Die besten Tipps, Methoden und Spiele für ein optimales Zeitmanagement

Was ist Zeitmanagement?

Das Zeitmanagement ist ein wichtiger Teilbereich des Selbstmanagements im beruflichen Alltag und somit eines der wenigen Dinge, die nicht von der Geschäftsleitung vorgegeben werden können. Denn Zeitmanagement beginnt im Kopf jedes einzelnen Mitarbeiters.

Das Zeitmanagement umfasst dabei den Einsatz verschiedener Methoden und Maßnahmen auf der Arbeit, mit denen ein Mensch seine zur Verfügung stehende Zeit zur Erledigung der Arbeitsaufgaben einteilt, plant und organisiert. Das Zeitmanagement dient also dazu, die eigene Zeit im Rahmen des Selbstmanagements optimal einzuteilen und möglichst effizient zu nutzen.

Aufgrund der hohen Bedeutung des Zeitmanagements jedes einzelnen Mitarbeiters für den Unternehmenserfolg sind Arbeitgeber in der Regel daran interessiert, das Selbstmanagement ihrer Beschäftigten mit speziellen Maßnahmen, Schulungen und spielerischen Arbeits-Projekten zu optimieren.

Was sind die Ziele vom Zeitmanagement im Berufsalltag?

Das wichtigste Ziel des Zeitmanagements stellt die Steigerung der Produktivität im Berufsalltag dar, indem der Mitarbeiter eine gezielte Zeitplanung bei der Arbeit anstrebt.

Das Zeitmanagement verfolgt daher das Ziel, die täglich anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten im Berufsleben innerhalb der Arbeitszeit möglichst effizient zu planen und durchzuführen. Um dieses Ziel zu erreichen, gehört es jedoch auch, mögliche Störfaktoren und Zeitdiebe, die den Zeitplan durcheinanderbringen könnten, zu identifizieren und zu beseitigen.

Was sind die Vorteile von einem guten Zeitmanagement?

Ein gutes Zeitmanagement unterstützt Sie nicht nur bei der effizienten Durchführung und fristgerechten Abgabe Ihrer Aufgaben bei der Arbeit. Vielmehr beeinflusst das Zeitmanagement auch Ihr persönliches Wohlbefinden und Ihre Stimmung im beruflichen und privaten Alltag. Wenn Sie ein gutes Zeitmanagement beherrschen, profitieren Sie also gleich von mehreren Vorteilen:

1. Zeitmanagement steigert Ihre individuelle Leistungsfähigkeit, Konzentrationsfähigkeit und Produktivität auf der Arbeit
2. Zeitmanagement optimiert Ihre Arbeitsweise und somit Ihre Arbeitsqualität
3. Zeitmanagement verringert Stress, Zeitnot und Druck im Alltag
4. Zeitmanagement unterstützt Sie bei der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele
5. Zeitmanagement fördert eine gesunde Life-Work-Balance
6. Zeitmanagement hilft Ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben

Tipps und Maßnahmen für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Erfolgreiches Zeitmanagement basiert in der Regel auf verschiedenen Prinzipien und Maßnahmen, die sich jeder Arbeitnehmer mit ein wenig Ruhe und Geduld aneignen kann. Doch Zeitmanagement beginnt stets im Kopf. Das heißt, nur wenn es Ihre innere Einstellung erlaubt, können Sie ein effektives Zeitmanagement erlernen.

Im Folgenden verraten wir Ihnen die wichtigsten Tipps und Maßnahmen für ein effektives Zeitmanagement.

Tipp 1: Führen Sie eine To-do-Liste oder einen Tagesplan

Für eine optimale Zeitplanung sollten zunächst alle anfallenden Aufgaben und Tätigkeiten in einer To-do-Liste oder einem Tagesplan mit Zeitfenstern festgehalten werden. Diese Liste führt Ihnen noch einmal vor Augen, welche und wie viele offene Erledigungen für den Arbeitstag anstehen.

Die Aufgaben sollten möglichst nach Priorität geordnet und mit einer geschätzten Dauer versehen werden, um einen Überblick zu erhalten.

Tipp 2: Legen Sie einen Zeitplan an

Wichtig für ein effektives Zeitmanagement ist das Planen der Aufgaben in ein bestimmtes Zeitfenster. Ähnlich einem Stundenplan werden die Aufgaben ihren Prioritäten nach mit ihrer vermutlichen Dauer in einer Liste sortiert. Dieser Zeitplan sollte jedoch nicht nur theoretisch bleiben, sondern auch möglichst im Alltag eingehalten werden.

Wichtig: Kalkulieren Sie in den Arbeits-Zeitplan neben den Tätigkeiten auch Pausen und Pufferzeiten ein. Diese sollten Sie genauso wichtig nehmen wie die Arbeitszeit an sich. Denn nur so können sich Körper und Geist auch auf der Arbeit erholen und sind bereit für neue Herausforderungen.

Tipp 3: Vermeiden Sie Ablenkungen, Störfaktoren & Zeitdiebe

Um möglichst effektiv arbeiten zu können, sollten sowohl ablenkende Zeitdiebe als auch potenzielle Störfaktoren am Arbeitsplatz gemieden werden. Denn nur, wenn Sie sich nicht von solchen Zeitfressern ablenken lassen, können Sie konzentriert und leistungsfähig arbeiten.

Doch auch Ablenkungen und Unterbrechungen wie zum Beispiel private WhatsApp-Nachrichten sollten während der Arbeitszeit beseitigt werden. Verstauen Sie Ihr Smartphone oder Tablet dafür einfach in Ihrer Tasche und nutzen Sie es lediglich entspannt während der Pausen.

Die häufigsten Ablenkungen und Störfaktoren am Arbeitsplatz sind:

• Ablenkungen durch Social-Media, Pushnachrichten, SMS oder andere digitale Medien,
• Häufige Unterbrechungen in der Konzentrationsphase,
• Ineffektive Priorisierung,
• Unordnung und Chaos im Büro oder in digitalen Ablagen,
• Aufschieben von wichtigen Aufgaben,
• Wartezeiten, die nicht sinnvoll genutzt werden können,
• Fehlerhaftes Delegieren und Perfektionismus,
• Falsche und ineffiziente Arbeitsmittel,
• Ausufernde Besprechungen ohne Ziel,
• Multitasking statt Konzentration auf eine Aufgabe.

Tipp 4: Aufgaben delegieren und Zeit sparen

Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört es auch, Aufgaben an andere abzugeben. Das fällt nicht immer leicht – vor allem dann nicht, wenn man sich selbst für die beste Wahl zur Erledigung dieser Dinge hält.

Doch eine gute Personalführung oder Arbeitsweise bedeutet gleichzeitig auch, dass man seinen Mitarbeitern und Kollegen vertrauen und ihnen Aufgaben zuteilen muss. Allein ist der große Berg an offenen Aufgaben im Alltag nicht zu bewältigen – nur gemeinsam kann man die Ziele des Unternehmens erreichen.

Tipp 5: Nutzen Sie Wartezeiten effektiv

Während der Arbeitszeit sollte man nie untätig sein. Selbst Wartezeiten können sinnvoll genutzt werden. Während eine Rückmeldung aussteht, lassen sich Telefonate führen und E-Mails schreiben. Kleine Aufgaben und Dinge, die schnell erledigt sind, dienen gut als Lückenfüller und müssen nicht nach Feierabend erledigt werden.

Tipp 6: Pausen machen und einhalten

Pausen sind sowohl für Ihre Konzentrationsfähigkeit als auch für Ihr psychisches Wohlbefinden von großer Bedeutung. Arbeiten Sie häufig durch ohne regelmäßig eine Pause einzulegen, werden Sie auf Dauer unter Leistungsmangel und Unzufriedenheit leiden. Aus diesem Grund gehören auch Pausen zum Zeitmanagement dazu. Um möglichst produktiv zu arbeiten, Ihren Kopf freizuhalten und Ihre Aufgaben gewissenhaft und fristgerecht zu erfüllen, gilt es feste Pause und Pufferzeiten in Ihrem Tagesplan einzuplanen.

Tipp 7: Motivieren Sie sich

Wer sich selbst motiviert, kann besser arbeiten. Motivationen können in unterschiedlicher Weise ausfallen. Dabei kann es sich um Provisionen oder Belohnungen für Sie selbst oder die Mitarbeiter handeln. Manche Menschen belohnen sich nach einem erfolgreichen Arbeitstag zum Beispiel mit einem leckeren Essen oder einem Treffen mit Freunden.

Als Zeitmanagement-Methode bietet sich auch das Abstreichen im Kalender an: Jeder erfolgreich bewältigte Arbeitstag wird im Kalender angestrichen, um eine möglichst lange Kette an Kreuzen zu erreichen. Belohnen Sie diese Arbeitsmethoden des Zeitmanagements außerdem, indem Sie zum Beispiel den Mitarbeiter mit der längsten Kreuzkette im Kalender am Ende des Monats ehren.

Tipp 8: Schieben Sie Aufgaben nicht auf

Wer gerade mit einer unliebsamen Aufgabe beschäftigt ist, der verliert schnell die Motivation. Da kann es schon einmal passieren, dass man diese Aufgabe auf einen anderen Arbeitstag vertagt – ein Fehler, den Sie besser vermeiden sollten. Denn der Aufschub von bestimmten Dingen führt lediglich dazu, dass Sie unter Druck und Zeitnot geraten und diese Aufgabe letztlich nicht gewissenhaft erfüllen können.

Prokrastination ist der Fachbegriff für eine psychische Störung des Selbstmanagements, bei der wichtige Aufgaben aufgeschoben und stattdessen Tätigkeiten oder Dinge ohne Dringlichkeit erfüllt werden.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Von der Alpen-Methode über das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse bis hin zur Pomodoro-Technik: Das Zeitmanagement umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden und Techniken, mit denen Arbeitnehmer Ihre Aufgaben innerhalb der Arbeitszeit optimal planen und einteilen können. Dabei gibt es keine Methode, die besser ist als ein anderes Prinzip. Vielmehr muss jeder Mensch für sich herausfinden, mit welcher Methode sie am besten zurechtkommt und effektives Zeitmanagement betreiben kann.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die bekanntesten und beliebtesten Zeitmanagement-Methoden und –Prinzipien für die Arbeit.

Das Pareto-Prinzip: Priorisierung als effektives Erfolgsmodell

Nach dem Pareto-Prinzip können bereits 80 Prozent der Arbeitsergebnisse mit einem vergleichbar geringen Aufwand von 20 Prozent am gesamten Aufwand erzielt werden. Die 20 Prozent, die zum Gesamtergebnis führen, erfordern dafür jedoch 80 Prozent des Arbeitsaufwandes.

In der Praxis bedeutet dies, dass es manche Teilaufgaben gibt, die den größten Effekt auf das Gesamtergebnis besitzt. Um das Pareto-Prinzip anzuwenden gilt es daher, diese Teilaufgaben zu identifizieren und diese zu Beginn zu erledigen. So erhalten Sie bereits nach einem kurzen Zeitfenster ein gutes Ergebnis zu erzielen. Die restlichen Teilaufgaben, die einen höheren Zeitaufwand erfordern, erledigen Sie erst am Ende.

Das Pareto-Prinzip wurde von dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelt und ist ebenfalls als 80/20-Prinzip bekannt. Ursprünglich aus der Untersuchung der Verteilung des Grundbesitzes in Italien entstanden, findet das Pareto-Prinzip heute in unterschiedlichen Bereichen Anwendung. 

Beispielsweise wissen erfolgreiche Verkäufer, dass Sie 80 Prozent ihrer Umsätze mit 20 Prozent ihrer Kunden erreichen. Im Zeitmanagement kann das Pareto-Prinzip ebenfalls angewandt werden, um die eigene Effizienz zu maximieren. Wer Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnet und bearbeitet, ist schneller erfolgreich, da nach dem Pareto-Prinzip 20 Prozent der vorhandenen Zeit ausreicht, um 80 Prozent der Aufgaben zu erledigen. 

Die Anwendung des Pareto-Prinzips ist in allen Berufsfeldern wertvoll und kann helfen, die Produktivität zu verdoppeln. Sie ist ein nützliches Hilfsmittel für jeden, der seine Aufgaben nach Prioritäten ordnen und seine Effizienz maximieren möchte. 

Das Eisenhower-Prinzip: Was man von einem US-Präsidenten lernen kann

Das Eisenhower-Prinzip, ebenfalls bekannt als Eisenhower-Matrix, wurde von Präsident und General Dwight D. Eisenhower entwickelt. Es ist eine Zeitmanagementtechnik, die effektiv hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.

Nach dieser Methode werden anfallende Aufgaben und Tätigkeiten in vier Kategorien eingeteilt:

• wichtig und dringend
• nicht dringend, aber wichtig
• nicht wichtig, aber dringend
• weder dringend noch wichtig

Aufgaben, die sich als weder dringlich noch wichtig erweisen, können unbearbeitet bleiben, während dringliche, aber unwichtige Aufgaben ruhigen Gewissens an andere Mitarbeiter delegiert werden können.

Diese Kategorien werden oftmals in eine Matrix übertragen, um schnell zu erkennen, wie mit den jeweiligen Aufgaben umgegangen werden soll.

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips liegen auf der Hand. Mit der Anwendung spart man Zeit und Energie, da der Fokus auf Aufgaben liegt, die wichtig und dringlich sind. Durch das Erledigen dieser essenziellen Aufgaben wird die Produktivität nachhaltig gesteigert. Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung aufgrund eines klareren Verständnisses, wie eine Aufgabe in den Gesamtplan passt. Durch das Durchdenken der Aufgaben werden unwichtige Aufgaben und Zeitfresser degradiert. Das schafft mehr Pufferzeiten und ermöglicht es, Aufgaben zu delegieren.

Das Eisenhower-Prinzip ist unter anderem ideal für Fach- und Führungskräfte, die viele Projekte bearbeiten sowie für Manager, die den Fortschritt ihres Teams im Auge behalten möchten.

Die Alpen-Methode: Professionelle Technik für mehr Effektivität

Die Alpen-Methode ist eine Arbeitsmethode, die praktische Hilfe anbietet, um sich einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Die Alpen-Methode gibt dabei einen Ablauf für ein funktionierendes Zeitmanagement in wenigen Schritten vor.

1. Schritt: A – Aufgaben bestimmen und in einer To-do-Liste festhalten
2. Schritt: L – Länge der Aufgaben bestimmen und einplanen
3. Schritt: P – Puffer, Pausenzeiten und Freiräume einplanen
4. Schritt: E – Entscheidungen treffen, welche Aufgaben Priorität haben
5. Schritt: N – Nachkontrollieren, ob der Zeitplan aufgegangen ist, eventuell Konsequenzen ziehen

Die Alpen-Methode ist aufgrund Ihrer Einfachheit und Schnelligkeit eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden.

Beschäftigte in Unternehmen müssen jeden Tag die unterschiedlichsten Aufgaben lösen. Mit der ALPEN-Methode gelingt es, alle Aufgaben zu clustern und die vorhandene Zeit bestmöglich einzuteilen. Hierzu notiert man in einer Liste handschriftlich oder in einer Software digital alle Aufgaben und Tätigkeiten. Im zweiten Schritt schätzt man ein, welche Aktivitätsdauer nötig ist, um die Aufgabe zu bearbeiten. Entscheidend ist eine objektive Schätzung, da der gesteckte zeitliche Rahmen nicht überschritten werden sollte. 

Zeitpuffer für unvorhergesehene Aufgaben oder Störungen sind sinnvoll, um die Zeitplanung nach der ALPEN-Methode proaktiv umsetzen zu können. Es ist zielführend bis zu 60 Prozent der täglich verfügbaren Arbeitszeit einzuplanen und 40 Prozent als Pufferzeit und für Aktivitäten wie berufliche Gespräche und Telefonate einzuplanen. Im vierten Schritt muss entschieden werden, welche Aufgaben Priorität haben und sofort erledigt werden müssen. Zur Priorisierung eignet sich das Eisenhower-Prinzip. Die Nachkontrolle am Ende des Tages hat den Zweck, die Zeitplanung zu überprüfen, Adaptierungen vorzunehmen und aus Fehlern zu lernen. 

 „Eat the Frog“-Methode: Das Schlimmste zuerst!

Die sogenannte Arbeitsmethode „Eat the Frog“-Methode ist an ein Zitat von Mark Twain angelehnt, der einmal sagte, wenn man morgens einen lebendigen Frosch äße, könnte am Tag nichts Schlimmeres mehr passieren. Ganz nach diesem Motto empfiehlt die Methode, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu bearbeiten und danach die weiteren Prioritäten abzuarbeiten.

Das Pomodoro-Prinzip: Wie man den Zeitplan richtig clustert

Die Pomodoro-Technik gilt als eine der effizientesten Zeitmanagement-Methoden und ist dazu noch besonders einfach. Nach dem Pomodoro-Prinzip legen Sie zunächst eine Aufgabe fest und bearbeiten diese exakt für 25 Minuten. Danach legen Sie erst einmal eine Pause von fünf Minuten ein. Diesen Ablauf wiederholen Sie nach der Pomodoro-Technik viermal, sodass Sie insgesamt zwei Stunden gearbeitet haben. Im Anschluss legen Sie eine längere Pause ein, um sich zu entspannen und zu regenerieren.

Die Zeiteinteilung mit der Pomodoro-Technik sorgt für die bestmögliche Nutzung der natürlichen Konzentrationsphasen des Menschen und steigert so die Arbeitsproduktivität.

Die Pomodoro-Technik können Sie nach Ihren individuellen Präferenzen anpassen. Haben Sie zum Beispiel festgestellt, dass Sie stets 60 Minuten, also eine Stunde hochkonzentriert arbeiten können, dann legen Sie erst nach dieser Stunde eine Pause ein. Diese Pause sollte aufgrund der längeren Konzentrationsphase ebenfalls länger sein und mindestens 15 Minuten betragen.

Mit Leistungskurven zu einem besseren Zeitmanagement

Eine gute Methode für Zeitmanagement, die individuell abgestimmt ist, ist das Erstellen einer Energie- beziehungsweise einer Leistungskurve. An ein paar Tagen der Woche werden stündlich die eigene

• Produktivität
• Leistungsfähigkeit
• und Konzentrationsfähigkeit

selbst eingeschätzt und auf einer Skala von 0 bis 10 notiert.

Nach einiger Zeit lässt sich aus den gewonnenen Daten eine individuelle Leistungskurve erstellen, die detailliert die eigenen Werte abbildet. Ausgehend von den Ergebnissen dieses Selbsttests, lässt sich das Zeitmanagement in Zukunft effektiver gestalten und nach Ihrer persönlichen Leistungskurve ausrichten.

Priorisieren und delegieren mit der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse funktioniert grundsätzlich wie das Eisenhower-Prinzip und ist somit ebenfalls eine gute Zeitmanagement-Methode, um die eigenen Aufgaben optimal zu priorisieren.

Der einzige Unterschied zwischen der ABC-Analyse und dem Eisenhower-Prinzip ist die Planungsdauer der Aufgaben. Während sich die ABC-Analyse in der Regel auf ein Zeitfenster von einem einzelnen Tag bezieht, erstreckt sich das Eisenhower-Prinzip auf mehrere Tage oder Wochen.

Das 10-10-10-Prinzip: Ziele auch auf längere Sicht stecken

Beachten Sie bei der Setzung von Prioritäten im Rahmen der Zielsetzung nicht nur deren direkte Auswirkung, sondern auch die Darstellung eventueller künftiger Ergebnisse. Hilfreich kann die „10-10-10“-Methode nach Suzy Welch sein, die dabei hilft, Entscheidungen im Zeitmanagement zu fällen.

Es stellen sich im Rahmen dieser Methode folgende Fragen:

• Wie wirkt sich die Entscheidung in 10 Minuten aus?
• Welche Auswirkungen sind in 10 Monaten zu spüren?
• Und was kann man in 10 Jahren erwarten?

Anhand Ihrer Antworten können Sie erkennen, welche Aufgaben nun wirklich dringlich sind.

Wie lässt sich spielerisch das Zeitmanagement von Mitarbeitern fördern?

Da Mitarbeiter mit einem guten Zeitmanagement am leistungsfähigsten und produktivsten sind, versuchen viele Arbeitgeber, ihre Angestellten im Zeit- und Selbstmanagement zu schulen.

Dafür bieten sich jedoch nicht nur langwierige Workshops und Seminare an. Auch Zeitmanagement-Spiele, die eine Abteilung im Team vollziehen, können die Kompetenzen der Mitarbeiter im Selbstmanagement steigern. Denn Zeitmanagement-Spiele an ermöglichen durch einen spielerischen Umgang

• das Erlernen von Planung,
• eine gute Teambildung
• sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren.

Natürlich sind bei der Durchführung und Umsetzung von Zeitmanagement-Spielen beinahe keine Grenzen gesetzt. Einige Zeitmanagement-Spiele, die wir für besonders hilfreich halten, möchten wir an dieser Stelle vorstellen.

Planungspoker: So lernen Mitarbeiter den Zeitaufwand richtig einzuschätzen

Um den Aufwand eines anstehenden Projektes oder einer bestimmten Aufgabe besser einzuschätzen, kann die spielerische Methode Planungspoker genutzt werden. Für dieses Spiel, das in diesem Zusammenhang nicht als Glücksspiel verstanden werden darf, wird eine Gruppe aus mehreren am Projekt beteiligten Mitarbeitern benötigt. Das Planungspoker ist eines der aktuellsten Zeitmanagement-Spiele, für das es sogar spezielle Pokerkarten gibt. Sie können dieses Spiel aber auch problemlos mit herkömmlichen Zetteln oder Karten in Ihrem Unternehmen spielen.

Der Ablauf des Zeitmanagement-Spiels „Planungspoker“ gestaltet sich recht einfach:

1. Alle Spieler erhalten verschiedene Karten mit Ziffern in einer bestimmten Zahlenabfolge, die den geschätzten Aufwand des betreffenden Projektes beschreiben sollen.
2. Kurz werden das entsprechende Projekt oder die zu bewertende Aufgabe vorgestellt.
3. Alle Teilnehmer legen die Karte verdeckt vor sich, die ihrer Meinung nach den Aufwand des jeweiligen Projektes am besten beschreibt.
4. Sobald sich alle Teilnehmer für eine Karte entschieden haben, werden die Karten aufgedeckt.
5. Die beiden Teilnehmer mit dem niedrigsten Wert sowie die beiden mit dem höchsten Wert müssen ihre Entscheidung vor den anderen begründen, damit diese die Möglichkeit haben, ihre Einschätzung eventuell anzupassen.
6. In der nächsten Runde werden die Einschätzungen entsprechend angepasst.
7. Das Poker geht so lange, bis sich die Teilnehmer auf einen Wert einigen können oder die Einschätzungen in einem bestimmten, zuvor festgelegten, Raum liegen.
8. Der herausgefundene Wert wird als Grundlage zur Planung im weiteren Projekt- und Zeitmanagement verwendet.

Rollenspiele: So lernen Ihre Angestellten, mit Zeitnot umzugehen

Während es im Planungspoker eher darum geht, das Zeitmanagement gemeinsam zu gestalten, bieten Rollenspiele die Möglichkeit, den Umgang mit Zeitdruck zu vermitteln. Wenn das Zeitmanagement einmal nicht erfolgreich war, kommen Mitarbeiter schnell in Situationen, in denen sie in Zeitnot Aufgaben erledigen müssen.

Beispiele für Situationen im Rollenspiel: Ein Mitarbeiter …

• … steht unter Zeitdruck und ist verzweifelt, ein anderer versucht, ihn zu motivieren.
• … steht unter Zeitdruck und hat deshalb große Angst zu versagen, ein anderer gibt ihm Mut.
• … bittet einen anderen, ihm bei einer anstehenden Aufgabe Unterstützung zu leisten.
• … bietet einem anderen seine Hilfe bei der Erledigung einer dringenden Aufgabe an.
• … unter Zeitdruck muss der Führungskraft erklären, weshalb er mit einer bestimmten Aufgabe nicht fertig wird oder wurde.
• … unter Zeitdruck muss einen anderen abweisen, der ihn um Hilfe bittet, da er selbst nur noch wenig Zeit zur Verfügung hat.

Zeitspiel: So lernen Mitarbeiter, Zeitdruck standzuhalten

Um den Umgang mit Zeitdruck zu verbessern, bieten sich Spiele an, die zeitlich begrenzt sind. Benutzen Sie hierbei zum Beispiel einen einfacher Buzzer, den Sie bei einem zu langen oder irrelevanten Monolog nach einer gewissen Zeit drücken. Setzen Sie im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung feste Redezeiten ein, welche die Teilnehmer weder unter- noch überschreiten.

Das Brückenspiel: So lernen Mitarbeiter, Aufgaben zu delegieren

Da im erfolgreichen Zeitmanagement auch die Delegation von Aufgaben eine wichtige Rolle spielt, helfen Spiele mit sinnvoll zu verteilenden Aufgaben. In teambildenden Maßnahmen lernen die Teilnehmer, dass es nicht schlimm ist, wenn man Kollegen um die Mithilfe bei einem Projekt bittet und ihnen Aufgaben zuteilt.

Als Zeitmanagement-Spiel zur Aufgabenverteilung eignet sich zum Beispiel das Spiel Brückenbau. Dieses Spiel hat nicht nur einen symbolischen, sondern auch einen funktionalen Charakter. Die Aufgabe besteht darin, ohne

• Schrauben
• Kleber
• Seile
• oder Nägel

eine Konstruktion aus Holzstäben zu erstellen, die möglichst viel Gewicht trägt. Bei der Konstruktion kann es sich um ein kleines Modell aus Eisstielen oder Streichhölzern handeln. Lassen Sie eine riesige Brücke aus echten Holzpfosten bauen. Nach der Fertigstellung bietet sie im Idealfall einen tatsächlichen Nutzen. Diese Konstruktion nach dem Prinzip von Leonardo da Vinci zu erstellen ist das eine. Das andere allerdings ist die Vorstellung unterschiedlicher Ideen in einer ersten Planungsphase.

Interessant für die Teilnehmer sowie für die Führungskräfte ist das Herausbilden einer leitenden Person. Hierbei geht es darum, wer die Planung an sich nimmt und den anderen Teilnehmern eine Rolle zuweist. Für den Arbeitgeber ist es zum einen nur interessant zu sehen, wer diese Aufgabe übernimmt. Zum anderen zeigt sich, wie er mit dieser Verantwortung umgehen kann.

Fazit: Erfolgreiches Zeitmanagement mit den richtigen Maßnahmen

Ein gutes Zeitmanagement ist heutzutage unverzichtbar, um eine gesunde Life-Work-Balance anzustreben. Denn mit der richtigen Zeitplanung können Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht nur Ihre täglichen Aufgaben auf der Arbeit schneller, effizienter und ohne Stress und Zeitdruck erledigen, sondern haben auch wieder mehr Zeit für Ihre privaten Interessen.

Ein professionelles Zeitmanagement können Sie dabei bereits mit einigen wenigen Maßnahmen erzielen. Dazu gehört unter anderem das Führen einer To-do-Liste oder eines Tagesplans sowie die Beseitigung von Störfaktoren und Zeitdieben.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Zeitmanagement schulen möchten, eignen sich neben Seminaren zu den verschiedenen Zeitmanagement-Methoden ebenfalls Zeitmanagement-Spiele. So sensibilisieren Sie Ihre Angestellten Schritt für Schritt für eine gute Zeitplanung und unterstützen Sie dabei ein effektives Selbstmanagement zu betreiben.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zum Zeitmanagement