Krankenrückkehrgespräch: Ziele, Ablauf und Rolle des Betriebsrats

Definition: Was ist ein Krankenrückkehrgespräch?

Ein Krankenrückkehrgespräch ist eine wichtige Maßnahme im betrieblichen Gesundheitsmanagement, die nach einer längeren Abwesenheit von Mitarbeitern zum Einsatz kommt. Das Ziel von Krankenrückkehrgesprächen ist es, den reibungslosen Übergang eines Mitarbeiters von einer krankheitsbedingten Abwesenheit von der Arbeitsunfähigkeit wieder zurück in den Arbeitsprozess zu unterstützen. 

Außerdem bietet ein Rückkehrgespräch die Möglichkeit, die Gesundheitsförderung des Mitarbeiters in den Blick zu nehmen. Unter Umständen muss man mit diesem genau besprechen, welche Tätigkeiten in den ersten Wochen möglich sind und auf welche man gegebenenfalls zunächst verzichten kann.

Genauso gut kann es allerdings sein, dass die „Krankheit“ einen viel tieferen Sinn hat, der in mangelndem Wohlbefinden im Betrieb gründet. Auch diese Eventualität gilt es, in den Rückkehrgesprächen zu prüfen.

Sind Krankenrückkehrgespräche verpflichtend für Arbeitgeber?

Nein, das Führen von Krankenrückkehrgesprächen mit längerfristig erkrankten Mitarbeitern ist für Arbeitgeber keine Pflicht. Es ist eine freiwillige Leistung vom Arbeitgeber, auf welches der Arbeitnehmer keinen Anspruch hat. Für Arbeitgeber ist es jedoch empfehlenswert, solche Gespräche einzuführen. 

Aufgrund der fehlenden Verpflichtung zum Führen des Krankenrückkehrgespräches ist eben dieses klar von dem sogenannten BEM-Gespräch zu unterscheiden. 

Sind Krankenrückkehrgespräche überhaupt erlaubt? 

Ja, Krankenrückkehrgespräche mit Arbeitnehmern zu führen, ist grundsätzlich erlaubt. Arbeitgeber haben das Recht, einen Arbeitnehmer, der längerfristig erkrankt war, zu einem Gespräch einzuladen und zu fragen, ob er genesen und arbeitsbereit ist – auch die Frage, nach unterstützenden Maßnahmen zur erfolgreichen Rückkehr ist erlaubt. Konkrete Fragen zur Art der Erkrankung und deren Symptomen ist jedoch unzulässig! 

Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Krankenrückkehrgespräche sind grundsätzlich erlaubt, insofern das Persönlichkeitsrecht durch unzulässige Fragen nicht verletzt wird.

Wann führt man Krankenrückkehrgespräche? 

In vielen Unternehmen gehören Krankenrückkehrgespräche zum Standard. Abseits von kurzen Bagatellerkrankungen wie Erkältungen erhält jeder Arbeitnehmer, der nach krankheitsbedingter Abwesenheit aus der Arbeitsunfähigkeit wieder an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, ein Rückkehrgespräch. Demnach können Krankenrückkehrgespräche auch bereits nach einer Woche oder zwei geführt werden. 

Ablauf & Phasen: Wie läuft ein Krankenrückkehrgespräch ab?

Krankenrückkehrgespräche sind in der Regel teilstandardisiert nach einem Leitfaden strukturiert. Dies ist wichtig, um eine Gleichbehandlung der Mitarbeiter zu garantieren und Rückschlüsse ziehen zu können. 

In der Regel umfasst das Krankenrückkehrgespräch vier Phasen:

1. Vorbereitung
2. Begrüßung und Einstieg
3. Feststellung der Krankheitsursachen und Krankheitsgründe
4. Fixierung der Maßnahmen

Phase 1: Vorbereitungsphase

Vor dem Krankenrückkehrgespräch muss zunächst geklärt werden, wo das Gespräch stattfindet und wer teilnehmen soll. Klare Empfehlung ist jedoch ein 4-Augen-Gespräche in einer positiven Atmosphäre. Darüber hinaus sollte sich die Führungskraft vorab Gedanken darüber machen, was das Ziel des Fehlzeitengesprächs sein soll und mit welchen gesundheitlichen Problemen der Arbeitnehmer in der Vergangenheit bereits konfrontiert war.

Phase 2: Begrüßung und Einstieg

Der Einstieg in das Gespräch sollte freundlich und offen gestaltet sein. Durch Smalltalk kann eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen werden, bevor man in die eigentlichen Themen einsteigt. Anschließend sollten offene Fragen gestellt werden, welche nicht die Krankheit selbst betreffen, sondern den Genesungsstand des Mitarbeiters sowie sein aktuelles Befinden.

Phase 3: Feststellung der Krankheitsursachen und Krankheitsgründe

Die Feststellung der Krankheitsursachen ist ein wesentlicher Aspekt des Gesprächs. Dabei können sowohl persönliche als auch betriebliche Krankheitsgründe besprochen werden. Das Ziel ist es, mögliche betriebliche Krankheitsursachen zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu finden, um die Arbeitsbedingungen gegebenenfalls anzupassen, Krankheitsgründe präventiv zu vermeiden und den Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen.

Phase 4: Fixierung der Maßnahmen

Die Festlegung und schriftliche Fixierung von Maßnahmen am Ende des Gesprächs ist entscheidend, um Klarheit und Transparenz zu gewährleisten und den Praxistransfer sicherzustellen. Eine fürsorgliche Verabschiedung und das Vermitteln von Wertschätzung signalisieren dem Mitarbeiter, dass sein Wohlbefinden und seine Gesundheit dem Unternehmen wichtig sind, was wiederum die Motivation zur Rückkehr positiv beeinflussen kann.

Formulierungsbeispiele für das Krankenrückkehrgespräch

Mit folgenden Formulierungsbeispielen erhalten Sie einen guten Überblick, wie Sie das Krankenrückkehrgespräch strukturieren sollten:

Welche Fragen dürfen Sie als Arbeitgeber bei dem Krankenrückkehrgespräch stellen? 

Nicht alle Fragen sind in einem Krankenrückkehrgespräch zulässig. Welche Fragen Sie stellen dürfen und welche Sie besser meiden sollten, zeigt die folgende Tabelle mit allen zulässigen und unzulässigen Fragen:

Als Grundsatz für unzulässige Fragen gelten ebenso die Maßgaben des § 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Es dürfen keine Fragen gestellt werden, bei denen sich eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität ergeben könnte. 

Wer führt das Krankenrückkehrgespräch?

Es ist sinnvoll, dass der direkte Vorgesetzte das Krankenrückkehrgespräch eigenständig führt. Im Einzelfall kann ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung vertretungsweise für die Rückkehrgespräche verantwortlich sein. 

Welche Rolle hat der Betriebsrat bei Krankenrückkehrgesprächen?

Der Betriebsrat ist bei der Frage, ob Krankenrückkehrgespräche im Betrieb geführt werden, zur Mitbestimmung heranzuziehen. Dieses Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ergibt sich aus § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG).

Der § 87 BetrVG besagt, dass der Betriebsrat bei Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb zur Mitbestimmung herangezogen werden muss. Führungskräfte sollten daher eng mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG eingehalten wird.

Vor der Durchführung von Krankenrückkehrgesprächen sollten Sie daher sicherstellen, dass der Betriebsrat informiert und einbezogen ist. Darüber hinaus darf der Betriebsrat an Fehlzeitengesprächen teilnehmen, wenn Mitarbeiter die Präsenz des Betriebsrats explizit wünschen. 

Tipps für ein erfolgreiches Rückkehrgespräch mit Ihrem Mitarbeiter

Ob ein Krankenrückkehrgespräch seine gewünschte Wirkung entfaltet und dem Arbeitnehmer seine Rückkehr an seinen Arbeitsplatz erleichtert, hängt stark an der Führungskraft und der Art und Weise, wie diese das Gespräch führt ab.

Folgende Tipps können wir Führungskräften mitgeben:

Tipp 1: Zeitplanung und Vorbereitung

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch, um keine Hektik aufkommen zu lassen. Bereiten Sie sich als Führungskraft darauf vor, indem Sie sich über den Verlauf der Krankheit des Mitarbeiters informieren und eventuelle Anpassungen am Arbeitsplatz im Vorfeld bedenken.

Tipp 2: Schaffen einer positiven und wertschätzenden Atmosphäre

Stellen Sie als Führungskraft sicher, dass das Gespräch in einer freundlichen und unterstützenden Umgebung stattfindet. Begrüßen Sie den Mitarbeiter herzlich und zeigen Sie Interesse an seinem Wohlbefinden.

Tipp 3: Offenheit und Einfühlungsvermögen

Seien Sie offen für die Anliegen des Mitarbeiters und zeigen Sie Empathie. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, seine Situation zu teilen, ohne dabei Druck auszuüben.

Tipp 4: Respektieren der Privatsphäre

Vermeiden Sie es, zu stark ins Detail zu gehen oder nach sensiblen medizinischen Informationen zu fragen. Respektieren Sie die Privatsphäre des Mitarbeiters und akzeptieren Sie, dass er aus Gründen seines Persönlichkeitsrechts nicht verpflichtet ist, seinem Vorgesetzten alle Details seiner Krankheit offenzulegen.

Tipp 5: Positive Ansprache des Krankenstandes

Themen wie häufige Krankenstände sollten nicht negativ, sondern konstruktiv angesprochen werden. Identifizieren Sie mögliche Ursachen und ergreifen Sie als Führungskraft präventive Maßnahmen, um erneute Arbeitsunfähigkeit zu reduzieren.

Tipp 6: Offene Gesprächskultur fördern

Schaffen Sie Raum für einen Dialog und fördern Sie eine offene Gesprächskultur. Eine ehrliche Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter trägt zur positiven Gestaltung des Krankenrückkehrgesprächs bei.

Tipp 7: Flexible Lösungen anbieten

Zeigen Sie Bereitschaft, flexible Lösungen zu finden, um den Mitarbeitern bei der Rückkehr ins Arbeitsleben entgegenzukommen. Dies kann beispielsweise eine schrittweise Wiedereingliederung, flexible Arbeitszeiten oder eine temporäre Anpassung der Aufgaben sein.

Tipp 8: Follow-up vereinbaren

Planen Sie ein Follow-up-Gespräch, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu besprechen und gegebenenfalls weitere Anpassungen vorzunehmen. Dies zeigt dem Mitarbeiter, dass sein Wohlbefinden weiterhin im Fokus steht.