Beurteilungsgespräch mit Azubis führen – so geht’s

Was ist ein Azubi-Beurteilungsgespräch?

Ein Azubi-Beurteilungsgespräch ist ein formelles Gespräch zwischen Auszubildendem und Ausbilder, welches zur Bewertung der Leistungen des Azubis und Übermittlung von konstruktiven Feedback dient. Die Beurteilung umfasst dabei sowohl die fachlichen und sozialen Kompetenzen des Azubis als auch sein Verhalten, die Entwicklung und die Qualität seiner Leistung.

Grundsätzlich werden also drei Ziele mit dem Beurteilungsgespräch verfolgt:

1. Rückmeldung über Ausbildungsstand und Verhalten
2. Motivation
3. Absprache eventueller Fördermaßnahmen

Damit die Beurteilung eines Auszubildenden auch den gewünschten Erfolg erzielt, ist es entscheidend, dass der Azubi nicht nur als passiver Zuhörer agiert, sondern aktiv in den Dialog mit einbezogen wird. Nur so lohnt sich das Gespräch über die Ausbildung und den Leistungsstand für beide Seiten.

Wann wird ein Azubi-Beurteilungsgespräch geführt?

Ein Azubi-Beurteilungsgespräch wird in der Regel am Ende jedes Ausbildungsjahres geführt. Zusätzlich können solche Gespräche auch zu bestimmten Meilensteinen innerhalb der Ausbildung stattfinden, wie beispielsweise nach Abschluss wichtiger Projekte oder nach dem Durchlaufen verschiedener Abteilungen.

In einigen Unternehmen werden auch halbjährliche oder vierteljährliche Beurteilungsgespräche angesetzt, um eine kontinuierliche Begleitung und Unterstützung des Auszubildenden sicherzustellen.

Vorbereitung: Wie bereite ich das Beurteilungsgespräch mit dem Azubi richtig vor?

Eine gründliche Planung des Azubi-Beurteilungsgesprächs ist entscheidend für dessen Erfolg. Beginnen Sie mit der Festlegung eines geeigneten Termins, der für alle Beteiligten passt und genügend Zeit für ein ausführliches Gespräch bietet.

Sammeln Sie anschließend relevante Informationen über den Auszubildenden, wie beispielsweise Beurteilungen aus den verschiedenen Abteilungen, Feedback von Kollegen und die eigenen Beobachtungen. Nutzen Sie auch die Ausbildungsnachweise und bisherigen Ergebnisse, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Erstellen Sie eine klare Struktur für das Gespräch, indem Sie die wichtigsten Themen und Fragen notieren. Es ist auch wichtig, den Auszubildenden zur aktiven Teilnahme am Gespräch zu ermutigen. Informieren Sie ihn im Vorfeld über den Ablauf des Gesprächs und geben Sie ihm die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten. So kann er seine eigenen Einschätzungen und Fragen einbringen.

Doch was genau soll denn nun eigentlich im Rahmen des Gesprächs bzw. der Beurteilung angesprochen werden?

Ablauf: Wie baue ich das Beurteilungsgespräch mit dem Azubi auf?

Ein gut strukturiertes Azubi-Beurteilungsgespräch folgt einem klaren Ablauf, der sowohl dem Auszubildenden als auch dem Ausbilder Orientierung gibt und ein konstruktives Gespräch ermöglicht.

1. Einleitung: Begrüßen Sie den Azubi freundlich und lockern Sie die Situation auf. Stellen Sie anschließend klar, was der Anlass des Gespräches ist, welcher Zweck und welches Ziel verfolgt wird.
2. Rückblick auf den bisherigen Ausbildungsverlauf: Starten Sie mit einem gemeinsamen Rückblick auf die bisherigen Ausbildungsabschnitte. Geben Sie dem Auszubildenden die Möglichkeit, seine eigenen Erfahrungen und Eindrücke zu schildern. Lassen Sie also zunächst den Auszubildenden zu Wort kommen und hören Sie aktiv zu, bevor Sie Ihre Beobachtungen teilen. So vermeiden Sie, dass der Azubi Ihre Sichtweise aus falschem Respekt oder Unterwürfigkeit übernimmt und das Gespräch ins Nichts führt.
3. Leistungsbewertung: Im Hauptteil des Gesprächs erfolgt die detaillierte Leistungsbewertung. Gehen Sie systematisch auf die fachlichen und sozialen Kompetenzen des Auszubildenden ein. Legen Sie Ihre Wahrnehmung offen und deutlich dar und loben Sie den Azubi, wenn er seine Arbeit gut macht. Positives Feedback motiviert! Auch Kritik sollte geäußert werden, doch sollten hierbei Formulierungen gewählt werden, die eher motivieren als einschüchtern. Heben Sie dabei sowohl Stärken als auch Entwicklungsfelder hervor und erläutern Sie konkrete Beispiele. Binden Sie auch hier den Azubi aktiv mit ein und lassen Sie sich Feedback geben.
4. Zielsetzung: Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Auszubildenden konkrete Ziele und Maßnahmen für den kommenden Ausbildungsabschnitt. Diese sollten realistisch und messbar sein, um den Fortschritt klar verfolgen zu können.
5. Abschluss: Schließen Sie das Gespräch mit einem Dank für die bisherige Zusammenarbeit und drücken Sie Ihre Unterstützung für die weitere Entwicklung des Auszubildenden aus. Im Beurteilungsbogen sollten die Ergebnisse schließlich schriftlich festgehalten werden.

Dos and Don’ts im Beurteilungsgespräch mit Azubis

Natürlich können im Rahmen des Beurteilungsgespräches auch Fehler passieren. Damit die Konversation zu einem möglichst positiven Ergebnis kommt, sollten Sie als Ausbilder auf einige Dinge achten. Oftmals sind es noch nicht einmal die Inhalte des Gespräches, sondern die äußeren Rahmenbedingungen, die die Kommunikation erschweren und stören.

Tipps: Wie führe ich ein konstruktives Beurteilungsgespräch mit Auszubildenden?

Ein konstruktives Beurteilungsgespräch mit Auszubildenden erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und eine positive, unterstützende Gesprächsführung. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, das Gespräch effektiv und förderlich zu gestalten:

1. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre: Beginnen Sie das Gespräch in einer freundlichen und respektvollen Umgebung. Sorgen Sie dafür, dass der Auszubildende sich wohlfühlt und ermutigt wird, offen zu sprechen. Dies fördert Vertrauen und Offenheit, die für ein ehrliches Gespräch notwendig sind.
2. Nutzen Sie konkrete Beispiele: Wenn Sie Stärken und Schwächen ansprechen, beziehen Sie sich auf konkrete Situationen und Beispiele aus dem Arbeitsalltag. Dies macht Ihr Feedback greifbarer und hilft dem Auszubildenden, Ihr Feedback besser zu verstehen und umzusetzen.
3. Fokus auf Entwicklung statt Kritik: Formulieren Sie Ihr Feedback so, dass es auf die persönliche und berufliche Entwicklung des Auszubildenden abzielt. Anstatt ausschließlich Kritik zu üben, bieten Sie konstruktive Lösungsvorschläge und zeigen Sie Wege auf, wie der Auszubildende seine Leistung verbessern kann.
4. Aktives Zuhören: Geben Sie dem Auszubildenden ausreichend Raum, um seine eigenen Sichtweisen, Gedanken und Fragen zu äußern. Zeigen Sie, dass Sie wirklich zuhören, indem Sie seine Aussagen zusammenfassen und darauf eingehen. Dies zeigt Wertschätzung und fördert den Dialog.
5. Zielorientierung: Arbeiten Sie gemeinsam mit dem Auszubildenden an klaren, realistischen Zielen. Diese sollten sowohl kurzfristige als auch langfristige Aspekte abdecken und den Auszubildenden motivieren, sich weiterzuentwickeln. Stellen Sie sicher, dass die Ziele messbar und erreichbar sind.
6. Positive Verstärkung: Heben Sie die positiven Leistungen und Fortschritte des Auszubildenden hervor. Lob und Anerkennung sind starke Motivatoren, die den Auszubildenden bestärken und das Selbstvertrauen fördern. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Lob und konstruktivem Feedback ist der Schlüssel.
7. Vermeiden Sie Überforderung: Achten Sie darauf, den Auszubildenden nicht mit zu viel Feedback oder zu hohen Erwartungen zu überfordern. Konzentrieren Sie sich auf einige wesentliche Punkte und bieten Sie Unterstützung bei der Umsetzung der Verbesserungen an.
8. Dokumentation und Nachverfolgung: Halten Sie die wichtigsten Gesprächspunkte fest und vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen. Planen Sie Folgetermine, um den Fortschritt zu überprüfen und das Gespräch bei Bedarf fortzusetzen.
9. Empathie und Verständnis: Zeigen Sie Verständnis für die Herausforderungen, mit denen der Auszubildende konfrontiert ist, und bieten Sie Unterstützung an. Empathie fördert eine positive Gesprächsatmosphäre und stärkt die Beziehung zum Auszubildenden.

Nachbereitung: Welche Schritten folgen nach dem Azubi-Beurteilungsgespräch?

Nach dem Azubi-Beurteilungsgespräch ist es wichtig, die besprochenen Punkte systematisch nachzubereiten, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Maßnahmen und Ziele erfolgreich umgesetzt werden.

• Dokumentation: Halten Sie die wesentlichen Inhalte des Gesprächs schriftlich fest.
• Anpassung der Ausbildungsplanung: Passen Sie die Ausbildungsplanung gegebenenfalls an, um den individuellen Entwicklungsbedarf des Auszubildenden besser zu berücksichtigen.
• Reflexion: Nehmen Sie sich Zeit, um das Gespräch zu reflektieren. Überlegen Sie, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt.

Was tun, wenn das Beurteilungsgespräch negativ ausfällt?

Das Beurteilungsgespräch soll in erster Linie eines: beurteilen. Natürlich liegt die Gefahr darin, dass die Beurteilung des Auszubildenden nicht so positiv ausfällt, wie man es als Ausbilder vielleicht erwarten würde. Wichtig ist, dass man daraus keine voreiligen oder gar falschen Schlüsse zieht.

Der Azubi ist in der Regel in Ihrem Betrieb, um zu lernen. Geben Sie ihm die Chance, seine fachlichen und persönlichen Fähigkeiten auszubauen und unterstützen Sie ihn dabei. Als sinnvoll erweist es sich auch, das Gespräch zur Beurteilung nicht das einzige Feedback-Gespräch bleiben zu lassen. Der regelmäßige Austausch, zum Beispiel im Rahmen eines wöchentlichen Treffens, kann den roten Faden vorgeben – sodass es gar nicht erst zu einer nicht zufriedenstellenden Leistungsbeurteilung kommt.

FAQ zum Azubi-Beurteilungsgespräch