Personalbedarfsplanung: Methoden, Ablauf und Beispiel

Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung beinhaltet alle Methoden und Aufgaben, die den aktuellen und zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern analysieren, um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Hier ist es von hoher Wichtigkeit, dass klar ist, welche Leistungen das Unternehmen in den nächsten Jahren anbieten möchte – daraus ergibt sich, wie viel und natürlich auch welches Personal in den jeweiligen Bereichen und Abteilungen dafür nötig ist.

Für Personalplaner ist es deshalb unerlässlich, dass sie über die Unternehmensziele der nächsten Jahre informiert sind. Mit diesen Informationen können die zukünftigen Aufgabenfelder und die dafür benötigten Arbeitnehmer ausgearbeitet werden.

Was sind die Ziele der Personalbedarfsplanung?

Gute Mitarbeiter tragen maßgeblich zur Produktivität und Effizienz im Unternehmen bei. Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist daher die Sicherstellung, dass das Unternehmen stets die richtigen Mitarbeiter hat – im Hinblick auf die Menge und der erforderlichen Kompetenzen. 

Was ist der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung? 

Innerhalb der Bedarfsplanung des Personals wird nach quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung unterschieden.

Was ist die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich nicht mit der Anzahl der Mitarbeiter, sondern mit den erforderlichen Fähigkeiten für das Unternehmen. Folglich definiert die qualitative Personalbedarfsermittlung die persönlichen und fachlichen Bedingungen, die mit den vakanten Positionen einhergehen. Zusätzlich legt die qualitative Personalbedarfsermittlung die erforderlichen Weiter- und Fortbildungen fest, die bereits bestehende Mitarbeiter betreffen.

Was ist die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie viele Mitarbeiter kurz- oder langfristig nötig sind, um die unternehmerischen Ziele und auch die Vision zu fördern. Dabei wird zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf unterschieden.

• Beim Bruttopersonalbedarf handelt es sich um den benötigten Bedarf an Arbeitnehmern, um die Arbeiten durchführen und die Unternehmensziele erreichen zu können.
• Der Nettopersonalbedarf ist als die Grundlage der Vorkehrungen für wichtige Personalbelange anzusehen und wird aus dem Bruttopersonalbedarf abzüglich des Personalbestands errechnet (Formel zur Berechnung: Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – aktuellen Personalbestand).

Im Rahmen der quantitativen Personalplanung stellen sich Personalverantwortliche grundsätzlich die Frage: Wie viele Mitarbeiter werden für die nächste Planungsperiode benötigt? Die quantitative Personalbedarfsermittelung setzt sich demnach aus den Berechnungsgrößen „Bruttopersonalbedarf“, „fortgeschriebener Personalbestand“ und „Nettopersonalbedarf“ zusammen. 

Für die Ermittlung des fortgeschriebenen Personalbestandes werden unterschiedliche Verfahren hinzugezogen, wobei die Abgangs- respektive Zugangstabelle vorwiegend zum Einsatz kommt.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es?

Die quantitative Planung des Personalbedarfs gliedert sich in diese Bedarfsarten im Rahmen der Personalbedarfsermittlung auf:

• Einsatzbedarf: Menge der erforderlichen Arbeitnehmer mit den entsprechenden Kompetenzen.
• Neubedarf: Mitarbeiter, die notwendig sind, um den aktuellen Bedarf zu decken.
• Zusatzbedarf: Bedarf an zusätzliche und kurzweilig erforderlichen Arbeitnehmern (Saisonarbeiter).
• Reservebedarf: Fallen Angestellte aufgrund von Krankheit aus, wird auf den Reservebedarf zurückgegriffen.
• Ersatzbedarf: Dies sind Arbeitnehmer, die als Ausgleich für die wegfallenden Arbeitskräfte eingestellt werden.

Addiert man den Einsatzbedarf, den Zusatzbedarf und auch den Reservebedarf, erhalten Arbeitgeber den Bruttopersonalbedarf im Unternehmen. Um den Nettopersonalbedarf zu ermitteln, benötigt der Arbeitgeber jedoch neben dem Bruttobedarf auch den Ist-Personalbestand. 

Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es? 

Folgende Methoden kommen unter anderem bei der Personalbedarfsplanung zum Einsatz:

• einfache Schätzverfahren,
• globale Bedarfsprognose,
• Kennzahlenmethode,
• Personalbemessungsmethode,
• Trendextrapolation,
• monetäre Methode,
• Stellenplanmethode,
• Laufzettelmethode,
• Delphi-Methode und
• Analogie-Schlussmethode.

Die aufgeführten Methoden werden im Folgenden näher erläutert.

Einfache Schätzverfahren

Einige Personalplaner nutzen als Methode das sogenannte einfache Schätzverfahren. Bei diesem Verfahren geben Führungskräfte eines Unternehmens auf Grundlage ihrer Erfahrungen und ihrem Wissen um die Vergangenheit eine Einschätzung bezüglich der personellen Zukunft ab.

Damit diese Variante belastbare Zahlen hervorbringt, muss die jeweilige Führungskraft sehr gute Kenntnisse zum Unternehmen besitzen und zudem sehr viel Berufserfahrung mitbringen. Das einfache Schätzverfahren ist kein wissenschaftlich fundiertes, aber in zahlreichen Unternehmen oft genutztes Instrument der Personalbedarfsermittlung.

Globale Bedarfsprognose

Eine erwähnenswerte Methode ist die sogenannte, globale Bedarfsprognose. Sie wird von Experten vor allem für eine mittel- und langfristig angelegte Planung empfohlen. Sie zieht relevante Werte der Vergangenheit heran und überträgt sie dann in die Zukunft.

Wichtige Voraussetzung für das Funktionieren dieses Verfahrens ist, dass die Werte der Vergangenheit für einen möglichst langen Zeitraum verfügbar sind. Keine Berücksichtigung finden Veränderungen, etwa die Arbeitszeit betreffend oder vorgenommene Rationalisierungsmaßnahmen.

Kennzahlenmethode 

Bei der Kennzahlenmethode wird der Personalbedarf durch die Gegenüberstellung des erforderlichen Personalbestandes mit speziellen Kennzahlen ermittelt. Als Kennzahl dient in der Regel der Umsatz des Unternehmens, doch auch der Gewinn wird nicht selten genutzt. Beispielhafte Formel: Personalbedarf = Umsatz / Anzahl der Arbeitskräfte im Unternehmen.

Personalbemessungsmethode

Diese Methode zur Bestimmung des Personalbedarfs basiert auf der Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter für eine spezifische Aufgabe oder Leistung benötigt. Dabei werden Verzögerungen in der Produktion sowie ein Verteilzeitfaktor berücksichtigt. Zudem wird ein Reservebedarf einkalkuliert, um einen Puffer für Krankheits- oder Urlaubstage eines Mitarbeiters zu gewährleisten. 

Trendextrapolation

Bei der Trendextrapolation werden zunächst die Entwicklungsdaten aus der Vergangenheit erfasst. Die Daten werden anschließend in die Zukunft übertragen und der Trend für den zukünftigen Personaleinsatz fortgeschrieben. 

Damit diese Methode funktioniert, ist es allerdings notwendig, dass der als Basis dienende Zeitraum in der Vergangenheit einerseits lang genug und auch möglichst stabil gewesen sein muss. Zudem darf sich der aus der zurückliegenden Zeitperiode extrapolierte Trend in der Zukunft nicht verändern. Nur dann ist die Trendextrapolation eine sichere und zuverlässige Grundlage der Planung von Personal.

Monetäre Methode

Der Bedarf an Personal wird durch die Betrachtung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ermittelt. Aus neutraler Sicht ist diese Methode jedoch nicht ideal, da sie nur den Bedarf ermittelt, der im finanziellen Rahmen liegt – und nicht den, den das Unternehmen eigentlich benötigt.

Stellenplanmethode

Hier ist der bisherige Mitarbeiterbedarf in Verbindung mit anversierten Kennzahlen die Berechnungsbasis. Soll zum Beispiel der Umsatz gesteigert werden oder die Produktion hochgefahren werden, ist klar, dass weitere Arbeitskräfte eingestellt werden müssen. 

Laufzettelmethode

Auf sogenannten Laufzetteln notieren die Mitarbeiter, wie lange sie beispielsweise an einem Projekt gearbeitet haben. Dabei kann der „Laufzettel“ auch ein digitales Projekterfassungsprogramm sein. Pro Projekt gibt es einen Laufzettel, auf dem die Arbeitszeiten erfasst werden. Die daraus resultierende Summe dient der zukünftigen Personalbedarfsermittlung. 

Delphi-Methode

Mit der Delphi-Methode wurde eine sehr zukunftsorientierte Art der Personalbedarfsermittlung entwickelt. Sie nutzt spezielle Fragebögen, die an die Führungskräfte des Unternehmens verteilt werden. Diese müssen anhand der Fragen Auskunft darüber geben, wie sie die zukünftige Entwicklung des Personalbedarfs beurteilen.

In einem nächsten Schritt sind die Fragebögen auszuwerten und anschließend in Verbindung mit sogenannten Informationsanalysen wieder an die Führungskräfte herauszugeben. Auf Basis der neuen Informationen sollen diese dann eine Schätzung bezüglich des zu erwartenden Personalbedarfs abgeben.

Unter den gängigen Methoden der Personalplanung ist die Delphi-Methode am besten für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen geeignet. Experten unterscheiden bei dieser Methode zwischen zwei verschiedenen Varianten, der Standard-Delphi-Methode, bei welcher den befragten Führungskräften eine Abstimmung untereinander verboten ist und der Breitband-Delphi-Methode, bei der den einzelnen Befragten eine Abstimmung mit anderen erlaubt wird.

Analogie-Schlussmethode

Eine weitere Art der Personalbedarfsermittlung ist die sogenannte Analogie-Schlussmethode. Bei ihr liegt ein Schwerpunkt auf der Berücksichtigung und Einbeziehung von Abhängigkeiten zwischen zwei oder mehreren Kennzahlen in der Vergangenheit.

Solche Abhängigkeiten könnten unter anderem bestehen zwischen:

• Umsatz des Unternehmens
• Qualifikation der Mitarbeiter
• Größe von Abteilungen

Bei dieser Methode brachte man also nicht eine einzige Zeitperiode, sondern in Verbindung der genannten Abhängigkeiten wenigstens zwei und setzt sie dann zueinander ins Verhältnis. Man verwendet sie als „Vorlagen“ aus der Vergangenheit, um sie in die Zukunft zu übertragen. Dabei wird postuliert, dass die Veränderung der einzelnen Parameter, also Umsatz, Qualifikation oder Abteilungsgröße, in der Zukunft genauso Einfluss auf den Personalbedarf haben werden, wie sie es in der Vergangenheit taten.

Wie läuft die Personalbedarfsplanung ab? 

Die Personalbedarfsplanung erfolgt in der Praxis mit unterschiedlichen Methoden. Der Ablauf der Bedarfsplanung ähnelt sich jedoch stark. Die folgende Anleitung können Sie daher als Orientierung für Ihre eigene Personalbedarfsplanung nehmen:

• Schritt 1: Analyse der Altersstruktur
• Schritt 2: Festlegung des Planungshorizonts
• Schritt 3: Ermittlung der erforderlichen Qualifikationen
• Schritt 4: Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs
• Schritt 5: Ermittlung der voraussichtlichen Zu- und Abgänge
• Schritt 6: Nettopersonalbedarf
• Schritt 7: Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen

Wir gehen im Folgenden auf jeden Schritt um Detail ein.

Schritt 1: Analyse der Altersstruktur

Die Berücksichtigung der Altersstruktur der Mitarbeiter spielt eine bedeutende Rolle bei der Personalbestandsermittlung. Durch die Analyse des Altersprofils lassen sich die zu erwartenden altersbedingten Abgänge in den kommenden Jahren prognostizieren. Wenn sich herausstellt, dass sich bereits viele Mitarbeiter in unmittelbarer Nähe des Renteneintrittsalters befinden, gewinnt die Personalplanung an besonderer Bedeutung – schnelles Handeln ist gefragt. 

Darüber hinaus ermöglicht die Altersstrukturanalyse auch Einblicke in die Präsenz der verschiedenen Altersgruppen innerhalb des Unternehmens.

Schritt 2: Festlegung des Planungshorizonts

Für die Personalbedarfsplanung ist die Festlegung des Planungshorizonts ein wichtiger Bestandteil. In der Regel umfasst die kurzfristige Planung den Zeitraum von einem Jahr, die mittelfristige erstreckt sich über einen Zeitraum von etwa drei Jahren. Alles, was über diesen Zeitraum hinaus geht, wird als langfristige Personalplanung bezeichnet. 

Die kurzfristige Planung bietet den Vorteil, dass sie gegenüber den anderen Varianten deutlich präziser ist, da weniger unbekannte Einflüsse auftreten. Allerdings lässt die langfristige Planung eher die Möglichkeit einer Umstrukturierung zu. 

Schritt 3: Ermittlung der erforderlichen Qualifikationen

Eine effiziente Personalbedarfsplanung umfasst nicht nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, sondern auch die Qualifikationen und Fähigkeiten, die ein Unternehmen zwingend braucht.

Schritt 4: Bruttopersonalbedarf ermitteln

Um den Bruttopersonalbedarf zu ermitteln, werden verschiedene Schätzverfahren eingesetzt. Dies ist wichtig, um die erforderliche Anzahl von qualifizierten Arbeitskräften für eine bestimmte Aufgabe festzustellen.

Für Tätigkeiten, die bereits im Unternehmen ausgeführt werden, können Erfahrungswerte herangezogen werden. Bei neuen Aufgaben gestaltet sich die Schätzung in der Regel schwieriger, weshalb möglicherweise externe Fachexperten hinzugezogen werden müssen.

Schritt 5: Ermittlung der voraussichtlichen Zu- und Abgänge 

Durch die Analyse der Altersstruktur im Unternehmen lassen sich die Abgänge präzise einplanen. Um Personallücken zu vermeiden, müssen gegebenenfalls entsprechende Neueinstellungen ins Auge gefasst werden. 

Schritt 6: Nettopersonalbedarf

Um den Nettobedarf an Personal zu ermitteln, müssen die bisherigen Arbeitsschritte mithilfe des Bruttopersonalbedarfs zusammengefasst werden. Ziehen Sie die zu erwartenden Neuzugänge von dem Bruttowert ab. Stehen Abgänge an, werden diese zu dem Wert hinzugefügt.

Schritt 7: Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen

Für eine erfolgreiche Personalbedarfsplanung ist die Erstellung eines Maßnahmenkatalogs unerlässlich. Dieser enthält die erforderlichen Schritte, um ausreichend qualifiziertes Personal bereitzustellen. Neueinstellungen stehen dabei oft an erster Stelle. Dabei ist es wichtig, den Zeitpunkt und die erforderlichen Qualifikationen für die Neueinstellungen genau zu bestimmen, um geeignete Mitarbeiter zu finden.

Um die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen, kann jedoch auch auf vorhandenes Personal zurückgegriffen werden. Durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen kann der Personalbedarf gedeckt werden. In diesem Zusammenhang ist es von großer Bedeutung, die Mitarbeiter zur Teilnahme an solchen Maßnahmen zu motivieren.

Was sind die Vorteile einer guten Personalbedarfsplanung?

Eine sorgfältige und vorausschauende Personalbedarfsplanung ist von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Sie trägt dazu bei, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und schafft somit die Grundlage für eine effiziente und wettbewerbsfähige Organisation. Von folgenden Vorteilen profitieren Arbeitgeber:

• Kosteneinsparungen: Durch eine genaue Einschätzung des Personalbedarfs können Unternehmen unnötige Kosten vermeiden. Eine Über- oder Unterbesetzung von Stellen wird vermieden, was zu einer optimalen Ressourcennutzung und Kosteneinsparungen führt.
• Effizienzsteigerung: Eine präzise Personalbedarfsplanung ermöglicht eine effiziente Arbeitsabwicklung. Das richtige Maß an Mitarbeitern mit den entsprechenden Fähigkeiten gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse und minimiert Engpässe.
• Flexibilität: Eine gute Personalbedarfsplanung bietet Unternehmen die Flexibilität, auf Veränderungen in der Geschäftsumgebung zu reagieren. Sie ermöglicht eine rechtzeitige Anpassung der Belegschaft an neue Anforderungen, sei es durch Expansion, Marktschwankungen oder technologischen Fortschritt.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Eine adäquate Personalbedarfsplanung berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Eine angemessene Besetzung von Stellen und die Berücksichtigung von Weiterbildungsmaßnahmen führen zu einer besseren Arbeitsbelastung und erhöhter Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Welche Maßnahmen zur Erhöhung des Personals gibt es?

Ergibt die Personalbedarfsermittlung, dass dem Unternehmen zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen, können folgende Maßnahmen zur Erhöhung des Personals ergriffen werden:

• Einstellung von neuen Mitarbeitern,
• Arbeitnehmerüberlassung,
• Beschäftigung von freien Mitarbeitern oder Freiberuflern,
• Ausbildung von Fachkräften,
• innerbetriebliche Versetzungen der Mitarbeiter,
• Digitalisierung und Automatisierung von Tätigkeiten.

Wie kann das Personal reduziert werden?

Im Falle, dass ein Unternehmen zu viele Mitarbeiter hat, sind ebenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen – immer unter der rechtlichen Erlaubnis nach Arbeitsrecht – unter anderem:

• Kündigungen,
• Kurzarbeit,
• Teilzeitarbeit, 
• Möglichkeit zur früheren Pensionierung,
• Änderungskündigung.