Mitarbeitergespräche – Ratgeber & Tipps
In einer Zeit, in der die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung entscheidende Faktoren für den Unternehmenserfolg sind, gewinnen regelmäßige und gut durchgeführte Mitarbeitergespräche immer mehr an Bedeutung. Sie ermöglichen nicht nur die Klärung offener Fragen und die Lösung potenzieller Konflikte, sondern dienen auch dazu, die persönliche und berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter aktiv zu fördern.
Wann werden Mitarbeitergespräche geführt?
Gründe und Anlässe für Mitarbeitergespräche gibt es viele. Dazu gehören unter anderem:
- Rückkehr und Wiedereingliederung eines Mitarbeiters, der zuvor in Elternzeit oder aufgrund einer längeren Erkrankung arbeitsunfähig war (Krankenrückkehrgespräch)
- Konflikte zwischen den Arbeitnehmern oder Mobbing am Arbeitsplatz
- Gehaltsverhandlungen
- Zielvereinbarungen
- Kündigungen oder Ermahnungen
- Ende der Probezeit
- Feedback zur Leistung eines Mitarbeiters
- Würdigung beruflicher und persönlicher Entwicklungen
Es existieren demnach eine Vielzahl unterschiedlichen Arten an Mitarbeitergesprächen.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Generell wird zwischen zwei verschiedenen Formen von Personalgesprächen unterschieden: Den anlassbezogenen und den institutionalisierten Gesprächen. Wie die Namen bereits andeuten, werden anlassbezogene Unterredungen im Hinblick auf ein bestimmtes Ereignis oder einen Anlass geführt. Institutionalisierte Personalgespräche finden hingegen regelmäßig oder in einem bestimmten Turnus statt. Näheres zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten lesen Sie in den folgenden Absätzen.
Was sind anlassbezogene Mitarbeitergespräche?
Anlassbezogene Mitarbeitergespräche nehmen meistens auf einen bestimmten Anlass oder ein aktuelles Ereignis Bezug. Davon abhängig gestaltet sich auch der Inhalt des Gesprächs, das nicht nur vom Vorgesetzten, sondern auch vom Mitarbeiter initiiert werden kann. Typische anlassbezogene Mitarbeitergespräche sind:
- Rückkehrgespräch: Ein Teammitglied kommt nach längerer Abwesenheit – Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz – zurück ins Unternehmen. Das Teammitglied wird über die aktuelle Situation der Firma aufgeklärt, beispielsweise über Zahlen und laufende Projekte. Auch wird hierbei vereinbart, wie und wann der Rückkehrer wieder in den Berufsalltag einsteigt, beispielsweise startet er oder sie erst einmal mit einer halben Stelle und stockt dann nach und nach auf.
- Konfliktgespräch: In dieser Gesprächsform werden spezifische Probleme innerhalb der Belegschaft geklärt. Dabei können die Mitarbeiter erst einzeln nach ihrer Sicht der Dinge befragt werden, um dann im gemeinsamen Gespräch eine Lösung zu finden. Als Führungskraft ist es wichtig, sich so neutral und sachlich wie möglich zu verhalten.
- Kritikgespräch: Dieses Mitarbeitergespräch dient als Möglichkeit, konstruktive anlassbezogene Kritik zu formulieren. Dabei geht es immer um eine spezielle temporäre Situation, beispielsweise ein Projekt, welches nicht das gewünschte Resultat erzielt hat, oder einen starken Leistungsabfall eines Mitarbeiters in einer wichtigen Phase des Unternehmens.
- Übernahmegespräch: Ein Gespräch für betrieblicher Neuzugänge, meistens am Ende der Probezeit. Hierbei kann der Mitarbeiter sich dazu äußern, wie ihm die Arbeit bisher zusagt, ob er sich gut eingelebt hat, oder ob es Wünsche für eine weitere Zusammenarbeit gibt. Der Vorgesetzte gibt dem Neuzugang seine Einschätzung, ob dieser in das Unternehmen passt und wie seine bisherige Leistung zu bewerten ist. Dabei sollten sowohl positive Dinge, als auch Verbesserungsvorschläge
Was sind institutionalisierte Personalgespräche?
Institutionalisierte, also regelmäßig durchgeführte, Personalgespräche unterscheiden sich hinsichtlich der anlassbezogenen Mitarbeitergespräche unter anderem durch den zeitlichen Rahmen. Dieser kann bei den institutionalisierten Gesprächen durchaus großzügiger ausfallen und zwischen 30 Minuten und 3 Stunden in Anspruch nehmen.
Die längere Dauer des Gesprächs ergibt sich automatisch aus dem Inhalt der Unterredung: Meistens nehmen institutionalisierte Mitarbeitergespräche nicht auf ein bestimmtes Ereignis Bezug, sondern fokussieren einen längeren in der Vergangenheit liegenden Zeitraum. Beispiele für solche institutionalisierten Mitarbeitergespräche sind:
- Mitarbeiterjahresgespräche: Sie haben das Ziel, das Jahr Revue passieren zu lassen. Die angerissenen Themenbereiche können je nach Mitarbeiter stark variieren. Im Jahresgespräch wird generell über das vergangene Geschäftsjahr gesprochen, es werden positive Dinge hervorgehoben und Verbesserungspotentiale klar kommuniziert. Dabei können sowohl unternehmerische Aspekte, als auch persönliche Weiterentwicklung besprochen werden. In manchen Unternehmen gibt es jedoch nicht nur Jahresgespräche, sondern sogar Halbjahresgespräche.
- Beurteilungsgespräche: Im Rahmen einer solchen Unterredung besprechen Vorgesetzter und Mitarbeiter Verhalten und Leistung in einem bestimmten Zeitraum, beispielsweise nach einem Projekt, oder einer heißen Phase des Geschäftsjahres. In einigen Fällen sind Beurteilungsgespräche auch gute Ausgangslagen für Gehaltsverhandlungen, wenn der Mitarbeiter beispielsweise ein großes Projekt überdurchschnittlich gut abgeschlossen hat.
- Zielvereinbarungsgespräche: Sie dienen dazu, mit den Beschäftigten mittel- und langfristige Ziele festzulegen und darüber zu sprechen, wie diese erreicht werden können. Dabei werden sowohl die persönlichen Ziele des Mitarbeiters als auch die Unternehmensziele in den Blick genommen und es wird versucht, diese in Einklang zu bringen. Wichtig hierbei ist, das als Ergebnis klar vereinbarte Zielsetzungen zustande kommen und diese anschließend regelmäßig kontrolliert und angepasst werden.
- Entwicklungsgespräche: Sie sind eine Möglichkeit, um mit einem Teammitglied über die weitere Zusammenarbeit und die jeweiligen Entwicklungs- und Förderchancen im Unternehmen zu sprechen. Der Mitarbeiter erhält eine realistische Einschätzung, ob und wie er sich um Unternehmen und persönlich weiterentwickeln kann. So können zum Beispiel Schwerpunkte der Tätigkeit in den Fokus gerückt werden, oder Mitarbeiter mit Führungsqualitäten animiert werden, zukünftig mehr Verantwortung zu übernehmen.
Da in aller Regel bereits vorab bekannt ist, welchen Sinn und Zweck das Personalgespräch hat, lassen sich institutionalisierte Mitarbeitergespräche etwas besser planen. Die Gesprächsstruktur und die -inhalte folgen einem vorab definierten Rahmen. Führungskräfte können außerdem mit einem Leitfaden arbeiten, der die wichtigsten Ankerpunkte des Gesprächs festhält und somit durch das Mitarbeitergespräch führt.
Von Mitarbeitergesprächen hängt vieles ab: Sie können mit gut durchgeführten Mitarbeitergesprächen das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Teamführung und den gemeinsamen Erfolg gewinnen, Sie können bei schlecht durchgeführten Mitarbeitergesprächen allerdings auch demotivieren. Als Vorgesetzter sollten Sie Mitarbeitergespräche daher gut vorbereiten.
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