen. Bewertungen kommen später.
  • Tipp 2 – Recherchiere in Arbeitsdokumentationen: Ergänzen Sie Ihre Liste, indem Sie gezielt in Ihrem E-Mail-Postfach und Kalender nach Aufgaben suchen, die mit Datenschutz in Verbindung stehen könnten.
  • Tipp 3 – Gesetzliche Grundlagen: Schauen Sie in das Gesetz, insbesondere in Art. 39 der DSGVO, um die Mindestaufgaben eines Datenschutzbeauftragten zu identifizieren. Beachten Sie das Wörtchen “zumindest”, das auf Mindestanforderungen hinweist.
  • Tipp 4 – Aufgabenbeschreibung Ihrer Stelle: Schauen Sie in Ihre eigene Aufgaben- oder Tätigkeitsbeschreibung, die Aufschluss über spezifische Aufgaben geben kann, die Sie wahrnehmen müssen. Diese Beschreibung kann den gesetzlichen Mindestumfang an Vorgaben erweitern.
  • Tipp 5 – individuelle Bedürfnisse des Unternehmens: Überlegen Sie, ob es bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten gibt, die möglicherweise noch nicht in der damaligen Aufgabenbeschreibung Ihrer Stelle aufgelistet waren oder im Gesetz verankert sind, aber individuell von Ihrem Unternehmen gewünscht wurde. Denn nicht selten stellen Unternehmen eigene Erwartungen an den Datenschutzbeauftragten auf.

Nachdem Sie alle diese Tipps befolgt haben, sollten Sie nun eine umfassende Liste an Aufgaben besitzen, die in Ihrem Bereich fallen.

Beispiele für Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter

Um Ihnen bei der Auflistung all Ihrer Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter zu unterstützen, finden Sie im Folgenden eine umfassende Liste über potenzielle Aufgaben:

  • Prüfung und ggf. Unterstützung beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
  • Besprechungen mit Abteilungen zu neuen Verarbeitungen
  • Durchführung von Datenschutzprüfungen (z. B. bei Auftragsverarbeitungen)
  • Gespräche zur Betriebsvereinbarung „IT-Systeme“
  • Präsentationsfolien zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erstellen
  • Berichte zur DSGVO-Umsetzung anfertigen
  • Betroffenenanfragen koordinieren
  • Mitarbeiter schulen
  • Sich als Datenschutzbeauftragter weiterbilden
  • An Besprechungen teilnehmen, Protokolle erstellen
  • Tätigkeitsbericht des DSB erstellen

Schritt 2: Wie berechnen Sie den Zeitaufwand einzelner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter?

Im zweiten Schritt geht es nun um die konkrete Berechnung des Zeitaufwandes, der für die einzelnen Tätigkeiten eines Datenschutzbeauftragten anfällt. Dafür ziehen Sie nun Ihre fertige Aufgabenliste heran und notieren dahinter den jeweiligen Zeitaufwand – am besten pro Monat und in Stundenanzahl.

Für die Ermittlung des Zeitaufwandes je Aufgaben stehen Ihnen dabei grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • die Schätzung des Zeitaufwandes pro identifizierter Tätigkeit oder
  • die Berechnung des Durchschnitts des Zeitaufwandes für diese Aufgabe – anhand der letzten Ausführungen.

Welche Form sich für Sie eignet, hängt davon ob, wie exakt die Zeitangaben sein müssen, die das Unternehmen anfordert, oder wie gut Ihre Verhandlungsausgangsbasis sein soll.

Schätzung des Zeitaufwandes pro Tätigkeit – was beachten?

Die Schätzung des Zeitaufwandes pro Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter ist einfach. Sie schätzen einfach den Aufwand, den Sie für die Erledigung einer Aufgabe auf der Liste benötigen und schreibe diese Zeitangabe auf.

Doch aufgepasst! Folgende Kriterien sollten Sie bei der Schätzung in jedem Fall berücksichtigen:

  • Komplexität und Umfang der datenschutzrechtlichen Prozesse: Je komplexer die datenschutzrechtlichen Herausforderungen sind, desto mehr Zeit und Aufmerksamkeit müssen dem Monitoring, der Risikobewertung, der Schulung der Mitarbeiter und der Implementierung von Datenschutzmaßnahmen gewidmet werden. Dasselbe gilt zum Umfang: Denn Unternehmen mit großen Datenmengen haben in der Regel komplexere Anforderungen und benötigen daher mehr Zeit und Ressourcen für die datenschutzrechtliche Compliance.
  • Größe der Organisation: Die Größe eines Unternehmens beeinflusst den Umfang der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erheblich. In großen Organisationen gibt es in der Regel mehr Datenflüsse, eine höhere Anzahl von Mitarbeitern und Abteilungen, sowie komplexere IT-Infrastrukturen. Dies erfordert eine umfassendere Überwachung und Implementierung von Datenschutzmaßnahmen, was zu einem höheren Zeitaufwand führt.
  • Eingesetzte technische Mittel, Hard- und Software: Die technischen Mittel, die in einem Unternehmen verwendet werden, haben einen erheblichen Einfluss auf die Art und Weise, wie personenbezogene Daten gesammelt, gespeichert, verarbeitet und geschützt werden. Eine komplexe IT-Infrastruktur mit verschiedenen Systemen und Anwendungen erfordert in der Regel eine intensivere Überwachung und Anpassung, um sicherzustellen, dass Datenschutzstandards eingehalten werden. Die Wahl der Hardware und Software kann auch die Effizienz bei der Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen beeinflussen.

Je nachdem, wie diese drei Kriterien ausfallen, können die einzelnen Tätigkeiten von Ihnen mehr oder weniger Zeit beanspruchen. Kaum ein Datenschutzbeauftragter wird exakt denselben Zeitaufwand in verschiedenen Unternehmen vorweisen können.

Durchschnitt des Zeitaufwandes für Aufgaben ermitteln – so geht’s

Den Durchschnitt des Zeitaufwandes für einzelne Aufgaben zu berechnen ist stets die exaktere Methoden bei der Aufwandsermittlung als Datenschutzbeauftragter.

Hierfür benötigen Sie allerdings mehr Zeit und Ressourcen. Denn im ersten Schritt müssen Sie die tatsächlichen Zeitaufwände der Aufgaben dokumentieren – und zwar stetig.

Mein Tipp: Ein Arbeitstagebuch, in dem Sie alle Aufgaben und dessen Zeiten aufschreiben – und zwar mindestens für einen Monat.

Nutzen Sie für das Arbeitstagebuch einen Tageskalender und notieren Sie sich am Abend des jeweiligen Arbeitstags stichpunktartig, was Sie gemacht und wie viel Zeit Sie dafür verwendet haben.

Nutzen Sie idealerweise die Schwerpunktbegriffe, die Sie in Ihrer Liste der wahrgenommenen Aufgaben zusammengestellt haben.

Machen Sie das am besten mindestens für vier Wochen und schon haben Sie eine Datenbasis, die gar nicht mal so schlecht für Ihre Bedarfsrechnung ist.

Für die Ermittlung des Durchschnitt müssen Sie die Zeiten für eine Aufgabe einfach nur zusammenrechnen und anschließend durch ihre Häufigkeit teilen – ein Beispiel: Sie haben als DSB vier Schulungen im letzten Monat durchgeführt. Während zwei Schulungen zwei Stunden Zeit beansprucht haben, haben die zwei anderen Schulungen nur eine Stunde gedauert. Sie rechnen wie folgt: 2 + 2 + 1 + 1 = 6 Stunden Schulung je Monat / 4 Schulungen (Anzahl der Tätigkeit) = 1,5 Stunden

Sie benötigen im Durchschnitt also 1,5 Stunden pro Monat für die Durchführung von Schulungen.

Diese Berechnung erfolgt nun für alle Aufgaben aus Ihrer Liste.

Schritt 3: Wie ermitteln Sie den Gesamt-Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter?

Nachdem Sie für jede Aufgabe aus Ihrer Liste einen Zeitaufwand ermitteln haben – unabhängig, ob Sie dies per Schätzung oder Durchschnittswerten ermitteln haben – müssen Sie all diese Zeitaufwände nur noch miteinander summieren. Das Ergebnis stellt den Gesamt-Zeitaufwand dar, den Sie pro Monat als Datenschutzbeauftragter zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen.

Muster für die Berechnung des Zeitaufwandes als Datenschutzbeauftragter

Nr.Aufgabe (Beschreibung der TätigkeitStundenanzahl pro Monat
1Datenschutzschulungen mit den Angestellten 3,5 Stunden
2Datenschutzschulungen für Führungskräfte2 Stunden
3Datenschutzrichtlinien entwickeln und aktualisieren8 Stunden
4Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen6 Stunden
5
Zusammenfassung aller AufgabenGesamt-Stundenanzahl pro Monat
Zeitaufwand der gesamten Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter 19,5 Stunden