4 Methoden der Personalplanung

Was umfasst die Personalplanung? 

Eines muss bei allen hier vorgestellten Methoden stets beachtet werden, nämlich die Tatsache, dass sie allesamt keine exakten Berechnungen sein können. Es handelt sich immer nur um Einschätzungen, wie sich der Personalbedarf des Unternehmens vermutlich entwickeln wird.

Natürlich arbeiten Sie bei einigen der Methoden mit nachvollziehbaren und realen Zahlen und Werten, diese stammen aber zumeist aus der Vergangenheit. Sie für die Ermittlung eines zukünftigen Personalbedarfs heranzuziehen, ist zwar legitim und sinnvoll, führt aber stets nur zu einem vermutlich eintretenden Bedarf an Mitarbeitern.

Was sind die besten Methoden der Personalplanung?

Festzuhalten ist, dass es nicht DIE eine, immer passende Personalplanungsmethode gibt. Letztlich ist jedes Unternehmen anders aufgebaut, hat eine jeweils eigene Historie und eine einzigartige Entwicklung hinter sich gebracht. Die Planung ist von vielen, inneren und äußeren Faktoren abhängig und kann ein Unternehmen daher immer nur annähernd auf das vorbereiten, was an Personalbedarf zukünftig notwendig ist beziehungsweise sein könnte.

Dennoch sind die vier verschiedenen Methoden dazu geeignet, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie sich das Unternehmen in früheren Zeiten bezüglich des Personals entwickelt hat. Daraus wiederum lassen sich mehr oder weniger exakte Rückschlüsse auf den zukünftigen Personalbedarf ziehen.

1. Trendextrapolation

Die erste der hier vorgestellten Methoden, eine effiziente Personalplanung voranzutreiben, ist die der Trendextrapolation. Dabei gehen Sie als Personalplaner Ihres Unternehmens wie folgt vor:

• Erfassung der Entwicklungsdaten der Vergangenheit
• Übertrag dieser Daten in die Zukunft
• Fortschreibung des Trends für den zukünftigen Personaleinsatz

Damit diese Methode funktioniert, ist es allerdings notwendig, dass der als Basis dienende Zeitraum in der Vergangenheit einerseits lang genug und auch möglichst stabil gewesen sein muss.

Zudem darf sich der aus der zurückliegenden Zeitperiode extrapolierte Trend in der Zukunft nicht verändern. Nur dann ist die Trendextrapolation eine sichere und zuverlässige Grundlage der Planung von Personal.

2. Die Analogie-Schlussmethode

Eine weitere Art der Personalplanung ist die sogenannte Analogie-Schlussmethode. Bei ihr liegt ein Schwerpunkt auf der Berücksichtigung und Einbeziehung von Abhängigkeiten zwischen zwei oder mehreren Kennzahlen in der Vergangenheit.

Solche Abhängigkeiten könnten unter anderem bestehen zwischen:

• Umsatz des Unternehmens
• Qualifikation der Mitarbeiter
• Größe von Abteilungen

Bei dieser Methode brachte man also nicht eine einzige Zeitperiode, sondern in Verbindung der genannten Abhängigkeiten wenigstens zwei und setzt sie dann zueinander ins Verhältnis. Man verwendet sie als „Vorlagen“ aus der Vergangenheit, um sie in die Zukunft zu übertragen. Sie werden sozusagen als Blaupause für die zukünftige Personalplanung genutzt. Dabei wird postuliert, dass die Veränderung der einzelnen Parameter, also Umsatz, Qualifikation oder Abteilungsgröße, in der Zukunft genauso Einfluss auf den Personalbedarf haben werden, wie sie es in der Vergangenheit taten.

3. Die Delphi-Methode

Ihr Name bezieht sich auf das berühmte Orakel von Delphi, einem Weissagungsort im antiken Griechenland. Das wichtige Stichwort bei diesem Verfahren heißt deshalb Befragung. Durch eine solche werden Erkenntnisse gewonnen und für die Zukunft fruchtbar gemacht.

Allerdings würde es keinen Sinn machen, einfach jeden im Unternehmen nach seiner Meinung zu fragen. Daher konzentriert sich das Delphi-Verfahren auf eine ganz bestimmte Personengruppe.

Mit der Delphi-Methode wurde eine sehr zukunftsorientierte Art der Personalplanung entwickelt. Sie nutzt spezielle Fragebögen, die an die Führungskräfte des Unternehmens verteilt werden. Diese müssen anhand der Fragen Auskunft darüber geben, wie sie die zukünftige Entwicklung des Personalbedarfs beurteilen.

In einem nächsten Schritt sind die Fragebögen auszuwerten und anschließend in Verbindung mit sogenannten Informationsanalysen wieder an die Führungskräfte herauszugeben. Auf Basis der neuen Informationen sollen diese dann eine Schätzung bezüglich des zu erwartenden Personalbedarfs abgeben.

Unter den gängigen Methoden der Personalplanung ist die Delphi-Methode am besten für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen geeignet. Experten unterscheiden bei dieser Methode zwischen zwei verschiedenen Varianten, der Standard-Delphi-Methode, bei welcher den befragten Führungskräften eine Abstimmung untereinander verboten ist und der Breitband-Delphi-Methode, bei der den einzelnen Befragten eine Abstimmung mit anderen erlaubt wird.

4. Kennzahlen-Methode

Unter der sehr präzisen Kennzahlen-Methode versteht man nicht, dass Sie sich als Personalplaner einfach irgendwelche Zahlen ausdenken, sondern dass Sie die Beziehung zwischen verschiedenen, personalrelevanten Kennzahlen herstellen, beispielsweise die folgenden:

• Kundenzahl versus Stelleninhaber
• Umsatz versus Beschäftigte

Sie können also den Bezug zwischen dem Bedarf an Personal im Bezug zur Produktions- und Auftragssituation sowie zum Arbeitsumfang deutlich machen. So erhalten Sie auf einfachem Wege aussagekräftige Informationen zum Zusammenhang zwischen einer Bezugsgröße und dem Personalbedarf.

Ihre Hauptaufgabe dabei ist es, solche Beziehungen überhaupt erst zu entdecken und für sie eine entsprechende Kennzahl zu benennen. Insgesamt kann der Ablauf bei der Kennzahlen-Methode also folgendermaßen vor sich gehen:

1. Identifizierung von Zusammenhängen
2. Benennung von Kennzahlen für jeden Zusammenhang
3. Feststellung der bisherigen Entwicklung Trends bezüglich der Zusammenhänge
4. Fortschreibung des Trends in die Zukunft
5. Errechnen des Personalbedarfes

Gibt es noch weitere Methoden der Personalplanung?

Neben den hier präsentierten Verfahren gibt es natürlich noch weitere Methoden, mit denen Sie eine tragfähige Personalplanung entwickeln können.

Die globale Bedarfsprognose

Eine erwähnenswerte Methode ist die sogenannte, globale Bedarfsprognose. Sie wird von Experten vor allem für eine mittel- und langfristig angelegte Planung empfohlen. Sie zieht relevante Werte der Vergangenheit heran und überträgt sie dann in die Zukunft.

Wichtige Voraussetzung für das Funktionieren dieses Verfahrens ist, dass die Werte der Vergangenheit für einen möglichst langen Zeitraum verfügbar sind. Keine Berücksichtigung finden Veränderungen, etwa die Arbeitszeit betreffend oder vorgenommene Rationalisierungsmaßnahmen.

Das einfache Schätzverfahren

Einige Personalplaner nutzen als Methode das sogenannte einfache Schätzverfahren. Bei diesem Verfahren geben Führungskräfte eines Unternehmens auf Grundlage ihrer Erfahrungen und ihrem Wissen um die Vergangenheit eine Einschätzung bezüglich der personellen Zukunft ab.

Damit diese Variante belastbare Zahlen hervorbringt, muss die jeweilige Führungskraft sehr gute Kenntnisse zum Unternehmen besitzen und zudem sehr viel Berufserfahrung mitbringen. Das einfache Schätzverfahren ist kein wissenschaftlich fundiertes, aber in zahlreichen Unternehmen oft genutztes Instrument der Personalplanung.